العناصر الأساسية في نموذج خطة العمل
تشمل العناصر الأساسية لنموذج خطة العمل ما يأتي:
- الهدف المراد تحقيقه بدقة.
- المهام والخطوات اللازمة لتحقيق الهدف.
- الأشخاص المسؤولون عن تنفيذ كلّ مهمة على حدة.
- الخط الزمني اللازم لإنهاء كلّ مهمة.
- المصادر والموارد اللازمة لإكمال المهام.
- الإجراءات اللازمة لتقييم مدى التقدّم نحو الهدف الأساسي.
تعريف خطة العمل
تُعرّف خطة عمل (بالإنجليزية: Action Plan) بأنّها خطة تُوضع لتسهيل ومعرفة كيفية إنجاز المهمات، والمشاريع، والاستراتيجيات، وغيرها من الأمور في بيئة العمل، ولفعل ذلك يلزم اتّباع خطوات محددة، وتحديد الأهداف والمراحل الرئيسية، ومدى التقدّم عند تطبيق كلّ مرحلة، وتوزيع المسؤوليات والمهام، والأهم من ذلك وضع فترة زمنية معينة لمعرفة كيفية سير خطة العمل ومدى الإنجاز، وهي جزء أساسي من الخطة الاستراتيجية (بالإنجليزية: Strategic Plan) التي تُجيب على 4 نقاطٍ أساسية وهي كالآتي:
- مدى التقدّم في الخطة.
- الهدف من الخطة.
- كيفية تحقيق الهدف المُراد.
- كيفية تحديد مدى التقدّم.
تتمحور خطة العمل في نقطة "كيفية تحقيق الهدف المراد" في الخطة الاستراتيجية، ويُمكن اعتبارها بأنّها أداة رقابية توضّح كيفية سير الأعمال لمدّة محدودة، كما يُمكن وصفها بأنّها المترجم للخطة الاستراتيجية باختلاف المستويات والمجالات الوظيفية.
مصطلحات ذات علاقة بخطة العمل
المعالم أو المراحل الأساسية
تُعرّف المعالم (بالإنجليزية: Milestone) بأنّها علامات إرشادية للتأكيد على كيفية سير المشروع أو المهمة بالطريقة الصحيحة من خلال مراقبة المهام دون الحاجة إلى تتبّع كل مرحلة بطريقة تفصيلية، وفي حال عدم وجود هذه المعالم يُمكن ملاحظتها من خلال الإجابة عن الأسئلة الآتية:
- هل هذه الفكرة عبارة عن مهمّة أم نتيجة كنوع من المنجزات؟
- هل ستُؤثّر على الموعد النهائي؟
- هل تُعد هذه الخطوة مهمّة بحيث تُساهم في تقدّم المشروع؟
- هل هناك حاجة لمراجعة أصحاب المشروع؟
- هل هذا الحدث يُؤثّر في المشروع؟
مؤشرات الأداء الرئيسية
يُعرّف مؤشّر الأداء الرئيسي (بالإنجليزية: Key Performance Indicator) بأنّه قيمة قابلة للقياس تُوضّح سير الخطة بالاتجاه المطلوب، وتُبين مدى فعالية الشركة في تحقيق أهدافها الرئيسية، وتركّز مؤشرات الأداء العالية على الأداء العام للأعمال، أما المؤشرات المُنخفضة فتُركّز على فاعلية العمليات في بعض الأقسام؛ كالمبيعات، والتسويق، وغيرها.
أهمية خطة العمل؟
ترجع أهمية وجود خطة عمل في المشروع إلى ما يأتي:
- بيان اتجاه سير خطة العمل بشكل واضح من خلال معرفة الخطوات اللازمة في كلّ مرحلة ومتى يجب إكمالها.
- تدوين الأهداف ضروري جداً للتحفيز على إكمال المشروع.
- تتبّع تقدّم المشروع من خلال تحقيق أهداف أكثر.
- تحديد الأهداف الأولية التي يجب إنجازها بالاعتماد على مدى تأثير كلّ هدف ومدى الجهد المبذول في كلّ منها.
كيفية إعداد خطة العمل
تحديد الهدف المؤسسي والهدف التشغيلي
تعتمد هذه الخطوة على عدّة أمور كالآتي:
- تحديد نقطة البداية والهدف المراد الوصول إليه.
- تحليل المواقف ووضع عدّة حلول لها.
- ترتيب الحلول تبعاً لأولوياتها.
- تحديد الهدف الأساسي وتمييزه.
- تحديد المعالم والمراحل الأساسية.
- تحديد المؤشرات القابلة للقياس من أجل مُتابعة تقدّم الخطة.
- بيان واقعية الهدف، وإمكانية تحقيقه في حدود الموارد الموجودة، والوقت، والمال.
- تحديد مدى التوافق بين الهدف الأساسي والأهداف الأخرى في خطة العمل.
- تحديد خط زمني لكافة مراحل العملية.
تحديد الأنشطة والمهام الأساسية
تتضمّن هذه الخطوة عدّة نقاط كالآتي:
- جدولة جميع المهام المراد تنفيذها، وتوزيع المسؤوليات على الأشخاص، وبيان تاريخ الاستحقاق لإنهاء كلّ مهمّة.
- التأكّد من إمكانية وصول جميع الأشخاص المعنيين بالمهمة إلى كافة المعلومات، والتأكّد من مشاركة كامل الفريق فيها.
- التأكّد من جاهزية ووضوح كلّ مهمّة على حدة، وفي حال كانت المهمّة الواحدة كبيرةً ومعقدةً يُمكن تقسيمها إلى مهمّاتٍ أصغر يسهل تنفيذها وإدارتها.
تحديد أولويات المهام ومواعيدها النهائية
تتضمّن هذه الخطوة عدّة نقاط كالآتي:
- ترتيب المهام تبعاً لأولوياتها، وهذه الخطوة ضرورية لأنّ بعض الأولويات تتطلّب وجود خطوات فرعية أخرى.
- تحديد المواعيد النهائية لكلّ مهمّة.
- استشارة الشخص المعني بالمهمّات عند وضع المواعيد النهائية، والتأكّد من مدى ملائمة كلّ مهمّة مع الموعد النهائي.
تحديد المعالم أو المراحل الرئيسية
تتمّ هذه الخطوة من خلال تحديد الهدف الرئيسي للمهمّة، ثُمّ تقسيمه إلى أهداف رئيسية توضّح كيفية الوصول إلى الهدف الأساسي مع مراعاة المدة الزمنية لكلّ هدف على حدة، وتحقيق الهدف الأساسي في الوقت المحدد.
تحديد المصادر اللازمة
يُعدّ تحديد المصادر والموارد اللازمة والتأكد من توافرها بما في ذلك الميزانية ضروريّاً جداً لتحقيق المهام، كما يجب وضع خطة احتياطية جانبية حول كيفية توفير هذه المصادر، بالإضافة إلى تحديد تكلفة كلّ مهمّة.
إعداد المخطط العام
تتضمّن هذه الخطوة الآتي:
- بناء الفكرة الأساسية للمهمّة بطريقة تُمكّن المتلقّي من فهمها ومشاركتها مع جميع أعضاء الفريق بهدف تحقيق المهمة.
- تجهيز المخطط العام للمهام على شكل مخطط انسيابي، أو جدول، أو رسم بياني يُوضّح جميع المعلومات المذكورة؛ كالمهام، ودور كلّ شخص، والمواعيد النهائية، والموارد المطلوبة، وغيرها.
- إتاحة هذا الملف في متناول الجميع وقابليته للتعديل.
المتابعة والتقييم
يُعدّ تقييم العمل، ومراقبة سير تنفيذ الخطط والمهام، ومتابعة كيفية تقدّم كلّ مرحلة خطوةً ضروريةً لمعرفة المهام المُعلّقة أو المتأخّرة، ومعرفة أسبابها، وبالتالي إيجاد الحلول المناسبة.
نصائح عملية لإعداد خطة عمل
هناك عدّة أشكال لخطة العمل؛ كخطة المشروع، أو جدول المشروع، أو مخطط غانت البياني (بالإنجليزية: Gantt Chart)، وهناك عدّة نصائح يجب اتباعها عند البدء بوضع خطة العمل، وهي كالآتي:
- التركيز على الأولويات؛ لتقليل ارتباك الأشخاص أثناء تفيذهم المهام والناجم عن كثرة الأهداف من أجل إنجاز العمل كما يستحق.
- تمييز المهمات المنجزة من غير المنجزة حتّى لا يتمّ التركيز على نفس المهمّات في كلّ مرّة وإضاعة المزيد من الوقت.
- تعيين شخص مسؤول عن كلّ مهمّة بهدف الإنجاز، والرجوع إليه في حال وجود أيّة ملاحظة أو تعليق.
- مناقشة المهمّات المتأخرة والمُعلّقة، ومعرفة العوائق التي تحول دون إنجازها لإيجاد الحلول المناسبة لها.
