مفهوم نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية

نظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems)، ويشار لها اختصاراً بـ MIS، هي علم يشمل تقنية المعلومات مع علم الحاسوب والإدارة في آنٍ واحد، كما أنّها أيضاً عبارة عن مجموعةٍ من الأنظمة المُحَوسبة التي بُنيت لغايات تقديم الخدمة للمُدراء في بيئةٍ تنظيميةٍ مُعيّنة، وتضع بين يدي المدير معلومات ترتبط بماضي المنشأة وحاضرها من حيث الأنشطة المُمارسة في المؤسّسة.

تمتاز نُظم المعلومات الإداريّة عن أنواع نظم المعلومات الأخرى باستخدامها لمنهجيّة تحليل الأنشطة بشِقيّها الاستراتيجيّة، والتّشغيليّة وتسهيلها، كما أنّها عبارة عن دراسةٍ عميقةٍ للكيفيّة التي سيُقيَّم الأفراد، والمُنشآت، والجماعات، والمُنشآت بواسطتها، وتصميم الأنظمة وإدارتها عبرها، وتوليد المعلومات وجلبها من مصادرها لغايات رفع مستويات الكفاءة والفاعليّة عند الشُّروع بعمليّة صنع القرار واتّخاذها.

أهمية نظم المعلومات الإدارية

• تقديم المعلومة اللازمة للإدارة في الوقت التي تَحتاجها به، سواءً كان ذلك على الصّعيد الدّاخليّ أو الخارجيّ؛ لتَمكينها من اتّخاذ القرار الأمثل.
• تحفيزُ الإدارات على تتبّع عمليّات التّخطيط، والرّقابة، والتّوجيه في المُنشأة.
• تَوفير عددٍ من نظم المعلومات الوظيفيّة للمُنشأة والأفراد.
• دعم إدارة الوظائف وبرامج المشاريع بالبيانات المُهمّة.
• تسهيل استخدام المعلومات واستقطابها من مصادرها.
• إفادة المُنظّمات بأقصى ما يُمكن في اتّخاذ القرار الصّائب، وتحليل المعلومات وإدارتها باستخدام الحاسب الآلي.
• دعم كافّة المُستويات الإداريّة في المُنشأة، وتزويدها بالمعلومات التي تُساهم في اختيار قرار صائب على مُتّخذي القرار في المُنشأة.

أنواع نظم المعلومات الإدارية

• نظم معلومات دعم الإدارة العُليا: تقترن بشكلٍ مباشرٍ بالمستوى الاستراتيجيّ.
• نظم دعم القرارات: لها علاقة وثيقة بالمستوى التّكتيكيّ.
• النُّظم الخبيرة: تعرف أيضاً بنظم قواعد المعرفة.
• نُظم التّقارير الإداريّة: ترتبط مُباشرةً بالمُستوى الفنّي فقط.
• نظم مُعالجة المُعاملات: يقتصر عملها على المستوى التّشغيليّ.
• نُظم معلومات المكاتب: هي من اختصاص المُستوى التّشغيليّ.

مراحل نظم المعلومات الإدارية

تفتح نظم المعلومات الإداريّة دورة حياتها في استقطاب البيانات، وجمعها من مصادرها، ليُصار إلى تحليلها، وتقديمها على شكل تقارير وقوائم بيانيّة للجهات المُختصّة بها، وتعمل الإدارات في نُظم المعلومات الإداريّة أيضاً على تحليل المعلومات بشكلٍ يتناسب مع احتياجات المُنظّمة لها دون إفراطٍ في ذلك؛ لتكون قادرةً على تنمية البرامج، وخَلق حلول للمشاكل التي تواجه المُنشأة؛ واتّخاذ القرار الصّائب بشأنه، ومن أبرز معايير نُظم المعلومات الإداريّة:

• الدّقة: إذ تتطلب ضرورة صحّة المعلومات والبيانات المتوفرة.
• حداثة المعلومات: يكون ذلك بجلب المعلومات، ووضعها بين يدي الإدارة أولاً بأوّل فور الحصول عليها.
• التّكامليّة.
• الإيجاز.
• ضرورة الارتباط والملائمة.
• انسياب المعلومات ووفرتها.