مفهوم التواصل الكتابي
يطلق مصطلح التواصل الكتابي (The Written Communication) على عملية التواصل بين الأفراد التي تنقل فيها رسالة من خلال الرموز المكتوبة أي باستخدام الكلمات المكتوبة، وهو الأسلوب الأكثر شهرة بين الأفراد والأكثر فعالية وخاصة في حالات الاتصال التجاري، وتعد رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والوثائق والخطابات والمجلات ووصف الوظائف وأدلة الموظفين المتبادلة في الشركات من أشكال التواصل المكتوب، ويعتمد الأشخاص على هذا النوع من التواصل عندما تكون المعلومات المراد نقلها طويلة وتتضمن بعض المصطلحات المعقدة التي لا يمكن تفسيرها شفهيًّا، كما يمكن أن تستخدم هذه الرسائل المكتوبة كمرجع ودليل، ولكي يكون التواصل فعالاً يجب أن يعتمد المحتوى المكتوب على الاختيار الصحيح للكلمات وتنظيمها بتسلسل صحيح يظهر التماسك في الجمل.
إيجابيات التواصل الكتابي بين الأفراد
يفضل معظم الناس التواصل الكتابي بسبب مميزاته العديدة، وأبرز هذه المميزات:
- يعد التواصل الكتابي من أنسب طرق التواصل بين الأفراد الذين تفصل بينهم مسافات طويلة في حالات المراسلات الدائمة المتكررة.
- يمكن إنشاء سجل دائم للمراسلات واستخدامه كمرجع في المستقبل باستخدام الوثائق المكتوبة المتبادلة.
- يمنح التواصل الكتابي المستلم الوقت الكافي للتفكير والتصرف والرد.
- تستخدم الوثائق المكتوبة كمستندات قانونية.
- يمكن إرسالها إلى أكثر من شخص في وقت واحد.
- الوثائق المكتوبة من أنسب الطرق لإرسال البيانات الإحصائية والرسوم البيانية والصور وغيرها.
- تساعد الأوامر المكتوبة على توزيع العمل وتوزيع الوظائف وغيرها من الأمور الإدارية على التقليل من الغموض وتسهيل عملية تثبيت المسؤولية.
- يمكن من خلال الاتصال الكتابي الحفاظ على التوحيد في إجراءات العمل.
- يعد استخدام الاتصال الكتابي سهلًا لنقل الأخبار غير السارة أو السيئة.
- يساعد الاتصال الكتابي الجيد في خلق النوايا الحسنة بين المرسل والمستقبل وتعزيز الأعمال والعلاقات التجارية.
سلبيات الاتصال الكتابي بين الأفراد
كما هو الحال في مختلف أنواع الاتصال ، فإن للتواصل الكتابي بعض السلبيات، أبرزها:
- يعد التواصل الكتابي من أنواع التواصل المكلفة مادياً بسبب الحاجة إلى القرطاسية وقوى عاملة للكتابة والطباعة وتسليم الرسائل.
- لا يوفر التواصل الكتابي الاستجابة الفورية والسريعة وخاصة إذا كانت تفصل بين المرسل والمستقبل مسافات مكانية كبيرة لذلك لا تعد طريقة تواصل مناسبة للحالات التي تتطلب ردوداً فورية.
- تستغرق عملية الاتصال الكتابي ككل وقتًا طويلاً لأنها ليست فورية وتستغرق وقتاً لعملية الترميز وإرسال الرسالة واستقبالها.
- يتطلب الاتصال الكتابي الفعال مهارات وكفاءات في استخدام اللغة والمفردات لإيصال محتوى الرسالة بشكل صحيح، إذ إن لمهارات الكتابة المتدنية وجودة الكتابة السيئة تأثيرًا سلبيًّا على سمعة المنظمة أو المرسل.
طريقة سير عملية الاتصال (THE COMMUNICATION PROCESS)
تبدأ عملية الاتصال الأساسية عند وجود المعلومة أو الفكرة التي يجب إرسالها، فيبدأ المرسل بكتابة الرسالة لترجمة الملاحظات أو المعلومات من العقل إلى الورقة، ثم يبحث عن وسيط مناسب للاتصال يمكن من خلاله إرسال الرسالة إلى المستقبل الذي سيقرأ الرسالة ويفسرها ويقدم ملاحظات ويرسلها إلى المرسل لإخباره بأن الرسالة وصلت وهي مفهومة، وعليه فإنه يتخذ الإجراء المناسب.
تتميز عمليات الاتصال الفعالة بأنه كاملة وموجزة وواضحة وملموسة وصحيحة، كما أنها مراعية للحيوية وبأسلوب لطيف ومحدد، أي إن محتوى الاتصال المكتوب يجب أن يجيب على الأسئلة الأساسية المطروحة مثل من وماذا ومتى وأين، وأن يكون المحتوى ذا صلة بموضوع الاتصال، ونقل حقائق وأرقام محددة وأفعال نشطة، مع أهمية أن تكون الرسالة سهلة القراءة وتتضمن الأمثلة والمساعدات البصرية عند الحاجة بأسلوب حسن ولبق ودقيق؛ فالاتصالات غير الواضحة أو غير الدقيقة أو غير المراعية تتسبب بإضاعة الوقت وتنفير الموظفين أو العملاء أو متلقي الرسالة وتدمير النوايا الحسنة تجاه الإدارة أو العمل أو المرسل بشكل عام.
