ما هي وظيفة خدمة العملاء

تعريف خدمة العملاء

خدمة العملاء (بالإنجليزيّة: Customer Service) هي العمليّة التي يتم من خلالها ضمان رضا العملاء والمستهلكين عما تقدّمه المؤسسات من منتجات، وسلع، وخدمات، حيث تعتبر خدمة العملاء جزءاً أساسياً لإعطاء التصورات العامة عن الشركات، كما أنها حلقة الوصل بين الشركة والعميل، وتتم عادةً بالتعامل المهذّب بين العميل والموظف بشكل مباشر، أو عن طريق مكالمة هاتفيّة، أو رسائل خدمة ذاتيّة، من خلال معاملة بيع أو إرجاع لأي من المنتجات والسلع، وتقديم المعلومات حول كل ما يخص الشركة.

وظيفة خدمة العملاء

تتعدد الخدمات التي يقوم بها موظفو خدمة العملاء في الشركات، حيث تقع على عاتقهم المسؤوليات والوظائف الآتية:

التعامل مع المشاكل

تعتبر إحدى أهم الوظائف التي يقوم بها موظفو خدمة العملاء هي التعامل مع المشكلات والشكاوي التي تواجه العملاء حسب سياسات الشركة، وتقديمهم للاقتراحات والحلول التي ترضي العميل، أو تمريرها لأشخاص آخرين لديهم القدرة على حلّها.

المساعدة في المبيعات

على الرغم من عدم اعتبار خدمة العملاء من قسم المبيعات ، لكن بعض موظفي خدمة العملاء وعند بيعهم لمنتجات الشركات قد يقدمون اقتراحات للعملاء، ويساعدون في اتخاذهم قرار شراء منتج معيّن.

الوظائف الكتابيّة

يقصد بها الرد على مكالمات العملاء الهاتفيّة، أو إجراء التحويلات الهاتفيّة للموظفين المختصين، كما يمكن تسجيل معلومات العملاء، والتعديل عليها، بالإضافة لمعالجة المستندات والأوراق المختلفة، كما يمكن أن يقوم بعض موظفي خدمة العملاء خاصّة من يعمل في البنوك بالتعامل مع الأوراق مثل الشيكات النقدية وحسابات الخدمات.

قواعد في خدمة العملاء

لا بد من موظفي خدمة العملاء اتباع عدد من القواعد التي تساعد في القيام بوظيفتهم على أكمل وجه، ومن بعض القواعد الخاصّة بذلك:

• الرد على المكالمات الهاتفيّة وعدم تأجيلها؛ للقدرة على تقديم الخدمة الجيّدة للآخرين.
• الموثوقيّة في تقديم الوعود والمواعيد، حيث تعتبر من أهم مفاتيح العلاقة الجيدة مع العملاء.
• سماع المشاكل، والشكاوي والاقتراحات بعناية كبيرة، للقدرة على توفير الرد المناسب.
• التعامل مع الشكاوي بطريقة ترضي العميل.
• تدريب الموظفين ليكونوا موظفين جيّدين، متمتعين بما تتطلبه الوظيفة من التهذيب، والتعاون والتفاهم.
• المبادرة في طرح الاقتراحات حول منتج معيّن، أو ذكر المزايا والإضافات التي قد يحصل عليها العميل من خلال شرائه لمنتج ما، مما يزيد من سعادة العميل.