كيف تنظم ندوة

الندوة

هي جلسة تُعقد من أجل الحوار بين مجموعة من الأشخاص حول موضوع معيّن، ويشارك فيها مجموعة من المختصيّن، ويتم الاستماع إلى آراء الحضور من أجل الحصول على معلومات جديدة، وطرح أفكار لم يتم التطرّق لها مسبقاً، وتعدّ الندوة من وسائل التواصل المهمّة، والتي تزيد من نسبة التفاعل بين الحضور، والقائمين عليها، وتُعقد الندوات المختلفة في العديد من الأماكن سواءً التعليميّة، أم قطاعات العمل المختلفة.

عناصر الندوة

يمكنك معرفة عناصر الندوة من خلال النقاط التالية:

• الموضوع: هو المحور الرئيسيّ الذي تدور حوله الندوة، والذي يعدّ أساساً لعقدها.
• المشرف: هو الشخص الذي يتابع الندوة منذ بدايتها، إلى نهايتها، كما له الحق في توزيع الأدوار بين المشاركيّن، والحضور، وإدارة الحوار أثناء انعقاد الندوة.
• المشاركون: هم مجموعة من الأشخاص الذين يمتلكون الخبرة الكافية لطرح أفكارهم، وآرائهم، المعتمدة على مراجع، ومصادر متخصّصة، ومرتبطة بموضوع الندوة.
• الحضور: هم الأشخاص الذين تتمّ دعوتهم لحضور الندوة بالإعلان عمومّاً، أو بتوجيه بطاقة دعوة خاصّة لهم، ويعتمد دورهم على الاستماع للحوار القائم، والمشاركة فيه عندما تسمح الفرصة بذلك.

كيفيّة تنظيم ندوة

لتنظيم ندوة ناجحة يجب إدراك الأمور التالية:

• تحديد هدف الندوة: من المهم توضيح الهدف الذي ستُقام من أجله الندوة، وقياس مدى قبوله في المجتمع، وكيفيّة تحقيق الفائدة المطلوبة منه، وفقاً لخطّة العمل المُعدّة لذلك.
• اختيار الفئة المطلوبة: يجب اختيار فئة الأفراد الذين يرتبطون بشكل مباشر، بهدف الندوة، وموضوعها، مثال: عند عقد ندوة أدبيّة لمناقشة أحدث الروايات التي تم إصدارها من المهم دعوة الكُتّاب، والمفكريّن المثقّفين من ذوي الخبرة الطويلة في مجال الكتابة، واللغة العربيّة، كأعضاء مشاركين، ومناقشين في الحوار.
• الإعلان عن تفاصيل الندوة: بعد العمل على الخطوتَين السابقتَين، تأتي خطوة الإعلان عن الندوة، مع الحرص على ذكر كافّة المعلومات الرئيسيّة المتعلّقة بها، ويجب أيضاً تحديد إذا كان الحضور لعامّة الناس، أو لفئة محدّدة، ويتم الإعلان من خلال الصحف اليوميّة، وتعليق الإعلانات الخاصّة بها على اللوحات الإعلانيّة، والاستعانة بمواقع التواصل الاجتماعيّ، والتي سهّلت العديد من وسائل الإعلان، وساعدت على جعل الخبر يصل بشكل أسرع.
• توجيه الدعوات: تُصمّم بطاقات الدعوة، بناءً على المحتوى الخاصّ بالندوة، وتتضمّن كافّة التفاصيل التي يجب أن يعلمها المدعوّ، من مكان، وزمان عقد الندوة، والنّقاط المهمّة التي سيدور حولها النقاش ، ويُكتب اسم المدعوّ على غلاف بطاقة الدعوة الموجّهة له.
• توثيق الندوة: من خلال التصوير الفوتوغرافيّ، والفيديو، لتظلّ هذه المصادر مراجع محفوظة في حال الرغبة في مشاهدة أحداث الندوة مجدّداً.
• التقييم: يساعد على تحديد مدى نجاح الندوة، والأعضاء المشرفين عليها، بتطبيقها بشكل سليم، وتحقيق الهدف الرئيسيّ الذي عُقدت من أجله.