طرق تنظيم الوقت

طرق تنظيم الوقت

تحديد الأهداف

يُساعد تحديد الأهداف على التخطيط بشكل أفضل، ممّا يُساهم في تنظيم الوقت بالطريقة الصحيحة وقضاء الجزء الأكبر منه في إنجاز الأعمال التي تُساعد على الوصول إلى الأهداف، ويُمكن تحديد أهداف قصيرة المدى وأهداف طويلة المدى، لكن يجب أن تُحدّد بشكل صحيح وبطريقة ذكية بحيث تكون مُحددةً وواضحة، وقابلةً للقياس، وقابلةً للتحقيق والإنجاز، ومُناسبةً وذات صلة بحياة الفرد، ومُحدّدة بزمن معيَّن.

تحديد الأولويات

يُمكن تقسيم أولوية المهام التي يجب القيام بها إلى 4 فئات؛ مهمّة ومُستَعجلة، مهمّة لكن غير مُستَعجلة، مُستَعجلة لكن غير مهمّة، غير مُستَعجلة وغير مهمّة، ويجدر التركيز على القيام بالمهام المهمّة غير المُستَعجلة وذلك لمنع تحوّلها لمهام مهمّة ومستعجلة، فالتعامل مع الكثير من المهام المهمة والمستعجلة سوف يؤثّر بدوره على تنظيم الوقت بشكل سلبي ويزيد من الضغط النفسي عند التعامل مع الأمر.

استخدام التكنولوجيا

تُساعد التكنولوجيا بشكل كبير على تنظيم الوقت، حيث تُقدّم الهواتف الذكية وخدمات الإنترنت مجموعةً متنوعةً من البرامج المجانية لإدارة الأعمال والمهام اليومية، والتي يُمكن الاستفادة منها في جدولة الأنشطة التي يجب حضورها بسهولة والتذكير بها مسبقاً ممّا يُسهِّل إدارة الوقت وترتيب الأولويات.

الاستعانة بالآخرين

تتطلّب بعض الأعمال الاستعانة بالآخرين وتفويض بعض المهام لهم، فلا حاجة أن يكون صاحب العمل هو الشخص الوحيد الذي يقوم بكافة الأعمال المطلوبة، حيث يُمكن توزيع الأعمال على الآخرين وتدريبهم على القيام ببعض المهام البسيطة ممّا يُساعد صاحب العمل على التركيز على المهام الأصعب والأكثر أهمية، وبذلك يُنجز العمل بوقت أقصر ويستفيد ممّا تبقّى من وقت في أداء مهام أُخرى.

أخذ استراحة

يعمل العديد من الناس بشكل مستمر ومتواصل دون أخذ أيّ استراحة، ممّا قد يؤدي إلى نتائج سلبية على الإنتاجية في العمل، فمن الضروري الابتعاد عن المكتب لمدّة 30 دقيقة على الأقل عند العمل لفترات طويلة فهذا يُساعد أن يكون الفرد أكثر فاعلية وإنتاجية ، بالإضافة إلى أنّ التخطيط لأخذ استراحة في منتصف النهار له فوائدة جمّة إذ يُساعد على تقسيم العمل إلى أقسام يسهل إنجازها ممّا يُساعد على توفير الوقت وتنظيمه.

إبداء الرفض والابتعاد عن المشتتات

يتطلّب تنظيم الوقت بشكل أفضل وإنجاز العمل على أكمل وجه إدراك الفرد لقدراته ورفض القيام بمهام تفوق طاقته، أو تأجيل تلك المهام لوقت آخر مناسب أكثر، ليس هذا فحسب بل عليه أيضاً رفض وإبعاد المشتتات العديدة التي تُؤدّي إلى ضياع الوقت؛ كرسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل النصية، فمن المهم إغلاق الهاتف وكافة مصادر الإلهاء لمساعدة الفرد على التركيز وزيادة قدرته على الإنجاز.

التركيز على جودة العمل

يجب التوضيح أنّ التنظيم الجيد للوقت في العمل لا يعني إنجاز أكبر عدد من الأعمال إنّما إنجاز الأعمال بجودة عالية، ويُنصح بالتركيز على النتائج لا على مدى انشغال الفرد أو الفترة الزمنية التي يقضيها بإنجاز مهمة ما، حيث إنّ قضاء وقت أكثر لا يعني إنجاز أكبر، ومن الأمور المُهمّة أيضاً الانتهاء من مهمّة بشكل مُتقن ثمّ الانتقال إلى مهمّة أُخرى بدلاً من البدء بعدّة مهام وتركهم قبل إنهائهم بشكل تام؛ وذلك لأنّ التشتّت في عمل المهام يُفقد الفرد تركيزه ويُسبّب تراجع إنجازاته في عمله.