خطوات التخطيط الناجح

جمع المعلومات

تُجمع المعلومات الكافية التي تُلبّي حاجة المُنظمة لصياغة الخُطط الرئيسيّة والفرعيّة، وتشمل المعلومات الضروريّة لتقييم الوضع المالي الحالي للمُنظّمة، والتطلّع للحالة المستقبليّة، بحيث تتضمّن معلومات عن البئية الخارجية والبيئة الداخليّة للمُنظّمة على حد سواء، كما يُؤخذ بالاعتبار في تحليل البيئة الخارجيّة الوضع الحالي، والمُستقبلي للمُنافسة، أمّا البئية الداخليّة فيتم تقييم الوضع الداخلي لنقاط القوّة والضعف، وكيفيّة سير العمليات.

وضع الأهداف

تُحسم في هذه الخطوة من عمليّة التخطيط الأهداف المُراد تحقيقها، فمن المُمكن أن تكون على شكل خطة استراتيجيّة مُستقبليّة طويلة المدى لتحديد الحصة السوقيّة في الخمس سنوات القادمة، أو خطّة تشغيليّة مُستقبليّة ربعيّة، أي لثلاثة أشهر، ثم تُوضع قائمة بالمهام المطلوبة لتحقيق الأهداف التي وُصفت في المرحلة الأولى، فعند تحديد المبيعات الشهرية كهدف مرتبط بالأهداف العامّة لا بُدّ من ضبط بعض المهام الرئيسيّة المُتعلّقة بها.

تطوير فرضيات الخطة

يرتبط نجاح الخطّة المُستقبليّة بصياغة الفرضيّات والتنبؤات حول المُستقبل، فهي تُساعد في صنع اقتراحات واقعيّة حول المبيعات، والتكاليف، والأسعار، والمُنتجات وغيرها في المُستقبل بالاعتماد على مجموعة من البيانات المُتوفّرة عن الاتجاهات الحالية والإمكانيّات المُستقبليّة.

تقييم واختيار البدائل

لا يوجد طريقة واحدة يتبّعها المُدراء لتحقيق أهداف الخطة ، فهناك العديد من الخيارات المُتاحة، فيُمكن للمدراء اختيار البدائل المُمكنة، وحصرها إلى عدد معقول من الخيارات، بحيث يُمكن تقييمها بدقّة، واختبارها لتحديد إيجابيّات وسلبيات كل بديل بالاعتماد على الأهداف التنظيميّة للمُنظّمة، ثم يأتي دور صنع القرار في اختيار أفضل خطّة للبديل الأمثل لتنفيذها بالطرق التي تضمن الفائدة الأكبر، وتتأقلم مع التغيُّرات مُستقبلاً.

تحديد الموارد اللازمة لتنفيذ المهام

تُقسّم الموارد التي يتم تخصيصها لتنفيذ المهام إلى ثلاث فئات وهي الموارد البشريّة ، والمادية (أدوات، ومرافق، وأجهزة) والماليّة، بحيث تشمل الخطّة كُل من الموارد الداخليّة والخارجيّة، وتكون الموارد الداخليّة فيما يتعلّق بالأنشطة المُحدّدة للخطّة، أمّا بالنسبة للموارد الخارجيّة فيُمكن للمُنظّمات العامّة أو الخاصّة، وأعضاء المُجتمع الداعمين أن يلعبوا أدوارًا رئيسية في تنفيذ الخطة، فالموارد المخصّصة لمهمّة المبيعات مثلاً تتضمّن مندوبي المبيعات ومسؤول المبيعات (العناصر بشرية)، واللوازم المُختلفة مثل الكتيّبات (العناصر المادية)، والأموال المُخصّصة للحملات الإعلانيّة لزيادة عدد العملاء المُحتملين (العناصر الماليّة).

تنفيذ الخطة ومتابعتها

يأتي دور تنفيذ الخطّة كخطوة أخيرة في عمليّة التخطيط، ويشمل اختيار الأدوات المطلوبة، والإجراءات، والسياسات، والميزانيّات، والقواعد، والمعايير، ولضمان استمرار الخطّة على مسارها، يتوجّب دائماً مُقارنة الأداء الفعلي بالأداء المُخطّط، وبهذه الطريقة يُمكن الكشف عن أيّ قصور بحيث تتم مُعالجته بالشكل المُناسب.