مفهوم الاتصال الفعال

تعريف الاتصال الفعال

هو عبارة عن عملية تبادل للمعلومات والعواطف بين طرفين أو أكثر بشكل مفهوم وواضح، بتوظيف الاستماع الجيد حتى يشعر الطرف الآخر بأنه مسموع ومفهوم، فهي طريقة لعرض وجهات النظر المختلفة والاستماع بعناية واحترام لجميع الآراء، لأن الاتصال يكون فعالاً عندما يقوم جميع الأطراف (المرسل والمتلقي) في الاتصال بتعيين معاني مماثلة للرسالة المنقولة بينهما.

مهارات الاتصال الفعال

توجد مجموعة من المهارات المهمة لتحقيق الاتصال الفعال بين أطراف الاتصال، وهي كالآتي:

• مهارة الاستماع إلى الآخرين وإعطا ئهم الفرصة للتحدث وتوضيح أفكارهم، إذ يجب أن يكون الشخص قادرًا على فهم ما يقوله الطرف الآخر، وبالنسبة لقطاع العمل فمن المهم أن يولي الشخص اهتمامًا للأفكار التي تزيد من تقدم الشركة وتطورها.
• أسلوب التعاطف مهم جداً في الاتصال الفعال، حيث إنه يمكّن الفرد من رؤية الأشياء من وجهة نظر الآخرين.
• القيام بتشجيع الآخرين واحترامهم، لأن التشجيع يساهم في رفع الروح المعنوية للأفراد والشعور بالتقدير في مكان العمل، مما يحفزهم على بذل المزيد من الجهود في سبيل إخراج أعمالهم على أكمل وجه.
• التعرف على الزملاء على وجه الخصوص في العمل، وإجراء المحادثات الهادفة معهم، لأن ذلك يساهم في خلق بيئة عمل أفضل كما يساهم في زيادة إنتاجية الشركة.
• تؤثر لغة الجسد في التواصل بين الأشخاص، فنظرة العين، وإيماءة اليد قد تساعد في إيصال الفكرة بشكل أوضح من الكلام، كما أن الابتسامة تعطي انطباعًا أن الشخص جديرًا بالثقة، فبدلاً من الاكتفاء بالاتصال اللفظي، فإن تعابير الوجه ولغة الجسد تزيد من وضوح المعلومة للطرف الآخر.

أهمية الاتصال الفعال

فيما يلي مجموعة من النقاط التي توضح أهمية الاتصال الفعال، وهي كما يلي:

بناء الفريق

إن الاتصال الفعال بين أعضاء الفريق يعزز اعتماد الأعضاء على بعضهم البعض، مما يساهم في تقسيم العمل بشكل أفضل، وإشاعة المشاعر الإيجابية، بالإضافة إلى توثيق العلاقات بين أعضاء الفريق، مما يؤدي إلى رفع الروح المعنوية وزيادة الخبرات العملية.

الحد من المشاكل

يلعب الاتصال الفعال دورًا كبيرًا في الحد من المشاكل المحتملة ومنع نشوب النزاعات؛ ولكن ذلك يستلزم الهدوء لسماع جميع الأطراف بلا انفعال، و اتخاذ القرارات العادلة بإيجاد الحلول المثالية لجميع الأطراف المعنية.

بناء الثقة

إن الاتصال الفعال يساعد في تعزيز الثقة بين أفراد العمل، فعند استماع المدير أو القائد إليهم وأخذ وجهات نظرهم المختلفة في عين الاعتبار، فإن ذلك يؤدي إلى اتخاذ القرارت الصحيحة والمناسبة، مما يحفز الأشخاص على الوثوق في عدالة القرارات الإدارية، كما ينعكس ذلك على ثقتهم ببعضهم البعض.

الابتكار

عندما يتم تمكين أعضاء الفريق من التعبير عن أفكارهم بوضوح وبشكل علني أمام الجميع، دون السخرية أو التقليل من مقترحاتهم، فإن ذلك يساهم في تحفيزهم على طرح جميع الأفكار التي تساهم في ارتقاء الشركة بلا تردد، مما يساهم في سرعة تقدم الشركة ويحسّن من إنتاجيتها بشكل ملموس.

أدوات الاتصال الفعال

لا بد لحدوث التواصل الفعال من توفر أدوات الاتصال الأساسية، وهي كما يلي:

المرسل

هو الجهة أو الشخص الذي يقوم بإرسال الرسالة، ويكون ذلك عن طريق الخطبة أو الحديث المباشر أو السؤال أو الجواب أو حتى إلقاء المحاضرات، وحتى يكون الشخص المرسل فعالًا فعليه أن يرسل المحتوى بشكل مفهوم، ليضمن استيعاب الطرف الآخر لرسالته بوضوح؛ إذ يعتبر المرسل هو العنصر الأساسي التي تبدأ عنده عملية الاتصال، فعليه قبل كل شيء أن يكون عارفًا لما يودّ إرساله، ومقتنعًا به، ومهيئًا لذلك بشكل تام، فإن أخلّ ببعض الشروط فإن ما يرسله سيكون بلا قيمة تذكر.

المتلقي

هو الجهة أو الشخص الذي يتلقى الرسالة أو المحتوى من المرسل، إذ عليه أن يتفاعل مع الطرف المرسل، لتنجح عملية الاتصال بينهما، مما يحقق الهدف المطلوب، كما عليه الابتعاد عن الأسلوب الذي يجعل عملية التواصل ضعيفة فيما بينهم.

الرسالة

هي المعلومات أو المحتوى الذي يسعى المرسل لنقله إلى المستقبل أثناء عملية الاتصال، فهي الهدف الأساسي من عملية الاتصال، إذ تعبر عن المهارات والمعارف والأفكار والحقائق والقيم التي يرغب المرسل بإيصالها إلى المستقبل.

الوسيلة

هي القناة التي يتم عن طريقها نقل الرسالة بين المرسل والمستقبل، ويرتبط نجاح عملية الاتصال ارتباطًا وثيقًا بنجاح المرسل في اختيار وسيلة الاتصال المناسبة، لنقل المعارف والأفكار بأقل قدر من المعوقات.

أبرز شروط الاتصال الفعال

توجد مجموعة من الشروط التي تجعل عملية الاتصال فعالة، ومن هذه الشروط ما يلي:

• يجب أن يكون الاتصال واضحًا ومفهومًا بالنسبة للطرف المستقبل، حيث يجب أن يكون قادرًا على استيعاب محتوى الرسالة وتحقيق النتيجة المطلوبة من هذا الاتصال.
• عدم الإطالة في الكلام وتبسيط المعنى للطرف الآخر؛ وذلك لإيصال الموضوع بشكل الصحيح، لأن الكلام الكثير يجعل الحوار مملًا مما يضيع المعلومات الأساسية فيه.
• من الضروري أن يكون الاتصال متكاملًا، بلا نقص في المعلومات فيه، حيث يتضمن الإجابة على كافة الاستفسارات التي قد يطرحها الطرف الآخر.
• يجب أن تكون الوسيلة المستخدمة للتواصل بين المرسل والمستقبل سليمة؛ أي تشير إلى المطلوب من هذا الاتصال، وأن تكون في مستوى فهم المستقبل حتى لا يُساء فهم الرسالة.
• عدم التعارض في الوسائل المستخدمة في عملية الاتصال، لأن ذلك قد يؤدي إلى التقليل من فعالية الاتصال بين الطرفين.