معوقات الاتصال
هي التأثيرات التي تقوم بالتأثير والتشويش على عناصر الاتصال من أجل عدم قيامها بدورها في توصيل الرسالة ونقلها، أو نقلها بصورةٍ مشوشة، أو تتسبّب في تأخير وصولها مما يمنعها من تحقيق الهدف الذي وجدت من أجله، ومن معيقات الاتصال ما يلي:
معوقات نفسية واجتماعية
وهي معوقات تتعلق بأفكار وتقاليد الفرد ومعتقداته، فهي ثؤثر على طريقة فهم المرسل والمستقبل للرسالة، فقد يفهم المستقبل رسالةً من المرسل بشكلٍ خاطيء لاعتقاده أن ما قام بفهمه هو ما يعنيه المرسل، مما يؤدي إلى سوء فهم بين الطرفين قد تنتج عنه ردة فعل غير متوقعةٍ.
معوقات بيئية
يتعلّق هذا النوع من المعيقات ببيئة الاتصال وتؤدي إلى خللٍ في عملية الاتصال الفعال ، وتؤدي إلى عدم تحقيق الغاية المرجوة منه، مثل نقص عناصر التكنولوجيا في المؤسسة، كذلك حجم المؤسسة الكبير أو وجود تفرّعاتٍ لها فهذا أيضاً يؤخّر عملية الاتصال، كذلك التغييرات الإدارية المستمرّة التي تحدث للنظام الإداري في المؤسسة وعدم التجانس والانسجام بين أفرادها.
كذلك هناك من المؤسسات التي تعتمد أسلوب اتصال باتجاهٍ واحدٍ فقط ولا يوجد أتصال مباشر بين أفرادها، فهذا يعيق نقل الرسالة ويعيق تفسيرها وفهمها من الطرفين.
معوقات معنوية
تتعلق هذه المعيقات بوقت كتابة الرسالة أو الهدف منها أو طريقة الاتصال التي تمّت أثناء التعبير عنها، فمثلاً قد يكون الهدف لكتابة الرسالة غير واضح أو يختلف مفهومه بالنسبة للمرسل عنه للمستقبل، كذلك فإنّ عملية الاتصال تمت في وقتٍ غير مناسب لها، أو تمت في وقتٍ محددٍ لا يمكن تغييره، أيضاً طريقة جلوس الأفراد وأسلوب حديثهم أثناء نقل الرسالة وتعبيرات الوجه السلبية تشكل عائقاً أمام عملية الاتصال.
معوقات تنظيمية
تتعلق بالهيكل التنظيمي للمؤسسة، فهناك بعض المؤسسات تعتمد على هيكل تنظيمي ضعيف، أو ليس لديها هيكل تنظيمي محدد داخل المؤسسة، أيضاً تعدد المستويات الإدارية داخل المؤسسة يؤدّي إلى صعوبة تحديد الصلاحيات وصعوبة تحديد الهدف ممّا يؤدي إلى صعوبة الاتصال.
معوقات لغوية
تتعلق باللغة المستخدمة والإشارات وكذلك المصطلحات المتفّق عليها داخل المؤسسة، وطريقة ترتيب كلٍ منها وهل تؤدي المعنى المتفق عليه أم لا.
معوقات الاتصال في العمل
يواجه الموظفون العديد من معوقات الاتصال في أماكن عملهم نتيجة وجود اتصال أو تواصل معقد مع عدد كبير من الأفراد، ومن أبرز هذه المعوقات هو استخدام بعض الأفراد مصطلحات معقدة وغير مفهومة مرتبطة بمجال خبرتهم.
وأيضًا من الأمثلة على معوقات الاتصال في العمل هو استخدام الأفراد لاختصارات أو إشارات غير مفهومة تُشير إلى بعض المصطلحات داخل الاجتماعات، بالإضافة لاختلاف الثقافات التي يصعب على الفرد بسببها التعبير عن مشاعره.
كما يُعدّ استخدام التكنولوجيا مثل الرسائل النصية، أو المكالمات الهاتفية من طرق الاتصالات الأقل فعالية مقارنةً بالاتصال المرئي بحيث يتصل الأفراد وجهًا لوجه، كما أنّ استخدام البريد الإلكتروني بكثرة يُعيق استجابة الفرد للكم الهائل من البيانات المرسلة عبر الرسائل، الأمر الذي يؤدي إلى فقدان بعضها أو حذفه.
خصائص الاتصال الفعال
يتصف الاتصال الفعال بخصائص مُحددة تدل على نجاحه وهي كما يأتي:
يجب أن يكون أسلوب نقل المعلومات سواء أكان مكتوبًا، أو لفظيًا، أسلوبًا واضحًا وسلسًا بحيث تُستخدم جمل بسيطة وقصيرة، وإذا كان الهدف نقل عدة مواضيع مختلفة يُفضّل نقلها على شكل نقاط منفصلة في عدّة رسائل.
يجب نقل المعلومات بأسلوب واضح وسريع وموجز غير مطول لتجنب فقدان المتلقي تركيزه أو شعوره بالملل.
يجب أن تكون المعلومات المنقولة دقيقة وصحيحة تمامًا، كما يجب أن تُدعم الحجج ببيانات قوية ومُناسبة.
يجب دراسة كافة المعلومات مُسبقًا والتخطيط لكيفية نقلها، وكتابتها بطريقة مُنظمة ومتسلسلة بحيث توضع كل فكرة مباشرةً بعد الفكرة المشتقة منها.
يجب أن يُقدم الشخص رسالته وينقل معلوماته باحترام وبأسلوب لطيف ومؤدب، بحيث يحرص على أن لا يكون عنصريًا تجاه المرأة، أو يستخدم أسلوبًا قاسيًا أو منفرًا للمتلقين، فاستخدام الكلمات المسيئة يُنفّر المتلقين حتى لو كان محتوى الرسالة مهمًا لهم.
يجب أن يتمتع المتلقي بصفات المستمع الجيد بحيث يكون ذكيًا، ودقيق الملاحظة فيكتشف الإشارات غير اللفظية التي يُحاول المُقدم توصيلها، وموضوعيًا في الحكم بحيث لا تؤثر عليه أحكامه وعواطفه الشخصية تجاه الموضوع أو المُقدم نفسه.
يُعدّ التركيز والانتباه من أهم خصائص التواصل الفعال بحيث يجب على كلّ من الناقل والمتلقي التركيز على المعلومات لتجنب فقدانها أو عدم الانتباه إلى الأجزاء المهمة منها.
يُعدّ النضج العاطفي أهم خصائص التواصل الفعال بحيث يجب على الناقل والمتلقي التحكم بعواطفهم والحفاظ على أنفسهم في حالة وعي واستقرار أثناء نقل المعلومات أو تلقيها وعدم السماح لأي شيء من مواقف الحياة أن تؤثر فيهم.
كيفية التغلب على معوقات الاتصال
يُمكن تحسين عملية الاتصال والتغلب على معوقاتها باتباع الطرق الآتية:
- اختيار الوقت والمكان الملائمين للتواصل مع الآخرين.
- استخدام لغة وأسلوب واضح يُمكن للآخرين فهمه بسهولة.
- اختيار موضوع واحد في كل مرة يتم التواصل فيه مع الآخرين.
- احترام رغبة الشخص الآخر لعدم موافقته على التواصل.
- التأكد من الآخرين من أنّهم استطاعوا فهم هدف التواصل بوضوح.
- اختيار مكان خالٍ من الضوضاء المُشتتة للتواصل فيه.
- تجنب إصدار الأحكام على الآخرين نتيجة حدوث أمر ما، ويجب التبيّن والتأكد منهم من خلال سؤالهم مباشرةً.
