ما هي مهام السكرتير التنفيذي

ما هي مهام السكرتير التنفيذي

السكرتارية التنفيذية

تُعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري، حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات، فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة، إذ يطبق السكرتير التنفيذي بتطبيق الأمور الحساسة والضرورية في الإدارة، وسنتطرق في هذا المقال إلى الحديث عن مهام السكرتير التنفيذي.

مهام السكرتير التنفيذي

معالجة البريد

يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:

  • استلام البريد اليومي.
  • عرض البريد على المدير.
  • توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
  • تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
  • توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
  • تسجيل البريد الصادر.
  • حفظ صورة عن البريد الصادر.
  • إرسال البريد الصادر.

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
  • استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
  • معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
  • تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
  • إجراء الاتصالات للمدير.
  • تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.

إعداد المراسلات

  • تحرير المادة المكتوبة.
  • طبع المادة المُحررة.
  • إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
  • تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.

تنظيم الاجتماعات

  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
  • تجهيز قاعة الاجتماع.
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع.
  • تدوين الملاحظات في الاجتماع.
  • توزيع أوراق الاجتماع.

تنظيم مواعد المدير العام

  • تسجيل بيانات الزوار.
  • عرض الأجندة على المدير.
  • تجهيز البيانات للمدير.

ترتيب السفريات

  • جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
  • عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
  • إعداد ملف السفر.
  • إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
  • إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.

تنظيم محفوظات الإدارة

  • تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
  • تصنيف المحفوظات.
  • ترميز المحفوظات.
  • فهرسة المحفوظات.
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
  • جلب الملفات عند طلبها.

متابعة أعمال الإدارة

  • تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
  • الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

  • مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
  • إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
  • تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
  • إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
  • تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
  • مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

  • إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
  • تنسيق إجازات العاملين.
  • رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
  • تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
مزيد من المشاركات
كلمات عن المشاعر الصعبة

كلمات عن المشاعر الصعبة

مشاعر صعبة كثيرة هي المشاعر المؤلمة للإنسان، وفي هذا المقال جمعنا لكم مجموعة من العبارات التي تعبر عن أصعب المشاعر التي قد يحس بها الإنسان في الحياة: ما أصعب ذلك الشعور .. الذي أشعر بأنه لا يوجد أحد بحياتي .. سوا أنا والأوراق ،، والقلم يكتب مشاعري ؟!! لا اهتم بوجود أحد حولي .. لا أعرف السبب لكن تعودت على الوحدة !! تعود قلبي على أن يكون وحيدا ،، لا من أحد يشارك فرحي ولا حزني .. أفضفض لأقرب الناس .. لكن هذا لا يكفي أبدا ،، أريد شخصا واحدا يضع رأسي على صدره اسمع دقات قلبه .. يمسح دموع عيوني بيده
كيفية صناعة اللبن

كيفية صناعة اللبن

كيفية صناعة اللبن الكمية 4 أكواب المكوّنات أربعة أكواب من الحليب. ثلاث ملاعق كبيرة من اللبن الجاهز أو المنزلي الصنع، أو الكمية الموصى من بوردة بادئ اللبن. نكهة مربى ، أو عسل، أو دبس، أو فواكه طازجة، أو مجففة، أو ثوم، أو أعشاب، أو غيرها، -حسب الرغبة-. طريقة التحضير تنظيف وتعقيم كل المعدات اللازمة بالإضافة إلى سطح العمل (يمكن تعقيم معظم المعدات في الجلاية الكهربائية، ويمكن تعقيمها كذلك بالماء المغلي). تحضير حمام ماء مثلج بملء وعاء كبير أو مغسلة نظيفة بالثلج. وضع الحليب في قدر كبير وتثبيت جهاز
تعريف الشعر السياسي

تعريف الشعر السياسي

ما هو الشعر السياسي؟ عرّف أحمد الشايب الشعر السياسي بأنّه الفنّ الكلامي الذي يتّصل بنظام الدولة الداخلي أو الخارجي، وعلاقة تلك الدولة بغيرها من الدول، ومكانتها أيضًا بين رقعة الدول، بمعنى آخر يُعد الشعر السياسي بمثابة الهجوم من واحدة من النواحي والدفاع من ناحية أخرى، أي أنه كرّ وفرّ في الكلام من أجل الدفاع عن واحدة من الأفكار، أو إحياء مذهب معين وتأييد رأيه، أو نقد سياسة الدولة أو غير ذلك. وقد رأى هذا النوع من أنواع الشعر النور في العصر الأموي، حينما نشأت خلافات على الدولة الأموية، فبعض
حكم شكسبير في الحب

حكم شكسبير في الحب

حكم شكسبير في الحب نقدم لكم مجموعة من حكم ويليم شكسبير في الحب: حب النفس ليس أقل ذنباً من إهمالها. الفتاة العاقلة لا تؤمن بالحب للحب، ولكنها تؤمن بالحب للزواج. الحب أعمى والمحبون لا يرون الحماقة التي يقترفون. ساعاتنا في الحب لها أجنحة، ولها في الفراق مخالب. في حياة المرأة ثلاث رجال: الأب وهو الرجل الذي تحترمه، والأخ وهو الرجل الذي تخافه، والزوج وهو الرجل الذي يحبها وتحبه. ما أتعس الحب الذي يقبل أن يُقاس. من يحاول إشعال النار بالثلج كمن يحاول إخماد نار الحب بالكلمات. تحب المرأة أولاً بعينيها،
شرح الحديث (أكمل المؤمنين إيمانًا أحسنهم خلقًا)

شرح الحديث (أكمل المؤمنين إيمانًا أحسنهم خلقًا)

شرح الحديث (أكمل المؤمنين إيمانًا أحسنهم خلقًا) ثبت في الحديث عن أبي هريرة -رضي الله عنه- أنّ رسول الله -صلى الله عليه وسلم- قال حديث يدل على المنزلة العالية ل حسن الخلق في حياة العبد المسلم وهو قوله: (أكملُ المؤمنين إيمانًا أحسنُهم خُلقًا، وخيارُكم خيارُكم لنسائهم). أكمل المؤمنين إيماناً وفي النظر إلى نص الحديث يتبيّن أنّ الإيمان يزداد وينقص؛ لأنّ الناس يتفاوتون في الإيمان، فليس الإيمان على درجةٍ واحدة لكل النّاس وهذا مذهب أهل السنة والجماعة في هذا الأمر، وفي هذا الجزء من الحديث يُثبت للشخص
ما هي أعراض انفصام الشخصية

ما هي أعراض انفصام الشخصية

أعراض انفصام الشخصية قد تتطوّر الأعراض الظاهرة في حال الإصابة بالفُصام انفصام الشخصية أو الشيزوفرينيا أو السكيزوفرينيا (بالإنجليزية: Schizophrenia) بشكل تدريجي عند المصاب، وإنّ أولى العلامات الظاهرة تتمثّل بالانعزال عن المجتمع، وانعدام المسؤولية، إضافة إلى اضطراب عادات النوم، والتي يعدّ من الصعب التعرّف عليها، وذلك لأنها عادةً ما تتطوّر خلال سن المراهقة، بحيث يُخلَط بينها وبين التغييرات التي تحدث خلال هذه الفترة، حيث تبدأ الأعراض عادة في سنّ السادسة عشرة وحتى عمر الثلاثين، ونادراً ما يتمّ
كيفية صنع المثلجات

كيفية صنع المثلجات

المثلجات تُعتبر المثلّجات من الحلويّات المشهورة والمنتشرة في كافة أنحاء العالم بأنواعها وأشكالها المتعددة. قصّتها بدأت منذ زمن طويل، عندما صنعها الرّومان والفرس في سنة أربعمئة قبل الميلاد؛ حيث خلطوا الحليب المجمّد بالأرز، وبعدها انتقلت صناعة المثلجات وتطورت وخصوصاً في إيطاليا؛ حيث أضاف الإيطاليون الثلج على الحليب واللبن لصنع المثلجات. انتقلت صناعة المثلّجات إلى فرنسا بعد زواج الملكة كاثرين دي ميديشي من ملك فرنسا هنري الثامن، فعرفها الفرنسيون، وطوّروا صناعة المثلجات بدمجها بنكهاتٍ متنوّعة
فوائد الصدقة للمريض

فوائد الصدقة للمريض

الصدقة إنّ الله -تعالى- وهب الإنسان الكثير في حياته، من مالٍ، وعلمٍ، وسعادةٍ، وأرزاقٍ كثيرةٍ ومتعددّةٍ، وعلى الإنسان أن يعلم أنّ الله -تعالى- الذي وهبه شتّى أنواع الأرزاق قادرٌ بإرادته أن يسلبها منه، وأنّ كلّ تلك الأرزاق هي امتحانٌ من الله -تعالى- للعبد، وعلى العبد أن يستخدمها وفق الوجه المشروع الذي أمر به الله تعالى، فإن أدّى العبد حقّ الله فيها، فقد فاز ونجح، وإن لم يؤدّ حقّ الله -تعالى- في أرزاقه، فقد خاب وخسر؛ لأنّ الله -تعالى- قادرٌ على سلبها منه، وقد حثّ الله -تعالى- في عددٍ من آيات