ما هي مهام السكرتير التنفيذي

ما هي مهام السكرتير التنفيذي

السكرتارية التنفيذية

تُعتبر السكرتارية التنفيذية من الوظائف المهمة والأساسية في الهيكل الإداري، حيث يتم الاعتماد عليها في القيام بمعظم المهمات، فهي حجر الأساس في تطوير العمل والمؤسسة، إذ يطبق السكرتير التنفيذي بتطبيق الأمور الحساسة والضرورية في الإدارة، وسنتطرق في هذا المقال إلى الحديث عن مهام السكرتير التنفيذي.

مهام السكرتير التنفيذي

معالجة البريد

يُعالج السكرتير التنفيذي البريد، وتتمثل هذه المعالجة بالأمور الآتية:

  • استلام البريد اليومي.
  • عرض البريد على المدير.
  • توجيه البريد وفقاً للإختصاص.
  • تصوير البريد القادم بحسب الأهمية.
  • توزيع البريد على الأقسام المتخصصة.
  • حفظ البريد المُوجه من أجل الحفظ.
  • تسجيل البريد الصادر.
  • حفظ صورة عن البريد الصادر.
  • إرسال البريد الصادر.

معالجة الاتصالات الهاتفية

  • إعداد دليل مُختص بالهواتف والعناوين.
  • استقبال المكالمات الهاتفية القادمة.
  • معرفة المتصل، والهدف من اتصاله.
  • تحويل الاتصال إلى الجهة المُختصة.
  • إجراء الاتصالات للمدير.
  • تدوين المكالمات الهاتفية والغرض منها للمدير.

إعداد المراسلات

  • تحرير المادة المكتوبة.
  • طبع المادة المُحررة.
  • إجراء تصدير للمراسلات الصادرة.
  • تصوير المستندات والأوراق المطلوبة.
  • تصميم النماذج المطلوبة من أجل العمل.

تنظيم الاجتماعات

  • حجز القاعات من أجل الاجتماعات.
  • توجيه الدعوات للمشاركين في الاجتماع.
  • تجهيز قاعة الاجتماع.
  • استقبال المُشاركين في الاجتماع.
  • تدوين الملاحظات في الاجتماع.
  • توزيع أوراق الاجتماع.

تنظيم مواعد المدير العام

  • تسجيل بيانات الزوار.
  • عرض الأجندة على المدير.
  • تجهيز البيانات للمدير.

ترتيب السفريات

  • جمع البيانات المُرتبطة بالسفر.
  • عمل الحجوزات اللازمة ومُتابعتها.
  • إعداد ملف السفر.
  • إخبار الجهة المُضيفة عن موعد وصول المدير.
  • إلغاء الزيارة وِفقاً لطلب المدير.

تنظيم محفوظات الإدارة

  • تجهيز المكان المُناسب من أجل الاحتفاظ بالبيانات.
  • تصنيف المحفوظات.
  • ترميز المحفوظات.
  • فهرسة المحفوظات.
  • إتلاف المحفوظات غير المُستخدمة.
  • جلب الملفات عند طلبها.

متابعة أعمال الإدارة

  • تحديد الموضوعات التي تحتاج إلى مُتابعة.
  • الاطلاع على ملف المتابعة بشكل يومي.
  • اتخاذ الإجراءات المُلائمة من أجل متابعة الموضوع.
  • حفظ الموضوع بعد الانتهاء منه في ملفه الخاص.

استخدام تطبيقات الحاسب الآلي

  • مُعالجة النصوص، والبيانات من خلال استعمال برنامج Word.
  • تصميم عرض الشرائح من خلال استعمال برنامج power point.
  • إنشاء الجداول باستعمال برنامج Excel.
  • تنظيم المواعيد باستعمال برنامج Out Look.
  • إنشاء قواعد بيانات الإدارة باستعمال برنامج Access.
  • تصميم الهيكل التنظيمي للإدارة.
  • مُتابعة كل جديد من برامج الحاسب الآلي.

إنشاء الأعمال المرتبطة بشؤون العاملين في الإدارة

  • إعداد الخطابات المرتبطة بطلبات مُوظفي الإدارة.
  • تنسيق إجازات العاملين.
  • رفع التقارير المتعلقة بحضور، وانصراف العاملين للإدارة المختصة.
  • تنسيق إجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
مزيد من المشاركات
كيف أجعل شعري كثيفاً وصحياً

كيف أجعل شعري كثيفاً وصحياً

هنالك عدة وصفات قد تساهم في تكثيف الشعر وسيطرح هذا المقال بعضًا من هذه الوصفات: وصفة الزيوت الطبيعية لاستخدام وصفة الزيوت الطبيعية يمكنك اتّباع الآتي: اخلطي مجموعة من الزيوت الطبيعية المختلفة من زيت الزيتون، زيت الجوجوبا وزيت الأرغان، وزيت جوز الهند. سخني خليط الزيوت الطبيعية المختلفة بدرجة حرارة مناسبة لفروة رأسك. ضعي خليط الزيوت على فروة رأسك مع مراعاة القيام بتدليكه. اتركي الخليط على فروة رأسك لمدة 30 دقيقة. اغسلي شعرك جيدًا بالماء الفاتر والشامبو الخفيف. وصفة زيت الزيتون لاستخدام وصفة زيت
ما هو الدرن الخامل

ما هو الدرن الخامل

الدرن الخامل يُشار للدرن الخامل طبيّاً بمصطلح عدوى السّل الكامنة (بالإنجليزية: Latent Tuberculosis) أو عدوى السّل غير النشطة، وتُمثل إحدى أنواع عدوى السّل الرئوي غير المُعدية والتي تؤثر بشكلٍ رئيسيّ في الرئتين، بحيث تبقى البكتيريا داخل الجسم في حالةٍ غير نشِطة ولا يُصاحبها ظهور أيّ أعراض، ومن الجدير بالذكر أنّ هناك العديد من عوامل الخطر التي قد تؤدي إلى تحوّل عدوى السّل الكامنة إلى عدوى نشِطة (بالإنجليزية: Active Tuberculosis)، حيثُ تتضمّن هذه العوامل ما يأتي: الإصابة بفيروس العوز المناعي
معنى اسم لمياء

معنى اسم لمياء

معنى اسم لمياء اسم علم مؤنث عربي، معناه ذات الشفتين والتي فيها سمرة حسنة، واللمياء هي الحسناء اللطيفة، وقد تُخفّف الهمزة فيقولون لميا، ومن أشهر مِن حمل هذا الاسم في التاريخ لمياء بنت محمد القزاز، مُحدّثة عاشت في القرن التاسع للهجرة، ويكتب بالإنجليزية على النحو الآتي ( Lamya) . صفات حاملة اسم لمياء تحمل صاحبة اسم لمياء العديد من الصفات الطيبة والمميزة، من أبرزها ما يأتي: فتاة طيبة القلب، ورقيقة، ومتسامحة، ومتواضعة. شخصية هادئة جدًا، وتعمل كل ما في وسعها لإرضاء والديها ومساعدتهما. مُحبّة للخير،
أبو سليمان الخطابي (فقيه شافعي)

أبو سليمان الخطابي (فقيه شافعي)

أبو سليمان الخطابي (اسمه ونسبه) هو أبو سليمان حمد بن محمد بن إبراهيم بن خطاب الخَطَّابي، وهو من نسل الصحابي زيد بن الخطّاب، الأخ الأكبر ل عمر بن الخطّاب رضي الله عنهما. مولده ونشأته وُلد في مدينة بُسْت، في أفغانستان، سنة 319 للهجرة، نشأ في أسرة مسلمة، درس الفقه الشافعي، وهو مُحدِّث وفقيه وإمام شافعيُّ المذهب. وأخذ الحديث عن الشيخ ابن الأعرابي وغيره، وكان كثير السفر، يتحمل المشقة في سبيل العلم، ولهذا درس عن شيوخ (معلمين أو علماء) كثيرين، فدرس الأدب والحديث والفقه. وكان الخطابي شديد الحرص على
علاج الكلف

علاج الكلف

علاج الكلف في بعض الحالات قد يختفي الكلف (Melasma) من تلقاء نفسه، خاصة ذلك الذي سبببه الحمل أو استخدام حبوب منع الحمل، حيث يختفي تلقائيًا بعد الولادة أو التوقف عن استخدام حبوب منع الحمل، ولكن في حالات أخرى قد يستمر لعدة سنوات أو طيلة العمر، وهنا يمكن أن تستخدم بعض الطرق الدوائية أو الإجراءات الطبية، والتي يجب أن تكون تحت إشراف طبيب الأمراض الجلدية، وقد يحتاج الأمر بضعة أشهر لرؤية التحسن، فالكلف قد يكون عنيداً ولا يختفي بسهولة، كما قد يستمر العلاج لفترة بعد التخلص من الكلف لمنع عودته مرة أخرى،
ما هو فتق الحجاب الحاجز

ما هو فتق الحجاب الحاجز

فتق الحجاب الحاجز يُعتبر الحجاب الحاجز (بالإنجليزية: Diaphragm) عضلةً منحنية مسؤولة عن عملية التنفس في جسم لإنسان، وتفصل مكوّنات الصدر عن البطن، وإنّ مصطلح فتق الحجاب الحاجز (بالإنجليزية: Diaphragmatic Hernia) يُطلق على الحالة التي يتكون فيها ثقب في الحجاب الحاجز، وإنّ وجود هذا الثقب يتسبب باحتمالية اندفاع أعضاء من البطن إلى الصدر، وقد يحدث هذا الثقب في أي جهة من الحجاب الحاجز، إلا أنّه غالباً ما يحدث في الجهة اليسرى، وفي الحقيقة قد لا يقتصر الأمر على اندفاع الأمعاء الدقيقة عبر الثقب، وإنّما
صفات عمرو بن العاص

صفات عمرو بن العاص

صفات عمرو بن العاص الخَلقية عمرو بن العاص -رضي الله عنه- هو عمرو بن العاص بن وائل بن هشام بن سعد بن سهم عمرو بن هصيص بن كعب بن لؤي بن غالب، القرشي السهمي، أسلم قبل فتح مكة، وكان ذو شأن عظيم عند قومه ومن رؤساء قريش في الجاهلية، وقد كان عمرو بن العاص -رضي الله عنه- أدعجاً؛ أي ذو عيون واسعة شديدة البياض والسواد، وكان طلق الوجه. كما يتمتّع بحضورٍ عظيمٍ رغم قصر قامته، ما بين منكبيه عريض، وجبهته بارزة، وله فمٌ واسعٌ ولحيةٌ كثيفة، وقد كان عظيم الكفّين والقدمين. ذكر أحمد بن يعقوب الثقفي أن عمرو بن
مدينة زويل للعلوم

مدينة زويل للعلوم

مدينة زويل للعلوم والتّكنولوجيا تعتبر مدينة زويل للعلوم والتّكنولوجيا أحد أهمّ المشاريع التّعليمية والبحثية الابتكارية المستقلة المصرية، وهي مؤسسةٌ غير ربحية، سميت باسم الدّكتور أحمد زويل الحاصل على جائزةِ نوبل في الكيمياء عام 1999م، وقد وضع حجر الأساسَ لها في الأوّل من كانون الثّاني لعام 2000م؛ حيث وضعه الدّكتور أحمد زويل رحمه الله، ومجموعةٌ من الوزراءِ في ذلك الوقت، وقد وصفت مدينةُ زويل بمشروعِ مصرَ القومي للنّهضةِ العلميّة، وتمّ منح المدينة قانوناً خاصاً لقبولِ الطّلابِ فيها لغايات الدّراسة