كيفية عمل خطة لإدارة الأزمات
نُوضح فيما يأتي أهم الخطوات اللازمة لِعمل خطة إدارة أزمات:
تحديد التهديدات وتقييمها
يجب على المنظمة قبل البدء في وضع الخطط اللازمة تَحديد التَهديدات الّتي تُواجهها لتَخصيص المصادر وتَرتيب أولويات الإِجراءات، حيث يتضمن ذلك تحديد الآثار السلبية للأزمة وتقدير احتمالية حدوثها، من خلال عمليات المحاكاة، والمتغيرات العشوائية، وجداول السيناريوهات.
يُمكن أيضًا تقييم احتمالية حدوث تهديد في المستقبل، وأفضل النتائج وأسوأها، والأضرار التي قد تتكبدها الشركة في حالة حدوث هذا التهديد، على سبيل المثال، قد يُقدر مدير الأزمة أنّ احتمال حدوث فيضان داخل منطقة عمل المنظمة مرتفع للغاية، وبالتالي السيناريو الأسوأ هو تدمير أنظمة الكمبيوتر الخاصة بالمنظمة، مما يترتب عليه فقدان البيانات ذات الصلة عن العملاء، والموردين، و المشاريع الجارية.
يتم بناءً على ذلك وضع خطة من قِبل فريق إدارة الأزمات، على سبيل المثال، قد تقوم المنظمة التي تواجه مخاطر الفيضانات بإنشاء نظام احتياطي لجميع أنظمة الكمبيوتر، وبهذه الطريقة ستتمكن من الاحتفاظ ببياناتها وإجراءات عملها.
تطوير خطة إدارة الأزمات
تَتميز الإدارة الناجحة للأزمات بِمجموعة من الخصائص، بما في ذلك التَخطيط الجيد، والنَهج القائم على الحقائق، والتَواصل الفعّال مع أصحاب المصلحة، نُوضح فيما يأتي العناصر اللازمة لتَطوير خطة لإدارة الأزمات:
تشكيل الفريق
يكون الفريق مسؤولًا عن عددٍ من الأمور، نَذكر منها ما يأتي:
- تنظيم، وتَنسيق المعلومات، ومُراقبة الاستجابة للأزمات.
- البحث عن مَصادر موثوقة للمَعلومات.
- البحث عن مَوارد المشورة القانونيّة.
تحديد مسؤولية الإدارة
يكون ذلك بتَحديد من يمتلك السُلطة والشخص المَسؤول عن صنع القرارات التي سيتم وضعها في الخطة.
وضع استراتيجيات للاتصالات الداخلية
نوضح فيما يأتي ما تتضمنه هذه الاستراتيجيات:
- الإشراف على أدوات ومَسارات الاتصالات.
- تَبادل المعلومات بين الموظفين داخل قسم إدارة الأزمات.
- كتابة قائمة بالمعلومات الضَرورية ونُقاط الحديث.
وضع استراتيجيات للاتصالات الخارجية
نوضح فيما يأتي ما تتضمنه هذه الاستراتيجيات:
- الإشراف على أدوات ومَسارات الاتصالات.
- وضع خُطة للتَواصل مع أصحاب المصلحة، والجُمهور، والسلطات.
- كتابة قائمة بالمعلومات الضرورية ونُقاط الحديث.
وضع خطط عمل للأزمات المحددة
يجب مراعاة العديد من الأمور عند وضع خطة خاصّة بالأزمات، منها يأتي:
- تَنفذ الضوابط اللازمة للحِفاظ على سلامة المُنتجات.
- وضع الخطط لعزل المُنتجات المُتضررة من الأزمة.
- مراقبة مُؤشرات الأداء الرئيسيّة.
- تقييم المُنتج التالف والتَخلص منه.
- تحديد مدى توافر الموارد والأحكام الخاصة بمصادر الدعم للأنظمة الهامة.
- تحديد وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).
تقييم خطة إدارة الأزمات
تبحث مرحلة تقييم خطة إدارة الأزمات ومراقبتها عن طُرق للاستعداد بشكلٍ أفضل للأزمات القادمة والوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها خلال الأزمة الحالية، كما يجب مُراقبة الخطة بعد التنفيذ بِصورة مُنتظمة للتَأكد من مدى فعاليتها في حال ظُهور أيّة مشاكل، ومع ذلك، قد تَحتاج إلى تَعديل مع تغيرات بيئة العمل أو تَغير مُستوى التَهديد.
مفهوم إدارة الأزمات
تُشير إدارة الأزمات (بالإنجليزية: Crisis management) إلى الإجراءات المُتخذة لمنع أو تقليل الضرر الذي يُمكن أن تلحقه أزمةٍ ما بالمنظمة وبأصحاب المصلحة فيها، ويُمكن تقسيم إدارة الأزمات إلى 3 مراحل أساسية تشمل ما قبل الأزمة، والاستجابة للأزمة، وما بعد الأزمة.
يتم تعريف الأزمة أيضًا على أنّها تهديد كبير للعمليات التي يُمكن أن يكون لها عواقب سلبية إذا لم يتم التعامل معها بشكلٍ صحيح، ويُمكن أن يترتب عليها 3 تهديدات أساسية تتمثل بالسلامة العامة، أو الخسارة المالية، أو فقدان السمعة في السوق.
يُمكن أن تؤدي بعض الأزمات، مثل الحوادث الصناعية وتلف المنتجات إلى وقوع إصابات وحتى خسائر في الأرواح، ويُمكن أن تؤدي الأزمات إلى خسارة مالية من خلال تَعطل العمليات الإنتاجية.
