كيفية إدارة الأعمال الصغيرة
تختلف العمليات الإدارية والتشغيلية للشركات الصغيرة عن الشركات الكبيرة، فصغر حجمها يمنحها الكثير من الفرص التي لا تتوافر للشركات الكبيرة، مثل الفوز ببعض العقود، والحصول على قروض من الحكومة، وتوافر بعض الأدوات التي تمكنها من التنافس ضد الشركات الكبيرة، ولإدارة الأعمال الصغيرة بكفاءة وفاعلية لا بد من اتباع الخطوات التالية:
- تحديد وصف لطبيعة النشاط الخاص بالمشروع، بالإضافة للسوق المستهدف، وتتم هذه العملية بعد إجراء عملية بحث منهجية حول المنتج والسوق المستهدف.
- وضع خطة عمل فعالة مناسبة لتحقيق أهداف المشروع.
- رقابة تنفيذ الخطة، والاستفادة من التغذية الراجعة لتطوير الخطة.
- فصل الشؤون المالية الشخصية عن الشؤون المالية للمشروع.
- تحديد قيمة التمويل المطلوب ومصادره، ومعرفة مزايا وعيوب كل مصدر من مصادر التمويل المتاحة، واختيار المصدر المناسب.
- توظيف الأشخاص الأكفاء، وذوي الطاقة العالية، الساعين للنجاح، والاحتفاظ بهم من خلال تقديم الامتيازات.
- تدريب الموظفين أمر مهم وحيوي للأعمال التجارية الصغيرة، إذ يزيد من كفاءة وتمكين الموظفين في وظائفهم.
- الرقابة المالية ، وتتبع التدفقات النقدية الداخلة والخارجة من النشاط التجاري، وتوظيف محاسب ذي كفاءة، وتوفير برنامج محاسبي يناسب طبيعة نشاط المشروع، ويكون سهل الاستخدام يساعد الرقابة المالية.
- التسويق الجيد للمنتج أو الخدمة التي يقدمها المشروع، والعمل على جذب انتباه المستهلكين، من خلال الإعلانات، وزيادة قيمة المستهلك، من خلال تقديم المنتج الذي يلبي احتياجاته بالسعر المناسب له.
- عملية التفويض مهمة جدًا في إدارة الوقت ، فيمكن قيام مالك المشروع بعمل تفويض لأحد الموظفين للقيم ببعض المهام التي يستمتع المالك بالقيام بها، أو لا يمتلك الكفاءة الكافية للقيام بها.
- تحتاج إدارة الأعمال الصغيرة لمالك لديه مجموعة من المهارات والمعرفة التي تمكنه من إدارتها على نحو فعال، والتي تؤهله للقدرة على الإشراف على أنشطة الموظفين، وتعيين الموظفين الجدد وتدريبهم وتقييمهم، والتأكد من أن العمل يسير على المسار الصحيح لتحقيق أهدافه المالية.
إدارة الأعمال الصغيرة
يبذل أصحاب الأعمال الصغيرة وقتًا وجهدًا كبيرين في إدارتها، فالإدارة تتمثل في عملية التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وتحتاج إلى مهارات وكفاءات عالية لتحقيق أهدافها، لذا يتوجب على أصحاب الأعمال الصغيرة امتلاك المعرفة والخبرة لإدارة أعمالهم، ومواجهة التحديات والمخاطر التي يُمكن أن تتعرض لها، كما يتطلب المعرفة بالإدارة المالية، لتحقيق أعلى عائد ممكن في ظل مواجه تلك المخاطر.
أدوات إدارة الأعمال الصغيرة
يحتاج أصحاب الأعمال الصغيرة إلى أدوات الإدارة للقيام بمهامهم الإدارية، وللتنبؤ بالنتائج المتوقعة مثل كمية الإنتاج والمبيعات المتوقعة أو قيمة التمويل اللازم، كما تُساعد هذه الأدوات في تقييم أداء وفاعلية العمليات التشغيلية للمشروع، وتتنوع هذه الأدوات حسب الغاية من استخدامها.وفيما يلي الأدوات المُستخدمة في إدارة الأعمال الصغيرة:
- فريق عمل (Connecteam): هي فرق عمل تتكون من عدد من الموظفين الذين يقدمون أعمالهم عن بُعد أي ليس لهم مكاتب في المنظمة، وأداة تُساعد الإدارة في الحصول على الملاحظات وتعزيز المشاركة، ومتابعة ساعات العمل وإدارة الجدول الزمني له، وإعداد كشوفات الرواتب، كما توفر طرق اتصال فعّالة بين الموظفين والإدارة.
- نظام تتبع الوقت من خلال الموقع العالمي (GPS): يُساهم في زيادة كفاءة إدارة الجداول الزمنية وإعداد كشف الرواتب، من خلال معرفة وقت عمل كل موظف، عند تسجيله وقت دخوله وخروجه من العمل، عن طريق استخدام نظام (GPS) في هاتفه الخاص.
- إنشاء مجموعات اتصال تفاعلي: والسماح للدردشة الجماعية ومشاركة ملفات GIF، ومقاطع الفيديو والصور، لتسهيل عملية التواصل بين الموظفين ورؤسائهم.
- جدول أعمال فعّال: تعيين جدول أعمال وفقًا لمتطلبات الأنشطة المختلفة لكل وردية، وإعلام الموظفين به، وتوفير الإجراءات التفصيلية لتنفيذ جدول الأعمال التي قد يحتاجها فريق العمل.
- التقارير الدورية: إعداد تقارير عن جميع الأنشطة والعمليات اليومية، كالتقريرعن الوقت الفعلي لحادث معين، وتقرير النفقات المسددة، والتقارير التشغيلية والإنتاجية.
- المشاركة: توفير المعلومات المهمة من خلال الإعلانات والرسائل الإخبارية، لتعزيز المشاركة في تحقيق الأهداف، كتحقيق حجم المبيعات المُستهدف.
- التدريب والتأهيل: توفير التدريب المناسب للموظفين وتأهيلهم للقيام بمهامهم، بالإضافة إلى توفير بروتوكولات السلامة لهم من مخاطر العمل.
- دليل الموظف: إعداد دليل للموظف للاستعانة به في إجراء الاتصالات، وسهولة الوصول إلى جهة الاتصال المطلوبة من خلال البحث السريع في الدليل.
- إدارة علاقات العملاء (CRM): وهو نظام برمجي لإدارة علاقة الإدارة بعملائها، إذ يقوم هذا البرنامج بتحليل هذه العلاقة وتطويرها بصورة فعالة.
- برنامج تخطيط الموارد (ERP): هو نظام برمجي يقوم بإدارة الأقسام المالية في المنظمة، وأنشطة سلسلة التوريد، والعمليات الإنتاجية، والموارد البشرية .
- بريد الإلكتروني: يعد البريد الإلكتروني من أكثر أدوات الاتصال استخدامًا، على الرغم من أنه ليس فعالًا للمناقشات أو القرارات السريعة، لكنه يتيح إنشاء سلسلة محادثات للحوار مع عدد من أصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين.
مسؤوليات مالك الأعمال الصغيرة
تقع على عاتق أصحاب الأعمال الصغيرة مسؤوليات عديدة، وهي كما يلي:
- الإشراف على الأنشطة اليومية للموظفين.
- توظيف وتدريب موظفين جدد.
- التأكد من تطبيق الإجراءات المتعلقة بسير العمليات اليومية.
- إدارة المخزون واتخاذ قرارات الشراء.
- التعامل مع وظائف الإنتاج والتسويق والوظائف الإدارية.
- تصميم وتنفيذ ميزانية الشركة.
- التأكد من تحقيق أهداف المشروع.
مميزات وعيوب الأعمال الصغيرة
قبل القيام بإدارة الأعمال الصغيرة، لا بد من معرفة مميزات هذا النوع من الأعمال وعيويبه، حتى يتمكن صاحب الأعمال الصغيرة من الموازنة بين الإيجابيات والسلبيات، وفيما إذا كانت تستحق مواجهة المخاطر المتعلقة بها.
مميزات ملكية الأعمال الصغيرة
- الاستقلالية: وتعني حرية مالك المشاريع الصغيرة في اتخاذ القرارات ، واختيار الأطراف ذات العلاقة التي يرغب العمل معها، إذ تمنح هذه الحرية القدرة على التغلب على المخاطر المتوقعة.
- المكاسب المالية: تُحقق ريادة الأعمال مكاسب مالية أعلى مقارنة بالعمل مع أطراف أخرى، فالملكية الخاصة تُزيل محددات الدخل، على العكس إذا كان العمل في وظيفة مقابل أجرة معينة.
- المشاركة: يستطيع مالك المشروع المشاركة في كافة أنشطة المشروع، مما يتيح لأصحاب الرؤية الإبداع وتحقيق أهدافهم.
- الهيبة: يسعى بعض المدراء إلى منصب الرئيس أو المسؤول، لما له من مكانة وهيبة.
- القيمة المالية: يمكن لمالك الأعمال الصغيرة حرية الاستثمار بالأسهم، أو ممارسة بعض الأنشطة التجارية الخارجة عن أنشطته الرئيسية لهدف تعظيم ثروته.
- الفرصة: تمنح ريادة الأعمال الفرص في المساهمة في بعض الأعمال التي تخدم الاقتصاد المحلي، وأفراد المجتمع.
عيوب ملكية الأعمال الصغيرة
- الالتزام بالوقت: تحتاج البداية في استثمار أعمال جديدة إلى وقت وجهد كبيرين، إذ يكون عدد الموظفين قليلًا، فتقع جميع الواجبات والمهام على عاتق مالك الأعمال، لذا يتعرض إلى ضغوط كثيرة، وقضاء أوقات كثيرة في العمل.
- المخاطر: تعد المخاطر من التحديات التي تواجه الأعمال، ولا يمكن القضاء عليها تمامًا، لذا يتحتم على مالك الأعمال مسؤولية الحد من هذه المخاطر، أو تقليل الخسائر المتعلقة بها.
- الحيطة والحذر: قد تكون الأعمال الصغيرة ناجحة في بدايتها، لكنها تواجه بعض العوامل الخارجية كالتضخم ، الذي قد يحول دون استمرارية لهذا النجاح، لذا يتوجب على أصحاب الأعمال الصغيرة توخي الحيطة والحذر.
- الالتزام المالي: تحتاج الأعمال التجارية عمومًا إلى رأس مال، قد يقدمه المالك من مدخراته الشخصية، وهذا يؤدي إلى حرمان عائلته من بعض احتياجاتهم، أو قد يلجأ للاقتراض، مما يُعرضه إلى مخاطر عديدة.
