عناصر الإدارة المكتبية
لا شك بأن كفاءة أداء إدارة المكاتب تستند إلى عناصر الإدارة المكتبية المناسبة، فمن العناصر الأساسية للإدارة المكتبية ما يلي ذكره على النحو التالي:
تحديد الغرض من إدارة المكتب
من المهم تحديد الغرض الذي تم إنشاء المكتب من أجله، إذ يجب أن يكون موظفو المكتب على دراية تامّة بالغرض الذي يتم من أجله تنفيذ عمل معين ونتيجة هذا العمل وتأثيره على أداء الأفراد الآخرين، وعليه فإذا لم يكن الأمر كذلك فإن أداء العمل المكتبي لن يحقق الاستخدام الأكثر كفاءة لموارد المكتب ولن يحقق الأهداف المخطط لها والمرجو تحقيقها.
توفير بيئة العمل المناسبة
بلا شكّ أن العمل المكتبي يتطلب جهدًا عقليًا بشكل أكثر وأكبر من العمل البدني، إذ إن العمل الكتابي يتطلب التركيز والعقل الهادئ الذي يجب أن تكون ظروف العمل فيه مريحة للغاية، وذلك من أجل توفير الراحة وظروف العمل الجيدة للموظفين.
يجب صيانة المكتب بالشكل الجيد والمناسب لتوفير الراحة وظروف العمل الجيدة للموظفين، ويجب أن يكون هناك حد أدنى وقليل من الضوضاء، فضلاً عن وجود الأضواء الجيدة والكافية ودرجة حرارة المريحة، إذ إن ذلك يعدّ أمراً مهماً أيضًا لإنتاجية عالية من الموظفين، وعليه فمن واجب مدير المكتب توفير بيئة ممتعة ومريحة لموظفي المنظمة.
استخدام القوى العاملة
يجب أن يكون لدى إدارة المكتب فريق متميز من العاملين والموظفين المدربين ومن ذوي الكفاءة، إذ يجب أن يتم توزيع العمل المكتبي بالتساوي بين الموظفين بحيث لا ينبغي لأي عامل أن يأخذ حصة من العمل أكثر أو أقل من غيره.
يتم تنفيذ العمل المكتبي من خلال تخصيص العمل لكل فرد وفقًا لكفاءته ومهاراته ومجال خبرته، وتوجيه الموظفين للقيام بالعمل بمساعدة الوسائل المتاحة في المكتب خلال فترة زمنية محددة، كما ينبغي أن يكون هناك حوافز ومكافآت وترقيات حتى يتم تحفيز الموظفين على العمل بجدّ وهمّة ونشاط.
استخدام الآلات والمعدات المناسبة
المكاتب الحديثة اليوم مؤتمتة للغاية، لذلك يجب على مدير المكتب الانتباه إلى اختيار الآلات والمعدات المناسبة، وعليه قد يتعيّن عليه أن يعثر ويختار الآلات والمعدات المتوفرة في السوق بشكلها الأنسب والتي تفي بالاحتياجات المنظمة، مثل المجموعة المتنوعة من الآلات الكاتبة والآلات الحاسبة وأجهزة الكمبيوتر والأقلام والورق والحبر والنماذج المكتبية والطابعات وما إلى ذلك، واستخدامها لتحقيق الكفاءة المثلى للعمل المكتبي.
مفهوم الإدارة المكتبية
تُعرف الإدارة المكتبية على أنها العملية التي تنطوي على التصميم والتخطيط لتنفيذ العمل في مكاتب شركة أو منظمة أو مؤسسة ما، إذ إن هذا قد يشتمل على خلق وإنشاء بيئة ملائمة ومناسبة للعمل، فضلاً عن التنظيم والتوجيه لأنشطة موظفي المكاتب من أجل تحقيق الأهداف المرجوة، ويتم تقييم هذه الأنشطة بالإضافة إلى تعديلها بشكل مستمر وذلك بهدف التحسين من الكفاءة و الإنتاجية .
