تحديد موضوع ورشة العمل
الخطوة الأولى للتخطيط لورشة أو ندوة العمل هي تحديد الموضوع؛ حيث يجب على الشخص ان يكون على علم ودراية بهذا الموضوع، ويمكن تحقيق ذلك من خلال دراسة الموضوع والبحث عن المعلومات المتعلقة به، لكي يكون الشخص قادراً على إجابة الأسئلة التي قد تطرأ خلال ورشة العمل، وليكون قادراً على حل المشاكل التي قد يواجهها، وهذا لا يعني ضرورة المعرفة كافة التفاصيل المتعلقة بالموضوع.
تحديد جمهور ورشة العمل
يُعد الجمهور المدعو إلى ورشة العمل الجزء الأساسي لهذه الورشة، ولذلك يترتب على الفرد معرفة وفهم احتياجات هذا الجمهور قبل البدء بعمل أي خطوة، لذا عليه أن يبحث ويجمع المعلومات ليستطيع تحديد احتياجات الحضور؛ فإذا كانت الورشة مخصصة لأفراد شركات أو منظمات معينة، فيمكن التواصل مع أحد أفراد هذه المنظمة، لمعرفة مستوى خبراتهم في هذا الموضوع، أو توقعاتهم من هذه الورشة.
تغطية الجوانب اللوجستية
يجب على الشخص التخطيط لكافة الأمور اللوجتسية المتعلقة بالورشة، مثل حجز غرفة أو قاعة للعرض؛ حيث تؤثر نوعية الورشة وموضوعها على نوع الغرفة التي يجب اختيارها، كما يجب أن تكون الغرفة أو الصالة قادرة على استيعاب المشاركين بشكل مريح، مع الأخذ بعين الاعتبار المتطلبات السمعية، والبصرية، والصوتية، والإضاءة، وسهولة الوصول للكمبيوتر، وغيرها من الأمور اللوجستية.
امتلاك مهارة المرونة
يجب على الشخص أن يكون مرناً، ومستعداً لتغيير محتوى ورشة العمل بناءً على ردود فعل المشاركين، ويمكن له مثلاً تخصيص وقت معين في أجندة ورشة العمل للإجابة عن الأسئلة، ومناقشة المخاوف أو الاهتمامات، كما يمكن له تزويد المشاركين بالأنشطة التي يمكن أن يصوتوا للقيام بأحدها.
اختتام ورشة العمل
يُفضل اختتام ورشة العمل من خلال تقديم ملخص لكل ما تم تقديمه من معلومات، والإشارة إلى الأهداف المتوقعة منها، وكيفية تحقيق المشاركين لهذه الأهداف، كما يُفضل شكر المشاركين على حضورهم وجهودهم.
