السكرتارية
السكرتارية (بالإنجليزيّة:Secretary) هي عمل يعتمد على تنظيم البيانات والمعلومات الخاصّة بعمل ما، أو نيابة عن شخص آخر عادةً يكون المدير المسؤول، وتُعرف السكرتارية أيضاً بأنّها قيام شخص بالعمل عند شخص غيره، أو في مكتب رسمي من أجل تقديم المساعدة في تنفيذ المهام الإداريّة، ومتابعة المراسلات والسجلّات. من التعريفات الأخرى للسكرتارية: هي الوظيفة المرتبطة بمسؤولية مترتبة على فرد يعمل ضمن شركة أو جمعية أو مؤسسة ، ويهتم بمتابعة الشؤون الإداريّة المكلّف بها، مثل حفظ الملفات، وكتابة البيانات، والقيام بالأعمال المكتبيّة.
أصبحت وظيفة السكرتارية لا غنى عنها في جميع الشركات ضمن مخططها التنظيمي، وتعتمد هذه الوظيفة على تميّز الموظف بمجموعة من المهارات، والقدرة على تطبيق المهام الإداريّة والوظيفيّة الخاصة بها، فانشغال المدير في كثير من الأحيان عن تسيير بعض الأعمال الروتينيّة الخاصة في الشركة أدى إلى وجود حاجة ضروريّة لوظيفة السكرتارية؛ من أجل المحافظة على تطبيق هذه الأعمال، مثل كتابة المواعيد وترتيبها، وحفظ الملفات المهمة بطريقة تساعد على الوصول لها بسهولة، وتختار بعض الإدارات موظفين سكرتارية من فئات معينة، ومن أهمها السكرتارية الخاصة والسكرتارية المتخصصة؛ من أجل تنفيذ العديد من الوظائف والمهام ضمن اختصاص كل منها، ومن هنا تظهر الأهمية العامة للسكرتارية بمساعدتها على تطبيق الكثير من المهام، وتقديم العون والمساندة لكافة أعمال الإدارة .
إنّ الصورة المعروفة لمهنة السكرتيرة تعدُّ نمطيّة نسبيّاً؛ لأنّها تعتمد على أفكار سابقة غير مرتبطة بطبيعة الإدارة في العصر الحديث، فيعتقد أغلب الناس أنّ دور السكرتيرة مقتصر في الردّ على الهاتف، وتنظيم الأوراق والبريد من أجل توصيلها للمدير، ولكن يظهر التميز في مهنة السكرتيرة عن غيرها من المهن بأنّها تحتاج إلى ذكاء عالٍ، وقدرة على التعامل بطريقة حسنة مع الآخرين، إضافة إلى التميّز بمظهر مقبول ومناسب لبيئة العمل .
كيفية النجاح في عمل السكرتارية
يعتمد نجاح السكرتيرة الراغبة في التميز على اتصافها بمجموعة من الصفات والمهارات، وأيضاً يجب إدراكها المهام الخاصة في هذا النوع من الوظائف، وفيما يلي معلومات عن أهم المهارات والمهام المطلوبة من عمل السكرتارية:
مهارات السكرتارية
إنّ العمل في مجال السكرتارية يتطلب المهارات الآتية:
- استخدام مهارات الاتصال الكتابيّة واللفظيّة بطريقة جيّدة.
- امتلاك مهارة الدقة في متابعة الأعمال المكتبيّة.
- القدرة على استخدام لغة العلم والإدارة في التحرير والكتابة، وهي اللغة الإنجليزيّة .
- الحرص على تطبيق مسؤوليات العمل، مثل تهيئة وإعداد الوثائق، واستخدام المحتوى الرقمي على شبكة الإنترنت .
- التميز بالقدرة على التنظيم ؛ أيّ تحقيق التوازن بين مجموعة من المهام مثل الاجتماعات والفعاليات، وغيرها من الوظائف الأخرى التي تحتاج إلى ربطها بجدول زمنيّ محدّد.
مهام السكرتارية
يُطلب من السكرتيرة تطبيق العديد من المهام، التي تُعدّ في نطاق عملها السكرتارية، وهي:
- استلام وتصنيف البريد اليومي، وتسجيل صادره ووارده، ثمّ عرضه على الإدارة أو القسم الخاص فيه، والاحتفاظ بنسخة منه للرجوع إليها عند الحاجة.
- إعداد وكتابة التعليمات والقرارات وغيرها من الأمور الإداريّة، والتي تصدر بموجب توجيهات من الإدارة أو الأقسام الداخليّة والخارجيّة، ثمّ متابعة طريقة إرسالها سواءً أكانت بالبريد العادي، أم الإلكتروني، أم الفاكس، أم أي وسيلة اتصال أخرى.
- تقديم ملخّص للإدارة عن أخبار الصحف اليوميّة الورقيّة والإلكترونيّة، والحرص على الحصول على الأخبار الصحفيّة التي تتضمن أيّ معلومات تتعلّق بطبيعة عمل الشركة.
- تحديد وتسجيل وتبديل وإلغاء مواعيد الاجتماعات، أو الزيارات، أو المقابلات الخاصة في الإدارة، سواءً التي تتمُّ داخل مبنى الشركة مع الموظفين أو الأفراد من خارجها، أو الاجتماعات الخارجيّة مثل المؤتمرات.
- التعامل مع الاتصالات الهاتفيّة، وتحويلها إلى المدير أو الشخص المسؤول وفقاً للتعليمات المتّفق عليها مسبقاً، والحرص على إعداد دليل ودفتر عناوين يحتوي على مجموعة من المعلومات، حول أرقام هواتف المتّصلين الدائمين، وعناوينهم البريديّة الإلكترونيّة.
- القيام بكافة المهام العامة المترتبة على عمل السكرتارية، مثل استخدام الحاسوب ، والطباعة، وتصوير الوثائق، والنسخ، وتصميم الجداول وغيرها.
أنواع السكرتارية
يُقسّم العمل في السكرتارية إلى أنواع وهي:
- السكرتارية الخاصة: هي نوع من أنواع السكرتارية التي تتميز بمواصفات معينة يتمُّ تحديدها من قبل المدير ؛ إذ يختار موظفاً أو أكثر للعمل في السكرتارية الخاصة في الإدارة للقيام بمجموعة من الأعمال ومنها:
- استقبال كافة الزوار الذين يأتون لزيارة الإدارة.
- حفظ الوثائق والأوراق الخاصة بالإدارة في ملفات.
- مساعدة المدير على ترتيب الاجتماعات أو رحلات السفر.
- تنظيم المواعيد الخاصة في المدير.
- السكرتارية المتخصّصة: هي السكرتارية التي تعتمد على القيام بوظيفة أو مهمة متخصصة ضمن مجال ما، مثل السكرتير القانوني، أو السكرتير الاقتصادي، أو السكرتير الفني، أو غيرها من المجالات الأخرى، والآتي مجموعة من أهم الأعمال المرتبطة في السكرتارية المتخصصة:
- دراسة ما تقدّمه الإدارة من معلومات أو وثائق ضمن اختصاص السكرتير؛ من أجل تقديم رأي بها أو إعداد خلاصة مناسبة عنها.
- حضور الاجتماعات مع المدير ضمن مجال الاختصاص؛ حتى يتمّ تقديم النصيحة والمعلومات اللازمة.
- متابعة الأبحاث والتقارير ضمن مجال الاختصاص، وتقديمها للإدارة عند الحاجة لها.
- حفظ وتوثيق وترتيب الملفات، والمستندات الخاصة في طبيعة العمل المتخصص.
أهمية السكرتارية
يُعدُّ قسم السكرتارية في المنشآت من الأقسام المهمة، والذي ينفّذ العديد من النشاطات، وتلخص أهميّته في بيئة العمل وفقاً للنقاط الآتية:
- تقليل الأعباء الإداريّة على المدراء؛ من خلال القيام بالأعمال الروتينيّة الخاصة في المكاتب.
- تفعيل التنسيق بين المدراء والأعمال المرتبطة بهم.
- تزويد المدراء بالمعلومات التي تساعدهم على اتخاذ القرارات الصحيحة.
- تأمين التواصل الفعال بين الإدارة والجهات الأخرى داخل الشركة وخارجها.
نشأة السكرتارية
تعتبر أعمال السكرتارية من الوظائف القديمة، وكانت تقتصر في الماضي على حفظ الأسرار، وشروط قبول الموظف اعتمدت بشكل رئيسي على قدرته على القراءة والكتابة، والتميّز بالأخلاق والأمانة، أمّا مصطلح سكرتارية فهو مأخوذ عن الكلمة الإنجليزيّة (Secretary)، مأخوذة من مصطلح (Secret) ومعناه السر، وارتبط تطور هذه الوظيفة بالثورة الصناعيّة في أوروبا، فظهرت العديد من المعدات والأجهزة المكتبيّة التي قدّمت المساعدة في أعمال السكرتارية؛ مما ساهم في تعزيز وجود هذه الوظيفة في مجالات العمل المختلفة.
