طريقة كتابة التقارير

التقارير

إنّ الاشخاص العاملين في مختلف المجالات يحتاجون دائماً لتطوير مهارات التواصل فيما بينهم، وتعتبر التقارير أحد أنواع هذه المهارات، فإنّ كتابة التقرير من الأمور الضرورية في العصر الحديث، فعلى الرغم من اختلاف مواقع النّاس ومجالاتهم إلّا أنّهم بحاجة دائمة لكتابة التقارير وإرسالها إلى الجهات المختّصة.

يعتبر التقرير من طرق التواصل الكتابي بين النّاس، ويعتبر أحد الطرق الفعّالة في نقل البيانات والمعلومات من مكان إلى آخر، ويعبّر أيضاً عن النتيجة النهائية والملخّص الذي يُكتب بشكل دقيق باستخدام وسائل الكتابة المختلفة كالأوراق أو الحواسيب لشرح قضية ما أو حدث معيّن، ووسيلة لتوثيق النتائج والحلول الناتجة.

طريقة كتابة التقرير

إعداد التقرير

في هذه الخطوة يجب اختيار الإطار الكامل للتقرير حتّى يُقدّم النتيجة المطلوبة، وأنّ يُحدد موضوع التقرير الشامل، والنتيجة المطلوبة منه، والجهة المستقبلة له، والفائدة التي تنتظرها نتيجةً لقرائته، وأيضاً تحديد المعلومات والنتائج المطلوبة، واستخدام وسيلة مناسبة لتوصيل المعلومات للاشخاص الآخرين.

ترتيب التقرير

تتضمّن هذه المرحلة تدوين الأفكار الرئيسيّة والفرعيّة للتقرير باستخدام أسلوب السرد المنطقيّ؛ فتجب كتابة العنوان، والتاريخ، وعدد الصفحات، والجهة التي ستقرأ التقرير، ومكوّناته أي القضايا التي يحتويها التقرير، والمرفقات الخاصّة به في الصفحة الأولى، وكتابة المقدّمة والأسباب الدافعة لكتابة التقرير، وفكرة شاملة عن القضايا الخاصّة بالتقرير في الصفحة التالية حتى تتشكّل صورة عامّة للقارئ عن التقرير.

العرض

في هذه المرحلة يجب كتابة الموضوع الأساسي للتقرير، وذكر النقاط الأساسية والفرعية؛ أي كتابة جميع الحقائق والأحداث بتسلسلٍ منطقيٍ وبسيط، كما يجب كتابة المعلومات بشكلٍ دقيقٍ وشامل، وكتابة الأفكار على شكل فقرات قصيرة ومختصرة وتتّصف بالشمولية العامّة، كما يُفضّل دعم التقرير بالجداول، والرسومات البيانيّة؛ وذلك لأنّها تساعد القارئ على استيعاب وفهم المعلومات بشكل أفضل.

الخاتمة

تتضمّن الخاتمة مجموعة من النتائج المطلوبة من التقرير، وعدّة اقتراحات وتوصيات، وغالباً ما ترتبط فقرة التوصيات بالملخّص النهائي للتقرير، كما تتضمّن التوصيات عدداً من الأفكار التي يمكن تطبيقها مستقبلاً لحل قضية ما، وتجب مراعاة أن تكون الخاتمة قصيرةً ولا تتضمّن عناوين جديدة.

تنسيق التقرير

تعتبر هذه القضية من الأمور المهمّة عند كتابة تقرير معيّن؛ حيث يجب الاهتمام بالشكل الخارجي للتقرير، لذلك يجب الانتباه لحجم الخط المستخدم في الكتابة نوعه بحيث يكون مناسباً وواضحاً عند القراءة، كما يجب الالتزام باستخدام اللون الأسود للكتابة حفاظاً على رسمية التقرير، واستخدام حجم ونوع الأوراق المعتمد أي لا يجب استخدام أوراق كبيرة جداً أو صغيرة جداً.