دور نظم المعلومات في المنظمات
تعمل المنظمات جاهدةً لتكون رائدة في السوق في مجالاتها المتعددة، ومع ذلك توجد العديد من الضغوطات والمعيقات؛ الموجودة في البيئات المختلفة التي يمكن أن تعيق تحقيق هذا الهدف، مثل: عوامل الركود، والتضخم، وزيادة المنافسة.
لذلك تبحث المنظمات عن استراتيجات تؤدي لها مزايا تنافسية وتساعدها على تحقيق أهدافها، وتُعتبر نظم المعلومات إحدى هذه الاستراتيجات داخل هذه المنظمات، حيث تقوم أنظمة المعلومات على العديد من الأدوار داخل المنظمات، وفيما يأتي بيان ذلك.
تخزين المعلومات وتحليلها
حديثاً لم تعد العديد من الشركات تُدير بياناتها ومعلوماتها يدويًا؛ باستخدام السجلات وتنسيقات النسخ المطبوعة، فمن خلال أنظمة المعلومات أصبح بإمكان الشركات الاستفادة من قواعد البيانات ؛ المتطورة والشاملة، والتي يمكن أن تحتوي على جميع البيانات، التي يمكن تخليها بما يتعلق بالمنظمة.
كما تقوم أنظمة المعلومات بتخزين المعلومات وتحديثها وحتى تحليلها، كما يمكن للشركة استخدامها بعد ذلك لتحديد الحلول؛ لما يواجهها من المشاكل الحالية والمستقبلية، إضافةً لذلك يمكن لهذه الأنظمة دمج البيانات من مصادر مختلفة، داخل الشركة وخارجها، مما يجعل المنظمة مواكبة للأداء الداخلي والفرص والتهديدات الخارجية.
تسهيل عمليات اتخاذ القرار
تعمل المنظمات على استخدام أنظمة المعلومات؛ لصياغة الخطط الاستراتيجة ، واتخاذ القرارات المتعلقة بتطور المنظمة وازدهارها، كما تستخدم المنظمات أنظمة المعلومات لتقييم المعلومات من جميع المصادر، كما تساعد هذه التحليلات على تحليل ومقارنة الاتجاهات المختلفة في السوق، ومعرفة مدى كفاءة وكفاية القرارات الاستراتيجية المتُخَذة.
المراقبة والتحكم
تُعد مراقبة أنشطة الموظفين والتحكم فيها من الوظائف الأساسية لأنظمة المعلومات، كما ينطبق هذا بشكل خاص على المعاملات المالية التي يتوجب على الإدارة فيها منع الاحتيال والسرقة، وفي هذا الدور بالذات يعمل أمن نظم المعلومات عملاً مهماً للغاية.
حيث تعتمد المنظمات عليه؛ لتتبع المدفوعات المستلمة من العملاء والفواتير من الموردين، كما يفرض النظام فيه وظائفه الرقابية، من خلال السماح للموظفين المصرح لهم فقط بتسجيل الدخول، والوصول إلى الوظائف ذات العلاقة.
دعم عمليات الأعمال المختلفة
تدعم نظم المعلومات عملية الأعمال والعمليات في العديد من متاجر البيع بالتجزئة ، فعلى سبيل المثال: تستخدم معظم المتاجر الآن نظم المعلومات القائمة على استخدام الحاسوب؛ وذلك لمساعدة موظفيهم لتسجيل مشتريات العملاء، ودفع الرواتب وتقييم اتجاهات المبيعات، وغيرها من العمليات.
كما تقوم أنظمة المعلومات بوظائف عديدة في دعم العمليات، بما في ذلك كشوف المرتبات وتخزين سجلات الموظفين، وتخزين مستندات الشركة ومعالجة بطاقات الائتمان، كما يمكن لنظم المعلومات جدولة المهام والعمليات مع الاحتفاظ بسجلات الجودة، كما تستخدم العديد من المنظمات نُظم المعلومات لإنتاج منتجاتهم وخدماتهم.
دعم الميزة التنافسية للأعمال
يساعد التطبيق المُبتكر لأنظمة المعلومات المنظمات على اكتساب ميزة استراتيجية على المُنافِس، كما يمكن لنظم المعلومات الاستراتيجي أن يساعد على توفير المنتجات والخدمات، التي تمتع بها الأعمال التجارية بميزة تنافسية على منافسيها.
