أساليب الإدارة التقليدية
تستخدِم إدارة المشاريع تقنيات حُدثت عبر الزمن لتخطيط النشاطات ومراقبتها وتقدير الزمن الصحيح لبدايتها ونهايتها، وتهدف بشكل رئيسي للوصول للنتائج المرجوة من المشروع وفق جدول زمني مُحدد مُسبقًا، ودون تجاوز الميزانية، وهذا كُله ضمن مواصفات المشروع.
قُدمت نُظم الإدارة التقليدية رسميًا لأول مرة في خمسينات القرن الفائت، وهذا بالرغم من وجودها منذ آلاف السنوات، فشاهدنا بناء مباني عظيمة كالإهرامات في عصور قديمة، وشاهدنا سكك الحديد منذ ما يقارب 300 عام وهي تعبر القارات، وهذا كُله نتيجة إدارة المشاريع التقليدية.
تعتمد إدارة المشاريع التقليدية على مراحل المشروع الأساسية دون إضافات، وهي البدء بالمشروع والتخطيط السليم له، والتنفيذ وفق الجدول الزمني المُحدد، والتحكم بمراحل المشروع، وإغلاقه بالشكل السليم، إذًا فإدارة المشاريع التقليدية غالبًا ما تُستخدم في المشاريع ذات التسلسل ولا تحتاج لتغيرات في مجراها.
خطوات بالمشروع
أرك رواد الأعمال وأصحاب رؤوس الأموال حاجتهم لوجود إدارة سليمة للمشاريع، وهذا لمواكبة التطور التكنولوجي والوتيرة السريعة لتطور العالم، والطلب المُتزايد على المشاريع الجديدة، وهنا بدء التخطيط لوجود منهجية لتنظيم العمل، ولتطوير مسارات المشاريع، فتم إنشاء إدارات خاصة لتخطيط بدء المشاريع، ولوضع جميع مهام العاملين بها في تسلسل إداري مُنظم.
مخطط جانت
انشأ هذا الجدول المُخطط العالمي الشهير هنري جانت وحمل اسمه، وهو يُعتبر أب إدارة المشاريع التقليدية، ويمنح هذا المُخطط نظرة عامة للمشروع قبل بدايته، وبناء مُخطط إداري للمشروع يتم عبر الإكسل بدلًا من المُخططات اليدوية القديمة أو باستخدام الكُتل المغناطيسية، وهذا المُخطط يُحقق مجموعة كبيرة من الفوائد أبرزها تنظيم جميع الأفكار والمُخططات في مكان واحد وإطار زمني واحد.
يُخصَّص الجزء العلوي من مُخطط جانب لمقياس الوقت، بينما الجزء الأيسر لأنشطة المشروع، ويظهر كل نشاط بشريط مُنفصل، بينما يُشير العمود لمُدة النشاط وموعد بدايته ونهايته، وأهم ما يُشير له هذا المُخطط ما يلي:
- تاريخ بدء ونهاية المشروع.
- مهام المشروع.
- العاملون على كل مهمة.
- الطريقة السليمة لتداخل النهام وترابطها معًا.
- الوقت الذي يستغرقه كل مهمة.
أصبح مُخطط جانت مُستخدمًا في كافة المشاريع وليومنا هذا، وأكثر ما يُفيد هو جعل إدارة المشروع تبذل جهدًا أقل بتتبع خطواته وموظفيه، ولتتبع جداول المشروع، كما يساعد على فهم العلاقة بين المهام المُختلفة، وبإبقاء فريق المشروع على إطلاع بمهامه والجداول الزمنية لإكمال المشروع بشكل ناجح وصحيح.
مثلث إدارة المشروع
توجد العديد من القيود الإدارية والمالية في المشاريع، وحلها في قواعد مثلث إدارة المشاريع الذي استُخدم منذ عِدة عقود في إدارة المشاريع التقليدية، فمن المستحيل إدارة أي مشروع دون السيطرة على هذه القواعد، وحفاظ توازنها والسعي له بإصرار، وداخل المثلث ينتج جودة المشروع، وهو الهدف النهائي لكُل مشروع، فكلما اختل أحد القواعد الثلاث للمُثلث كان ما داخله بجودةٍ أقل. أركان هذا المثلث الثلاث هي:
تُحدَّد جميع خطوات تطوير وتنفيذ المشروع في بداية المشروع، وهذا ما يسمى مجال المشروع، ويضم المجال ما سيتم القيام به، وما هو صعب، وما لا يمكن القيام به، وهذا يُعد مرحلة البناء الأولى لمشروع تقليدي ناجح.
التحكم في العمليات وإجراء التغييرات اللازمة بالوقت المناسب هو قاعدة المُثلث الثانية وهي الزمن، وهي أحد أكبر تحديات مدير المشروع وأعضائه، فلا يمكن التحكم أبدًا بالزمن، ولكن يُمكن الوصول للأهداف المرجوة بالتخطيط الزمني السليم.
تحديد الميزانية والتقيد فيها من الأمور الهامة في تنفيذ أي مشروع، وهذه هي القاعدة الثالثة لمُثلث المشروع، ويُساعد التقيد بالتكلفة، ووضع الميزانية الصحيحة بتنفيذ المشروع وفق خطوات وبشكل دقيق جدًا.
الجودة
تضمن بناء المشاريع الجديدة وجود إدارات للجودة، وهي تنقسم لجزأين هما:
تمنع هذه الإدارة وجود أي ثغرات إدارية في خطوات تنفيذ المشروع ، وتعمل على تحسين الأداء والجودة في المشاريع.
تهتم إدارة جودة العمليات بالعمليات التجارية والمالية، إذ تحرص على تحليل وجمع المعلومات المُتعلقة بالأمور المالية للمشاريع، وتحليلها وإعطاء النتائج للإدارة لتطوير وتحسين الأداء دون تجاوز الميزانية.
إدارة المشاريع الحديثة
تختلف إدارة المشاريع الحديثة عن التقليدية بإتباعها نهجًا مُستخدمًا للبرمجيات والتكنولوجيا في غالبية مراحل المشروع، وتسعى إدارته لمزيد من التركيز على الأدوات والعمليات، وتوثيق كل خطوة من برنامج العمل، وتعاون العاملين، واستجابة المشروع لخطوات التغيير المُستمر.
توجد عدة فوائد لإدارة المشاريع الحديثة، وأبرزها:
- تحسين جودة العمل.
- تزيد من الشفافية في المشاريع.
- المرونة في تحديد أولويات العمل.
- التنبؤ الدقيق بالتكاليف والأموال المُنفقة.
- تسليم المشروع بشكل مُبكر غير متوقع من قبل العميل.
