العون الإداري
العون الإداري يُعرف بالمساعد الإداري أيضاً، وهو منصب أو فئة وظيفيّة ذات نطاق واسع تحتاج إلى تعيين شخص مختص بتقديم كافة أنواع الدعم الإداري لجميع الأفراد والجماعات في مختلف الشركات التجاريّة.
يمكن تعريف العون الإداري أيضاً بأنّه شخص تقع على عاتقه تأدية المهام والواجبات التي يقوم بها السكرتير ؛ ومن أهم هذه المهام الكتابة وتنظيم الملفات، والإجابة على المكالمات الهاتفيّة؛ بالإضافة إلى تدوين الملاحظات خلال المؤتمرات والمجتمعات المنعقدة، كما توكل إليه مهمّة الإشراف على الخدمات اللوجستية أحياناً، هذا ويؤدّي دوراً هامّاً في تعاونه مع المشرفين القائمين على المشاريع المهمّة في حياة المنشأة.
مهام العون الإداري
وظيفة العون الإداري تعد النقطة الأكثر بعداً عن السكرتير، لتضم كافة المهام المتعلقة بالخدمات اللوجستية كطلب المعدات، والأوراق التي يتم تداولها داخل المنشأة وخارجها، والعمل على ترتيب الجداول وتنسيقها.
كما تُوكل إلى المساعد الإداري دور مزوّد المعلومات، إذ يكون بذلك مصدراً خاصّاً للمعلومات مع الجمهور، حيث يزودّهم بما يحتاجونه من معلومات، ويكون المتصرّف الأول باسم الشركة في كثير من المواقف والأمور التي تتطلب موقفاً حازماً.
يشار إلى أنه من الممكن توكيل العون الإداري بمهمّة تدريب الموظفين الجدد على العمل، ويُخّص بالذكر تلك الفئة التي ستتولى مهامّاً إداريّة حسّاسة، تكون بحاجة إلى خبرة العون الإداري حول كيفيّة إتمام العمليّات المعرفية في المنشأة، والكيفيّة التي يتم بها التعامل مع المعدات المكتبية، وتالياً بعض الوظائف المختصرة التي يقوم بها العون الإداري:
- مد يد العون في كافة جوانب التنظيم الإداري، والحرص على متابعة الدليل وصيانته أولاً بأول.
- مراقبة مستويات الأسهم بدقة، مع الحرص على إدارة وتنظيم أمور جرد الأصول والإمدادات إلى جانب تقديم المصادر للمورّدين والفواتير.
- العمل مليّاً على حل المشاكل أولاً بأول من خلال إيجاد التنسيق المستمر بين الإدارات والوحدات العاملة.
- القيام بعمليّة الجدولة للمهام ذات العلاقة بالاجتماعات والمقابلات وما تحتاج إليها من تنسيق.
- إرسال البريد والطرود والفاكسات.
- استخدام برامج MS-OFFICE في إعداد المراسلات التجاريّة.
أنواع العون الإداري
تشمل أنواع العون الإداري ما يلي:
- موظف إداري تحت مسمّى عون أو مساعد إداري، ويتم تعيينه بشكل خاص لبعض الفرق والأقسام ضمن شركة معيّنة تتعلق بأمور إدارة الأقسام كالموارد البشرية ، والتسويق، وتقنية المعلومات .
- السكرتير، ويسمى أحياناً المساعد التنفيذي، وهو ذلك الشخص المسؤول عن تقديم الدعم لجميع الأفراد من ذوي المستوى الرفيع في المنشأة، ويدخل في نطاق مسؤوليّته غالباً التعامل مع المعلومات والبيانات الخاصّة بالأفراد.
- موظف الاستقبال، وتتمثل مهمته بالإجابة على الاتصالات الهاتفيّة، وتدوين واستلام الرسائل الخاصّة بالمكتب، بالإضافة إلى استقبال زوار المكتب.
- مساعد المشروعات، ويقتصر نشاطه على دعم المشاريع في المنشأة.
- المساعد الشخصي.
- الموظف المكتبي، ويقوم بحفظ الملفات وإدخال البيانات مكتبيّاً.
- مساعد الحسابات.
- مساعد الإنتاج.
