تعريف إدارة المواد بالشراء والتخزين
يقصد بإدارة المواد (بالإنجليزية: Materials management) هي سلسلة من التدابير التي تضعها الشركة فيما يتعلق بإدارة المنتجات والسلع والموارد البشرية والمواد الأولية التي تحتاجها بالكيفية والنوعية والجودة المطلوبة والمصادر.
بالإضافة إلى تحديد كمية المواد التي تلزمها للشراء منعاً لاحتمال حدوث التلف أو لشراء كميات أكبر من حجم الاحتياج لديها، وكيفية تخزين هذه المواد واستخدامها وصولاً إلى المستهلك النهائي.
أهداف إدارة المواد بالشراء والتخزين
تهدف الشركات من وجود سياسة تتعلق بإدارة المواد بالشراء والتخزين إلى تحقيق أهداف عدة، منها ما يأتي:
- زيادة كفاءة القرارات المتعلقة بسير عملية الإنتاج بما يحقق أهداف المؤسسة.
- زيادة الحصول على أفضل الأسعار بالجودة المطلوبة وبما يحقق ربحية المؤسسة.
- توفير المواد الأولية ومستوى التخزين المثالي بما يقلل من المخاطر المالية للمؤسسة.
- ضمان سير المؤسسة وحصولها على أهدافها والنتائج المخطط لها وعدم الانحراف.
- تحقيق التنسيق بين مؤسسات الشركة وأقسامها ووحداتها بما يعزز من نجاح الأعمال.
- تقليل التكلفة وذلك بالحصول على مواد أولية ذات جودة وتلبي رغبات المستهلك في السوق.
وظائف إدارة المواد بالشراء والتخزين
تهدف الشركات من وجود سياسة تتعلق بإدارة المواد بالشراء والتخزين إلى وظائف عدة، منها ما يأتي:
- تحديد أسعار المواد التي تحتاجها بما يتوافق مع ميزانية الشركة.
- تحديد الحاجة من المواد الأولية والموارد البشرية بالكفاءة والنوعية.
- فحص المواد ومراقبتها بما يحقق الجودة ورغبات المستهلكين.
- تحديد سياسة استلام المواد وكيفية نقلها بين الإدارات والوحدات.
- تنفيذ خطط وبرامج الإنتاج بما يحقق تخفيض تكلفة الإنتاج.
مكونات سياسة إدارة الشراء
هناك أصول علمية تتبناها الشركات في إدارة المشتريات التي تحتاجها، وهي ما يأتي:
- الشراء بالجودة المطلوبة والرقابة عليها.
- تحديد الكمية المناسبة للشراء.
- تحديد مصادر الشراء.
- تحديد السعر المناسب للشراء.
- تحديد الوقت المناسب للشراء.
مكونات سياسة إدارة التخزين
هناك أصول علمية تتبناها الشركات في إدارة المخزون التي تمتلكها، وهي ما يأتي:
- كيفية استلام المواد من الموردين.
- كيفية التسليم عند تحويل المواد من المخازن الفرعية إلى المخازن المركزية.
- كيفية التسليم عند إرجاع السلع من إدارة الإنتاج أو الإدارات الأخرى.
- كيفية صرف المواد بالتوقيت والمكان المناسب.
- كيفية صرف المواد عبر الإدارات المختلفة.
علاقة وظيفة الشراء بالوظائف الأخرى في المؤسسة
ترتبط وظيفة الشراء بين وظائف المؤسسة وأقسامها المختلفة، وهي ما يأتي:
يرتبط الشراء بقسم الإنتاج ارتباطاً وثيقاً، لأن مهمته توفير ما تحتاجه الشركة من مستلزمات فيما يتعلق بالمواد الأولية والموارد البشرية، وجميع الخطط والبرامج التي تهدف لتحقيق أهداف الشركة بالمواصفات والجودة والنوعية المطلوبة، والتي تلبي حاجات المستهلكين.
يرتبط الشراء بقسم البيع ارتباطاً وثيقاً، حيث تشمل سياسات البيع وكيفية تسويق المنتجات ، وتحقيق المنافسة الاقتصادية في السوق.
يرتبط الشراء بقسم المالية ارتباطاً وثيقاً، حيث تبحث في كيفية تموين الشركة بالمواد وبالسعر المناسب لها حسب الميزانية الموجودة.
يرتبط الشراء بقسم التخزين ارتباطاً وثيقاً، حيث تبحث في كيفية تخزين المواد، والرقابة عن المخازن التابعة لها.
