بحث حول نظم المعلومات

تعريف نُظُم المعلومات

تُعدّ نُظم المعلومات (Information Systems) من أهم ما يُدرَّس للطلبة في قطاع الأعمال، ويمكن تعريفها حسب مكوناتها أو حسب دورها؛ فحسب مكوناتها تُعرَّف بأنّها منظومة من المكونات المادّية (Hardware)، والبرمجيّات (Software)، والشبكات (Networks) التي يبنيها الأشخاص، ويستخدمونها لجمع البيانات (Data)، وتكوينها، وتوزيعها، أمّا حسب دورها فتُعرَّف بأنّها مكونات مرتبطة، تعمل معاً لجمع المعلومات (Information)، ومعالجتها، وتخزينها؛ للمساعدة على اتخاذ القرار، والتنسيق، والتحكم، والتحليل داخل المؤسّسة .

مكوّنات نُظُم المعلومات

تتكون نُظم المعلومات من خمسة مكونات مختلفة تعمل معاً؛ هي المكونات المادّية، والبرمجيات ، والبيانات، والأشخاص، والمعالجة؛ لتضيف قيمة معيّنة للمؤسسة، وفيما يأتي تفصيل لكلّ منها:

• المكونات المادّية (Hardware): هي الجزء الماديّ الفيزيائي من مكونات نُظم المعلومات، مثل أجهزة الحاسوب (Computers)، ولوحات المفاتيح (Keyboards)، ومحرّكات الأقراص (Disk Drives)، والأجهزة اللوحية آيباد (iPads).
• البرمجيات (Software): هي مجموعة من التعليمات التي يكتبها المبرمجون (Programmers) للتّحكم بالمكونات الماديّة (Hardware)، وتُقسَم إلى فئتين، هما:
  • أنظمة التشغيل (Operating System): مثل نظام تشغيل ويندوز (Windows) لجهاز الحاسوب، ونظام تشغيل الأندرويد (Android) للهواتف المحمولة .
  • التطبيقات (Application): مثل برنامج إكسل (Excel)، والألعاب المختلفة.
• البيانات (Data): هي ما يتم تجميعه وتنظيمه في قاعدة البيانات (Data Base)، وتُستخدَم كأداة فعّالة لصناعة واتخاذ القرارات في المؤسسة.
• الأشخاص (People): هم القوى البشرية المرتبطة بنُظم المعلومات، ويُعدّ الأشخاص عناصر أساسيةً في المنظومة ابتداءً من موظفي الخدمة (Help-Desk Workers)، إلى مُحلّلي الأنظمة (Systems Analysts)، إلى المبرمجين (Programmers)، حتّى كبير موظّفي المعلومات (Chief Information Officer).
• المعالجة (Process): مجموعة متسلسلة من الخطوات التي تُطبَّق على البيانات؛ لتحقيق الناتج النهائي المطلوب، وتهتمّ المؤسّسات ذات التنافسية العالية التي تطمح إلى التفوق على منافسيها بهذا الجزء.

أنواع نُظُم المعلومات

لنُظم المعلومات خمسة أنواع رئيسة، هي:

• نُظم معالجة المعاملات (Transaction Processing System): تسمح نُظم معالجة المعاملات بجمع المعاملات، وتحويلها، وتخزينها، وعرضها، وتعديلها، وإلغائها، وتمنح هذه النُظم القدرة على القيام بعدّة معاملات في الوقت نفسه، وتُستخدَم البيانات المُخزَّنة في قواعد البيانات (Data Base) لتوليد التقارير، مثل: الفواتير (Billing)، والأجور(Wages)، وملخصات المخزون (Inventory Summaries)، وجداول التصنيع (Manufacturing Schedules)، وسجّلات الشيكات (Check Registers).
• نُظم المعلومات الإدارية (Management Information Systems): هي نظام معلومات يستخدم البيانات المجموعة من نُظم معالجة المعاملات (Transaction Processing System)؛ لإنشاء تقارير يستطيع المدراء استخدامها في حل المشاكل، وتُستخدَم بعض هذه التقارير كملخصات أو تقارير مخصّصة؛ بهدف زيادة كفاءة النشاط الإداري.
• نُظم دعم القرار (Decision Support Systems): تساعد هذه النُظم على صناعة القرارات عن طريق تحليل البيانات؛ لتكوين توقعات إحصائية (Statistical Projections) ونماذج بيانات (Data Models)، وهي بذلك تدعم صُنّاع القرار في المؤسسات بأسس علمية وأرقام دون التأثير على حكمهم، وتساعدهم على حل المشكلات باستخدام بيانات خارجية.
• الأنظمة الخبيرة والشبكات المحايدة (Expert Systems and Neutral Networks): تُعدّ الأنظمة الخبيرة أو ما يُعرَف بالنظام القائم على المعرفة (Knowledge Based System) نظاماً محوسباً، تمّ تصميمه لتحليل البيانات، وإنتاج التوصيات (Recommendations)، والتشخيصات (Diagnosis)، والقرارات (Decisions)، أمّا النظام المُحايد (Neutral System) فهو يستخدم أجهزة الحاسوب لتعزيز الطريقة التي قد يُعالج بها الدماغ البشري المعلومات، ويتعلمها، ويتذكرها.
• نُظم المعلومات في المنظّمات (Information Systems in Organizations): يجمع هذا النظام البيانات، ويخزّنها، ويعالجها؛ ليعطي المؤسسة أو المنظّمة معلومات مفيدة ودقيقة، ويشمل هذا النظام معلوماتٍ عن جمع البيانات من الأشخاص والآلات التي تجمع البيانات، وتعالجها، وتنتجها، وتخزّنها، بالإضافة إلى الشبكات التي تدير هذه العملية وتَحكُمها.

أهمية نُظُم المعلومات

تعود أهمية نُظم المعلومات إلى قدرتها على معالجة البيانات من مدخلات الشركة، وإنشاء معلومات مفيدة لإدارة العمليات، ولزيادة فاعليّة هذه العملية يمكن إضافة المزيد من البيانات لجعل المعلومات أكثر دقة، أو لاستخدامها بطرق جديدة؛ كما في الأمثلة الآتية:

• أنظمة الاتصالات (Communication Systems): يُمكن لنظم المعلومات أن تجعل عملية الاتصال أكثر فاعلية عن طريق تمكين المدراء من الاتصال السريع مع الموظفين، وذلك بتخزين المستندات (Documents) في مجلدات (Folders) تتمّ مشاركتها مع الموظفين الذين يحتاجون هذه المعلومات، ويمكن لكلّ موظف إضافة المعلومات عن طريق إجراء تغييرات يتتبّعها النظام، ثمّ يجمع المدير المدخلات ويرسل المستند المُنقَّح إلى الجمهور المُستهدَف من الموظفين.
• إدارة العمليات (Operations Management): يُمكن أن توفر هذه الأنظمة معلومات كاملة وحديثة، ممّا يسمح بتشغيل المؤسسة بكفاءة أكبر عن طريق توظيفها للحصول على تكلفة أقلّ من المنافسين، أو لتقديم خدمة عملاء (Client Service) أفضل، كما تمنح بياناتٍ عن مبيعات العملاء.
• صناعة القرار (Decision-Making): يُتيح نظام المعلومات للشركة المساعدة في اتخاذ قرارات أفضل، وذلك بتقديم جميع المعلومات، وتوقُّع نتائج القرارات، ويتضمن القرار اختيار مسار عمل ذي عدّة بدائل وتنفيذ المهام المقترنة به، ويُتيح استخدام نظام المعلومات طرح سيناريوهات مختلفة لكل بديل، ثمّ حساب المؤشرات الرئيسة، مثل: المبيعات (Sales)، والتكاليف (costs )، والأرباح (Profits)؛ لتحديد البديل ذي النتيجة الأكثر فائدةً.
• حفظ السجلّات (Record-Keeping): تُستخدَم سجلّات المؤسسة لأغراض مالية وتنظيمية، ولإيجاد أسباب المشاكل واتخاذ الإجراءات؛ فنظام المعلومات يخزّن المستندات، وتاريخ المراجعة، وسجلات الاتصالات، والبيانات التشغيلية، وينظّم البيانات، كما يعالج المعلومات ويقدّمها لإعداد تقدير التكاليف، وتحليل كيفية تأثير الإجراءات على الشركة.

مشاكل إدارة نُظُم المعلومات

رغم الأهمية الكبيرة لنُظم المعلومات إلا أنها واجهت العديد من المشاكل حتّى في الدول المتقدمة التي تستخدم معدّات متطوّرة، مثل: المملكة المتحدة، والولايات المتحدة الأمريكية ، وقد تم إجراء العديد من الدراسات لمعرفة الأسباب المؤديّة لهذه المشاكل، ومنها:

• عدم إشراك الإدارة في عملية تصميم نظام المعلومات الإدارية.
• استخدام تطبيقات معالجة بيانات ذات مستوى منخفض؛ خاصّةً في مجال المحاسبة (بالإنجليزية: Accounting).
• عدم قدرة متخصصي المعلومات في الإدارة على تقدير متطلبات المعلومات، أو حل المشاكل التنظيمية الموجودة.
• عدم توفّر الدعم من إدارة المؤسسة.