مفهوم العصف الذهني عن بعد
العصف الذهني هو أسلوب اتصال جماعي يقوم الأفراد فيه بتوليد أفكار وحلول جديدة ومبتكرة لحل مشاكل معينة في ظل ظروف خاضعة للرقابة وبيئة حرة التفكير، والعصف الذهني عن بعد نوع من التفكير الذي يستخدم طرقًا تعتمد على جهاز الحاسوب والإنترنت لتوليد أفكار وحلول جديدة لمجال معين،وفي عصرنا الحالي قد لا يعمل الكثير منا في نفس المكان كما كان الوضع سابقًا، لكن ما زالت توجد حاجة للابتكار وتوليد الأفكار، ويمكننا من خلال إستراتيجة العصف الذهني عن بعد التوصل إلى ابتكارات وحلول جديدة.
إستراتيجيات العصف الذهني عن بعد
العصف الذهني عن بعد يساهم في التخطيط التعاوني و العمل الجماعي ، ويمكن تنفيذه في أماكن العمل والجامعات وغيرها، وفيما يلي إستراتيجيات يمكن أن تساعدك في إدارة جلسات العصف الذهني عن بعد بنجاح:
استخدام برنامج العصف الذهني المخصص
يجب توفير البرامج والتقنيات الجديدة للسماح للمشاركين بالتعبير عن أفكارهم بسلاسة، فاختيار الأداة المناسبة هو ما يحدد سير الجلسة، ويفضل أن يسمح البرنامج بمشاركة المواد على السبورة، وإنشاء ملاحظات، وغيرها، ومن الأدوات الموجودة لتبادل الأفكار عن بعد أداة (MiroApp) التي توفر لك تصويتًا مجهول الهوية، وتمكنك من استخدام الملاحظات اللاصقة والمخططات والصور والمستندات.
تدريب الفريق على استخدام أداة العصف الذهني
حتى تتم الجلسة عن بُعد بسلاسة، لا بد أن تكون أنت وفريقك على دراية بالمميزات التي توفرها الأداة التي قمت باختيارها، ويمكن التخطيط لورشة عمل لتعليم الموظفين أو المشاركين حول استخدامها.
تجربة عدة تقنيات واختيار الأفضل
عند التدريب على عمل البرنامج، يمكنك تجربة تقنيات العمل المختلفة؛ كالقوالب الجاهزة أو المخططات التي تتطابق مع الهدف من مشروعك، والقيام بإجراء تقييم واستطلاع بعد كل اجتماع.
إجراء العصف الذهني عبر دردشة الفيديو
أثناء العمل على السبورة فكر في عمل محادثة فيديو، فعلى الرغم من أن بعض الأدوات توفر لك إمكانية إدارة الجلسة بشكل مباشر إلا أن ذلك قد يكون غير كافٍ.
كيفية العصف الذهني عن بعد
فيما يلي نصائح لتشغيل عصف ذهني فعال عن بعد:
- تحديد النطاق: يكون ذلك من خلال:
- تحديد سبب الجلسة: يجب تحديد الهدف من الجلسة والنتائج المتوقعة بوضوح، والتحقق من أن الموضوع يستحق أصواتًا متعددة معًا في نفس الغرفة، وإلا فإنك تخاطر بإضاعة وقت الآخرين.
- اختيار المشاركين بعناية: التزم بالمشاركين الأساسيين فقط، بالرغم من ذلك، قد تكون أحيانًا بحاجة إلى مداخلات من أشخاص معينين مثل خبراء في الموضوع.
- الاختصار: يفضل أن يكون وقت الجلسة ساعة كحد أقصى، حتى لا يشعر الناس بالملل أو يتشتت انتباههم أو يتراجعوا عن التعامل مع الأولويات المتنافسة.
- تجهيز المشاركين: أخبرهم بما هو متوقع منهم مسبقًا حتى يعرفوا كيفية الاستعداد والحضور لتحقيق أقصى استفادة من وقتكم معًا.
- المحافظة على تركيز المشاركين: اطلب من المشاركين الاحتفاظ بالكاميرات الخاصة بهم قيد التشغيل وإيقاف الميكروفونات إلا عند التحدث، فهذا يساعد الجميع على الشعور بأنهم جزء من الحديث، دون إحداث فوضى غير ضرورية.
- تسهيل تعاون المشاركين: توجد بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل الجلسة أكثر سلاسة، مثلًا يمكن إعداد شاشة ليشير إليها الجميع عند الضرورة، أو مشاركة المستندات مع المشاركين، ويمكن استخدام المجموعات الفرعية لمناقشة المطالبات وتوليد الأفكار بدلًا من البقاء في مجموعة واحدة كبيرة طوال الوقت.
- اختتام الجلسة: قبل إنهاء الجلسة يمكن طلب أي أفكار لم يتم التقاطها في المستند المشترك حتى تتمكن من التأكد من أنها جزء من المعلومات المجمعة، وبعد الجلسة أرسل ملخصًا موجزًا لما تعلمته ولا تنسَ أن تشكر فريقك على المشاركة.
توجيه جلسة العصف الذهني عن بعد
يمكنك توجيه المشاركين في العصف الذهني ومنحهم مساحة للإبداع من خلال ما يلي:
- قم بتذكير المشاركين بأن يفكروا على نحو أكبر، فالعصف الذهني لا يتعلق بتوليد أفضل الأفكار بل بابتكار أكبر عدد ممكن من الأفكار.
- لا تسمح بانتقاد الأفكار، فنظرًا لأن الأولوية للكمية لن تكون كل الأفكار واقعية، بالإضافة إلى أن المشاركين سيركزون على الحكم بدلًا من الابتكار .
- رحب بالأفكار الغريبة، فالفكرة التي تخرج قد توجه المحادثة نحو خيارات جديدة.
- اجمع بين الأفكار وقيمها لتحديد أيها أكثر ابتكارًا أو قابلية للتطبيق.
أدوات للعصف الذهني عن بعد
توجد العديد من الأدوات التي تستخدم في إستراتيجية العصف الذهني، ومنها:
- Google Hangouts: يسمح التطبيق بإجراء مناقشات بين عميلين على الأقل، ويمكن الوصول إلى التطبيق عبر الإنترنت من خلال مواقع جيميل (Gmail) أو جوجل (Google ) أو تطبيقات الهاتف المحمول التي يمكن الوصول إليها لنظام أندرويد (Android) وآي أو إس (iOS).
- Mural: هي مساحة عمل مشتركة للمجموعات وهي توفر ألواح معلومات مشتركة ومتقدمة، يمكن اعتبارها كسبورة بيضاء ضخمة ويمكنك التكبير لرؤية التفاصيل أو التصغير.
- Trello: هي أداة تعاون ترتب مشاريعك في أوراق، فيُذكر لك ما هو العمل الذي يتم إنجازه، ومن يعمل على ماذا، وغيره بنظرة واحدة.
- Zoom: مثالي لأي فرد يعمل عن بعد أو لديه زملاء بعيدون، ويأخذ في الاعتبار التجمعات الأساسية والبسيطة أو المجموعات العادية في غرفة الاجتماعات الخاصة بك، ويصنع ويقدم بسرعة مميزة الانضمام إلى مجموعة خاصة مع فرد أو مجموعة وزملاء عن بعد من خلال واجهة الفيديو.
