وظائف الإدارة المكتبية

وظائف الإدارة المكتبية

وظائف الإدارة المكتبية

يمكن تقسيم وظائف الإدارة المكتبية إلى عدة فئات، منها:

التخطيط

حيث يسعى مدير المكتب إلى تنظيم سير العمل، و التخطيط الدقيق من أجل تحقيق أهداف المؤسسة الكبرى التي يعمل لديها.

التنظيم

حيث يعمل مدير المكتب على ترتيب الأولويات، وتنظيم المواعيد وإدارة الوقت بكفاءة عالية، بما يحقق أداء الواجبات والمهام بمرونة وفاعلية أكثر.

التوظيف

حيث يعد نقطة وصل هامة بين المدراء والعاملين في المؤسسة، وبناء عليه يعمل على اختيار الموظفين الأكفاء وتعيين فريق العمل الأصلح للمؤسسة.

الاتصالات

حيث يعتبر مدير المكتب هو المتحدث الرسمي في المؤسسة، و يتقلى الاتصالات على كل الأصعدة، سواء كان ذلك داخل المؤسسة مع الفريق والعملاء، أو خارجها عن بعد مع أصحاب المصلحة.

وظائف تكنولوجية

حيث يجب أن يملك مهارات تكنولوجية رقمية، والمعرفة بأنظمة الحاسوب وبرامج الحاسوب، و طرق البحث عن المعلومات واسترجاعها، لأداء المهام الجديدة التي تتطلب مهارات عالية في التكنولوجيا.

الرقابة

حيث يعمل مدير المكتب في المساعدة على إعداد الخطط والمشروعات، والمشروعات ومراقبة سير الأداء بما يحقق الأهداف العامة للمؤسسة.

إدارة الموارد البشرية

حيث يعمل على تحفيز أعضاء الفريق وإلهامهم، والسعي لتطوير قدراتهم، وبناء الثقة بينهم وطرق التواصل الفعال، وتدريبهم إن لزم الأمر، وتطوير مهاراتهم وكفاءتهم بما يحقق أهداف المؤسسة.

مهارات الإدارة المكتبية

لا بد من توافر مهارات محددة لدى مديري المكتب حتى يمكنهم العمل بكفاءة، منها:

  • المهارات التنظيمية، ويقصد بها مهارات تنظيم العمل المكتبي، وإدارة المواعيد والاجتماعات والخطط في المؤسسة، وتنسيق المذكرات والرسائل.
  • مهارات التعامل مع الآخرين، ويقصد بها مهارات الاتصال الفعال ، ومهارات القيادة والقدرة على بناء العلاقات الطيبة مع الآخرين باحترام وثقة.
  • مهارات القدرة على استخدام الحاسوب، والبرمجيات الحاسوبية، وطرق البحث والاسترجاع بما يحقق أفضل النتائج بأقصر الطرق.
  • مهارات الاتصال والمحادثة بأكثر من لغة، وقواعد كتابة المراسلات والخطابات المختلفة.
  • مهارات أخلاقية مثل الصدق والالتزام والإتقان، والاحترام، لترك الانطباعات الجيدة عن المؤسسة.
  • التخصص العلمي والحصول على شهادة جامعية في مجال السكرتارية.
  • الثقافة والإلمام بالمعارف العامة والاجتماعية.
  • اللغة والقدرة على التحدث بلغة عالمية تتطلبها الشركة، سواء كانت كتابةً أو محادثة.
  • المعرفة بالنظم واللوائح الإدارية والتشريعية في البلد التي يعمل لديها.
10تعليم
مزيد من المشاركات
دولة ساحل العاج

دولة ساحل العاج

دولة ساحل العاج هي واحدةٌ من دول قارّة أفريقيا، وعاصمتها مدينة ياموسوكرو، وتبلغُ مساحة أراضيها 322,460 كم²، ونظام الحكم فيها جمهوريّ، حيث إنّ السلطةَ التشريعيّة بيدِ الجمعيّة الوطنيّة، وشعارها الوطنيّ هو الاتحاد -الانضباط- العمل، ومن أهمّ مدنها مدينةُ بواكي ومدينة جاجنوا، وعملتها الرسميّة هي الفرنك س ف ا غرب أفريقيا ويرمزُ لها بـ XOF، واستقلّت الدولة عن الاحتلال الفرنسيّ في العام 1960م في اليومِ السابع من شهر أغسطس. من الانتماءاتِ والعضويّاتِ التي تنتمي إليها: منظّمة التجارة العالميّة، والأمم
كيف أكتب وكالة

كيف أكتب وكالة

كيف أكتب وكالة؟ للوكالة أهمية كبيرة في الجانب الاجتماعي من حياة الناس؛ لأنّ التعامل بها شائع في الأعمال التي تدخلها النيابة؛ كالشراء والبيع والخصومة وغير ذلك، وعليه فإنّ حاجة الناس إلى عقد الوكالة حاجة ملحّة في كلِّ زمان ومكان، فبعضهم لا يتمكن من فعل ما يحتاج إليه بنفسه إما لقلة معرفته بذلك، أو لكثرته، أو لأنه يتنزه عن ذلك، وقد قال الله تعالى:( فَابعَثوا أَحَدَكُم بِوَرِقِكُم هـذِهِ إِلَى المَدينَةِ فَليَنظُر أَيُّها أَزكى طَعامًا فَليَأتِكُم بِرِزقٍ مِنهُ). والتوكيل قد يكون محدد لتصرف قانوني
أضرار البرد

أضرار البرد

البرد يأتي فصل الشتاء محمّلاً بدرجات الحرارة المنخفضة وهطول الأمطار والعواصف الثلجية، وبالرغم من الخير الكثير الذي يعمّ على الأرض بهذا الفصل، إلا أنه يؤثر على الإنسان ويشعره ببرودة أطرافه ورجفة جسده، وقد يؤثر شكل الجسم وحجمه على مدى إحساس الإنسان بالبرد، فالشخص القصير مثلاً أقلّ إحساساً بالبرد من الطويل، وذلك بسبب اختلاف مساحة الجسم المعرضة للجو البارد، وكذلك الجسد المكتنز بالدهون يكون أقل عرضةً للإحساس بالبرد من الشخص النحيف، والذي لا يفصل جلده عن عظامه سوى كمية بسيطة من العضلات. ويحتاج
ما طول برج بيزا المائل

ما طول برج بيزا المائل

طول برج بيزا المائل يبلغُ طول برج بيزا ما يقارب 56,7م، بدءاً بقاعدته وصولاً إلى أعلى نقطة فيه، أمّا عند قياس طوله من جهة المَيلان فإنّ ارتفاعه يبلغ 55,86م، على الرغم من أنّ هناك حقيقة غير واسعة الانتشار تُرجِّح أنّ طول البرج كان أكثر من ذلك قبل غرق أساسته في الأرض بما يُقارب المترَين، ممّا يعني أنّ ارتفاع البرج الأصليّ كان 58 متراً تقريباً، وتجدر الإشارة إلى أنّ وزن البرج يبلغ 14,500 طن ، بينما يبلغ عرض جدران قاعدته 2,44م، وقطر أساساته 19,6م، أمّا أقصى ارتفاع لهذه الأساسات تحت مستوى سطح الأرض
مدينة العقبة

مدينة العقبة

مدينة العقبة مدينة أردنيّة تقع في أقصى جنوب الأردن على ساحل البحر الأحمر على بعد 330 كيلومتراً عن العاصمة الأردنية عمان، وهي بمثابة مركز محافظة العقبة إذ تحتل مكانةً متميزة لاعتبارها المنفذ البحري الوحيد للأردن، وتشترك مدينة العقبة في الحدود مع مدينة حقل السعودية ومع مدينة إيلات في فلسطين عبر وادي عربة، وقد سميت مدينة العقبة قديماً باسم عبراني أو سرياني وهو إيلا، أما في العصر المملوكي فقد أطلق عليها اسم العقبة أي الطريق الوعر في الجبل. تاريخ العقبة حظيت العقبة بموقع استراتيجيّ على البحر وعلى
احكام الصلاة في السفر

احكام الصلاة في السفر

الصلاة إنّ الصلاة من أعظم العبادات في الإسلام؛ فهي عماد الدين الذي لا يقوم إلا بها، كما قال رسول الله صلّى الله عليه وسلّم: (رأسُ الأمرِ الإسلامُ، وعمودُهُ الصَّلاةُ، وذروةُ سَنامِهِ الجِهادُ)، وممّا يدلّ على علو منزلة الصلاة في الإسلام أنّ الله تعالى فرضها في السماء يوم الإسراء والمعراج ، فقد روى أنس بن مالك رضي الله عنه: (فُرِضَتْ عَلى النَّبيِّ صلَّى اللَّهُ عليهِ وسلَّمَ ليلةَ أُسرِيَ بِه الصَّلواتُ خَمسينَ، ثُمَّ نَقصَتْ حتَّى جُعِلَتْ خَمسًا، ثُمَّ نودِيَ: يا محمَّدُ: إنَّهُ لا يُبَدَّلُ
يسرى مارديني (رياضية سورية)

يسرى مارديني (رياضية سورية)

يسرى مارديني هي سباحة سورية تعيش حاليًا في مدينة هامبورغ في ألمانيا، وقد كانت أحد أعضاء الفريق الأولمبي للاجئين (بالإنجليزية: Refugee Olympic Athletes Team) شاركت مارديني في عدد من البطولات، مثل التي أقيمت في مدينتي ريو دي جانيرو وطوكيو، كما نافست في بطولة العالم للسباحة في فئات: السباحة الفردية لمسافة 200 متر، والسباحة الحرة لمسافة 400 متر، والسباحة الحرة لفئة 200 متر. الحياة المبكرة ليسرى مارديني وعن أهم محطات الحياة المبكرة ليسرى مارديني: مولدها: وُلدت يسرى مارديني في داريا في دمشق ، في
طريقة عمل شراب الورد السوري

طريقة عمل شراب الورد السوري

شراب الورد الشامي مدّة التحضير 5 دقائق مدّة الطهي 30 دقيقة تكفي لـ 6 أشخاص المكوّنات: كوبان من ماء الورد. ثلاثة أكواب ماء. 10 أكواب من السكر . نصف ملعقة صغيرة من ملح الليمون. وردة جورية واحدة. طريقة التحضر: ضع السكر في قدر، ثمّ أضف إليه الماء، وحرك المكوّنات جيداً إلى أن يذوب السكر، ثمّ اتركه على نار متوسطة إلى أن يغلي ويصبح كالقطر. أضف ماء الورد وحرك المزيج جيداً. أضف ملح الليمون واستمر بالتحريك. اترك الخليط إلى أن يبرد تماماً. ضع أوراق الورد وحرك المزيج جيداً، ثمّ ضعه في إبريق وأدخله البراد