مفهوم التحرير الإداري وخصائصه

مفهوم التحرير الإداري

يُعرفُ باللغةِ الإنجليزية بِمُصطلح (Administrative editor)، وهو عبارةٌ عن وظيفةٍ إداريةٍ تعتمدُ عليها الإدارة العامة، أو السلطة الإداريّة الفرعيّة من خلال تكليفِ مجموعةٍ من الموظفين بإعدادِ وكتابة تقاريرٍ، ومُلخّصاتٍ إداريةٍ حول موضوعاتٍ تُحددها الإدارة مسبقاً، وأيضاً يُعرفُ التحريرُ الإداري بأنه من إحدى الوسائل المُستخدمة في تعزيزِ الاتّصال بين الأقسام الإداريّة المُختلفة من خلال قيام المُوظفين بتقديمِ تقاريرٍ كتابية، وإحصائيّة، وغيرها مِن التقارير الأُخرى التي تَصِفُ طبيعةَ العمل في كُلِ قسم، ومِن التعريفات الأُخرى للتحريرِ الإداريّ، هو قيامُ الإدارةِ بِتوجيه بعض المُوظّفين لإعدادِ وثائق تَهدفُ إلى توفيرِ قنوات اتّصالٍ تَربِطُ بين الإدارةِ، والأقسام الداخليّة، والخارجيّة للشَّرِكة.

خصائص التحرير الإداري

• الاعتمادُ على تسلسلٍ إداريّ؛ أي إنَّ إعدادَ الوثائقِ التي تحتاجُ إلى تحريرٍ إداريّ مرتَبِطٌ بوجودِ تَسلسلٍ إداريّ يبدأُ مِنَ الإدارة العُليا، وينتهي في القسمِ الذي يجبُ أن تصلَ إليه هذه الوثائق بعد تجهيزِها بأسلوبٍ صحيح.
• التقيّدُ بالمسؤوليّة؛ أي أن يتقيدَ الموظفون المسؤولون عن إعدادِ التقارير الإدارية، بكافةِ المسؤولية حولَ طبيعة هذه التقارير من حيث أسلوب كتابتها، والمُحتوى الخاص بها.
• الالتزامُ بالقواعد المهنيّة؛ أي أن يُحافظَ الموظفون على الأسرارِ الخاصة بطبيعةِ عملهم، وأن يتجنّبوا الكتابة عنها، أو عن أيّ تفصيلٍ من التفاصيل التي تُوضِحُ طبيعتها، بل يجبُ أن تكونَ هذه التقارير رسميّة وسريّة، ولا تحتوي إلّا على المعلومات المطلوبِ توصيلُها إلى الطرفِ المُستلم.
• الالتزامُ بِمُواصفات المُراسلات الإدارية العامة، مثل: جودةِ خطّ الكتابة، وتوفير كافّة معلومات الإرسال الخاصّة بالمُرسلِ، وأيضاً كتابة معلومات المُستلم، واستخدامُ مُغلف رسائلٍ رسمي يحتوي على اسم، وشعار الشّركة في المُراسلات البريديّة، والورقيّة.

مميزات التحرير الإداري

• الموضوعيّة، أي إنّه يجبُ صياغةُ التحرير الإداريّ بالاعتمادِ على قواعدَ مُعيّنةٍ يتمُ اتباعها في الأعمالِ الإداريّة، مَعَ الحِرصِ على تجنُّبِ استخدام كلماتٍ لا تتناسبُ مَعَ سياقِ النّصّ، ويجبُ الاعتمادُ على المُقدّماتِ الرسمية، مثل: إلى شركة...، أو إلى الزملاء في قسم... .
• البساطة، أي استخدامُ الكلمات والجُمل المفهومة في نصِ التحرير الإداريّ، والحرصُ على الابتعادِ عن استخدام أي كلماتٍ غير واضحة، أو لا تُؤدي الهدفِ مِن التحرير الإداريّ.
• الدقّة؛ أي استخدامُ كلماتٍ قليلةٍ، ومُناسبةٍ تحتوي على كافةِ المعلومات المُهمّة، والتي تساهمُ في توصيل الهدف الرئيسي من النصّ بشكلٍ مباشر.

أنواع التحرير الإداريّ

• الرسائلُ الإداريّة: هي عبارةٌ عن مجموعةٍ من الرسائل التي تلتزمُ بصفةِ الرسمية، وتشملُ التعميمات التي تُرسلُ للمُوظفين مِن أجل إعلامهم بقرارٍ ما، أو خبرٍ معين، وأيضاً تستخدمُ في المُراسَلات الإداريّة الخارجيّة التي تُرسلها الإدارة إلى الزبائن، أو المُوردين.
• البرقيات: هي نوعٌ من أنواع الرسائلِ التي كانت تُرسَلُ بالماضيِ بالاعتمادِ على المُراسلاتِ البريديّة العاديّة، ولكن مَعَ التّطوّرِ التكنولوجيّ أصبحتْ البرقيّاتُ نوعاً مِن المُراسلات الإلكترونيُة، والتي تَستخدمُ البريد الإلكتروني، والهدف من استخدام البرقيات هو إرسالُ المُراسلات الخارجيّة الدوليّة، والتي تربِطُ بين الشّركة وفروعها المُنتشرة عالمياً.