مفهوم التحرير الإداري وأبرز خصائصه

التحرير الإداري

التحرير الإداري أو Administrative editor عبارة عن أسلوب إداريّ متميّز في كتابة الوثائق والمراسلات والنصوص تبعاً لصيغة محدّدة إداريّاً أو رسميّاً بالاعتماد على أسلوبٍ فنيٍّ متميّز، ويتّسم هذا الأسلوب بأنّ له صفة المُرفق العام، حيث يتطلب ذلك من المحرر انتقاء المصطلحات الخاصة بكتابة الوثيقة والتعبير المطلوب لضمان بقائها مفهومة وواضحة وبالتالي تحقيق الهدف الإداريّ منها، إضافةً إلى ما تقدم يمكننا تعريف التحرير الإداري بأنه: عملية إنشائية وكتابية للوثائق التي يحررها الموظفون الإداريون لغايات استخدامها كوسيلة تخاطب وتواصل لتحقيق مصلحة إدارية. وتشتمل المحررات الإداريّة كلاً من:

عناصر التحرير الإداري

• المراسلات: كالرسالة والبلاغ والبرقيّة والمذكّرة وغيرها من الوسائل التي تلجأ الإدارة إلى استخدامها عند رغبتها بالتواصل مع الأطراف المستفيدة من خدماتها أو التعامل معها.
• الوثائق: ويطلق عليها أيضاً وثائق السرد الإداريّة؛ وتشمل كلاً من التقرير، وعرض الحال، والمحضر، وتستخدمها الإدارة في حال حدوث أمر إداري أو نشاط ما.
• النصوص: إحدى الوسائل المستخدمة في تدوين ورصد الممارسات القانونيّة في المنشأة تجاه الأشخاص، كالقرار والمرسوم وغيرها.

أسلوب التحرير الإداري

يُشار إلى أنَّ المنظّمات تستخدم التحرير الإداريّ بانتقاء جملٍ وكلماتٍ سهلةِ الفهمِ وبسيطة، ولا تتّجه إلى استخدام المصطلحات وتراكيب الجمل التي قد يشوبها اللبس في الفهم، ويأتي تحقيق الهدف من التحرير الإداريّ في توفير غرضَيْن أساسيّيْن وهما الإعلام والإقناع، فمن الأفضل أن يكون التحرير بالاعتماد على الجمل القصيرة، والأكثر دقّةً ووضوحاً.

يجب البدء بالإشارة إلى صٌلب الموضوع وجوهره في مطلع المراسلة الإداريّة لغايات تعريف القارئ بالمراد إيصاله له بالسرعة القصوى، مع الحرص على الحفاظ على تسلسل الأفكار وترابطها.

مميزات التحرير الإداري

• التجرّد والتحلي بالجدية والرسمية مع الحرص كلياً على عدم استخدام الألفاظ والمصطلحات غير الموضوعية أو تلك المستخدمة في اللغة العامية من أهمّ مميزات المُحرّرات الإدارية.
• المجاملة؛ تنقل الوثيقة الإدارية طبيعة سلطة الدولة والسيادة فيها، حيث تصف السلوك واللياقة السائدة في تلك الدولة، إلا أنّه لا بد من الذكر أن الإدارة قد توجب على أفرادها الردَّ بشكلٍ سلبيٍّ على بعض الطلبات.
• المسؤولية؛ تعتبر المسؤولية أحد أهم الأسس التي تقوم عليها الإدارة، إذ تلجأ الإدارة إلى تجنب الصياغة المنبوذة أو المجهولة في إعداد الوثائق التي تتطلب التوقيع من قبل المسؤولين.
• الموضوعية؛ تشترط أيّ إدارة عموميّة على نفسها تحقيق المصلحة العامّة، وبالتالي الحفاظ على الحياد في مراسلاتها ووضوحها وموضوعيتها، مع ضرورة الحرص على خلو المحررات من عبارات التعسُّف والأحاسيس والتّشخيص.
• البساطة.
• الحذر.
• الدقّة.
• الإخلاص.