عملية إدارة الوقت لا تقتصر فقط على تسجيل المهام والمواعيد، وإنما إنجاز العمل، والإنتاج بشكل أفضل، والبقاء نشط، وهي مجموعة من المهارات والعادات التي تساعد الشخص على القيام بعمله بالشكل الصحيح، ولكن هناك بعض المعوقات التي قد تواجه الشخص أثناء إدارة الوقت، ولكن من السهل التغلب عليها بشكل ذكي، سنذكرها في هذا المقال.
معوقات إدارة الوقت
من معوقات إدارة الوقت ما يلي:
انخفاض الدافعية والإرادة
من معوقات إدارة الوقت انخفاض الدافعية لإكمال أو البدء في مهمة معينة، وهي تعد العقبة الأولى في عملية إدارة الوقت، فقد يكون هناك متسع من الوقت لإنجازها، ولكن انخفاض الدافعية يجعلك تهملها، وللتغلب على هذه المشكلة قم بما يلي:
- العثور على الدافع من المهمة، وعلى شيء قد يثير اهتمامك، وركز عليه أثناء إنجاز المهمة.
- حدد الطرق التي قد تساعدك على إكمال المهمة.
- حدد الأهداف، والنتائج التي ستحصل عليها عند إكمال المهمة أو المشروع المطلوب إنجازه.
عدم القدرة على الحفاظ على التركيز
من معوقات إدارة الوقت عدم القدرة على الحفاظ على التركيز أثناء العمل وإنجاز المهم، فقد تقرأ نصًا مرارًا وتكرارًا ولكنك لا تفهمه، فعقلك شارد وغير قادر على التفكير، وللتغلب على هذه المشكلة أثناء إدارة الوقت قم بما يلي:
- أبعد عوامل التشتت والإلهاء من حولك، مثل قضاء الوقت على مواقع التواصل الاجتماعي والإنترنت.
- احصل على قدرٍ كافٍ من الراحة، واعتنِ بصحتك، من خلال النوم الجيد، وممارسة التمارين الرياضية، وممارسات التأمل.
- حدد الوقت الذي تكون فيه نشيطًا، وأكثر إنتاجا، واعمل به، وفي الأوقات التي تكون فيها منخفض الطاقة، قم بالمهام البسيطة، مثل تصفح البريد الإلكتروني ، والرد على المكالمات الهاتفية.
- هدد أهدافًا يومية، وقصيرة المدى، حتى عندما ننجح بعملها، نشعر بالإنجاز.
تعدد المهام
تعدد المهام يعيق إدارة الوقت، ويقلل الإنتاجية بنسبة 20 إلى 40 بالمئة، لأن العقل يصبح مشتتًا بين أكثر من مهمة، فيقضي الشخص وقتًا أطول لإنجاز شيء واحد فقط، وللتغلب على هذه المشكلة قم بما يلي:
- ضع كل جهودك في إكمال مهمة واحدة فقط في كل مرة.
- إذا تعددت المهام في الوقت، قم بتدوين إنجازك لكل مهمة باستمرار، مع الوقت، ستعرف كيف تنجز المهام، وستكون أكثر وعيًا عند وضع برنامج لإدارة الوقت.
- التركيز على المهمة التي تعمل بها، ولا تفكر في شيء آخر، حتى لا تشتت عقلك.
عدم القدرة على تحديد الأولويات
قد يكون هناك صعوبة في تحديد أهم الأولويات والعمل عليها في عملية إدارة الوقت، أو أنك قد تكون تعمل على مهمة، ويطلب منك القيام بمهمة أخرى تتطلب أولوية قصوى، فيتشتت تركيزك، لذلك قم بإنزال بعض التطبيقات على الهاتف، أو استخدم قلم وورقة لكتابة و التخطيط للمهام ، التي قد تساعدك في الحفاظ على إنتاجيتك لأداء المهام وتحديد الأولويات.
عدم تتبع الوقت
يمكنك العمل على إدارة وقتك من خلال متابعة ومعرفة كيف وقتك يمضي في الرد على المكالمات الهاتفية، أو الردود على البريد الإلكتروني، والإلتهاء في المشتات ولتطوير استراتيجية لاستغلال وقتك بشكل أفضل، اتبع ما يلي:
- استخدم تطبيقًا على الهاتف، أو مؤقتًا على مكتبك لتتبع الوقت.
- تتبع الوقت في جميع المهام، حتى المهام الصغيرة، أو الاستراحات.
- راجع أداءك وسجل الوقت مقابل المهام التي تفعلها لتعرف كيف تدير وقت بشكل جيد.
المماطلة والتأجيل
يحدث عندما تؤجل المهمات التي يجب أن تركز عليها إلى وقت لاحق، وتختلق الأعذار لعدم البدء في العمل، فيحدث تراكم في المهام، وستشعر بالذنب لعدم قيامك بالعمل، وللتغلب على هذه المشكلة افعل ما يلي:
- حدد وقتًا لتبدأ به في العمل، وضع وقتًا محددًا للعمل، مثل عشر دقائق فقط، ولا تقم به كاملًا حتى لا تشعر بالضغط والإرهاق لإنجازه.
- قسم المهام الكبيرة إلى عدة مهام صغيرة، حتى لا تشعر بالإرهاق أثناء القيام به.
