إدارة المشاريع
إدارة المشاريع Project Management، هو علم يهتم بضرورة تنظيم الموارد وإدارتها بأسلوب يتماشى مع تحقيق الأهداف المنشودة من مشروع ما مع الحرص على مراعاة كافة عوامل الجودة والتوقيت والتكلفة. ويٌقصد بالمشروع بأنّه مجموعة من العمليات والممارسات المقيدة بفترة زمنية معينة، أي أنّها تبدأ بتاريخ وتنتهي بآخر لغايات تحقيق منفعة أو تقديم منتج أو خدمة معينة سعياً لإحداث تغييرات ذات فائدة إو خلق قيمة مضافة.
تواجه إدارة المشاريع عدداً من التحديات خلال تنفيذ المشاريع، إذ يُشترط فيها ضمان إنجاز المشروع على أكمل وجه مع فرض ضرورة الالتزام بقيود معينة، بالإضافة إلى إلزام المشروع على أن يكون طموحاً، أي قادراً على تحقيق الوضع الأنسب في تخصيص المدخلات والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف المنشودة.
تخطيط المشاريع
تُعرف هذه المرحلة بأنّها الإعداد المُسبق للأنشطة والممارسات، وتطوير الهيكلية التي سيكون عليها العمل لتُتخّذ فيما بعد وتصبح نموذجاً أساسياً يحتذى به لتنفيذ المشروع، ويمكن الاستفادة منه في وقت لاحق عند البدء بتقييم المشروع ليصار إلى مقارنته بالمقاييس النظامية للكفاءة.
تقييم المشاريع
تُعرف مرحلة تقييم المشاريع بأنّها سلسلة من العمليات القياسية الممارسة على مجموعة من المؤشرات التي تؤكد على أنّه تم تحقيق ما تم التخطيط له مسبقاً بشكل فعلي. وتحظى مرحلة التقييم والتخطيط بأهمية بالغة في حياة المشروع إذ إنّها ترتبط فيما بينها بعلاقة وثيقة كونها عمليات إجرائية وذات أبعاد إدارية وفنية، بالإضافة إلى ذلك فإنّهما عمليتان معقدتان ومركبتان تتطلبان زمناً وجهداً كبيرين لإتمامهما لذلك لا بد من توفر جهد جماعي لذلك.
يُشترط في أي مشروع قيد الإنشاء أن يُسلط الضوء على مرحلة تقييم المشروع؛ وذلك بتحديد جدول تُدرج فيه أسماء الأشخاص المقيمين له والمؤشرات المستخدمة في الفحص، والمصادر التي ستستمد منها المعلومات الضرورية لذلك. كما أنّ المشروع يخضع للتقيم مرتين خلال فترة إقامته، مرة أثناء التنفيذ ويتم خلالها مقارنة الوضع الراهن مع مخطط سير المشروع وتعرف هذه الخطوة بمتابعة المشروع، والثانية بعد التنفيذ وفيها يتم مقارنة ما تم التوصل إليه نهائياً من نتائج.
معايير تقييم المشاريع
المراجعة المستمرة
المراجعة المستمرة On-Going Reviews، تتطلب المشاريع استمرارية في مراجعة الأنشطة والممارسات فيها بواسطة أعضاء فريق المشروع، إذ يعتبر ذلك جزءاً من برنامج تأكيد الجودة المستمرة، ولا بد من إخضاع العمليات لفحص الجودة بدقة عالية من قِبل العاملين، وتقع المسؤولية على عاتقهم في مساعٍ لتنمية روح الالتزام بالعمل والدقة والجدية في إنجازه.
يٌشترط في المراجعة المستمرة تضمنها لعددٍ من المعايير الموجودة ضمن عقد المشروع ليصار إلى تطبيقها وفق مخططات العمل وبالأخص ما يتعلق بتعليمات السلامة وقضايا الأمان، ومتطلبات الترخيص، واعتبارات البيئة، بالإضافة إلى المتطلبات القانونية.
الفحوصات الدورية
الفحوصات الدورية Periodic Inspections تُوكل لقادة الفرق ومشرفي الوحدات الوظيفية ومفتشي الجودة مسؤولية القيام بمراجعة عمل الفريق بشكل دوري، ويأتي ذلك سعياً للتحقق من أنّ الأعمال المنفذة قد حققت أهداف المشروع أم لا، ومن الممكن أن يتم مراجعتها يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً وفقاً لما يتطلبه المشروع.
تقييمات الأحداث الهامة
تقييمات الأحداث المهمة Milestone Evaluations حيث تشترط المشاريع وجود عددٍ من التقييمات الإضافية المطلوب تنفيذها فور الوصول إلى أحداث هامة في المشروع ومن بينها اختتام مرحلة رئيسية في مراحل المشروع، وتأتي هذه المرحلة لغايات المصادقة الرسمية على إنجاز العمل وفقاً للمقرر في الجدول وبالتالي إكمال المشروع وفقاً للمواصفات.
التدقيق الختامي للمشروع
التدقيق الختامي Final project Audit يتم ذلك حتّى يتسنى لمنفذي المشروع التأكد من اكتمال كافة العمليات على أكمل وجه كتدقيق نهائي عند وصول المرحلة الختامية للمشروع، ويتم ذلك بناءً على موافقة العميل والزبون وفريق المشروع.
