ما هو عمل السكرتيرة

ما هو عمل السكرتيرة

السكرتيرة

السكرتيرة هي إحدى الموارد البشريّة في الوحدة التنظيميّة التابعة لمديري الإدارات في أيّ مؤسسة أو شركة، حيث تقوم بالأعمال المكتبية، وتساعد رئيسها في أداء أعماله وتنظيم وقته، وبالتالي اختصار الوقت والجهد عليه، ولا تكاد تخلو منشأة أو مؤسسة من وجود سكرتيرة داخلها، وبغض النظر عن منصبها، إلّا أنّ عملها الأساسيّ هو المحافظة على أسرار العمل وعدم إفشائها داخل المنشأة أو خارجها؛ نظراً لاطّلاعها على كافة الأمور التي تخص المنشأة والعاملين بها، وفي هذا النقال سوف نتحدّث عن مهام السكرتيرة العامّة، والفنيّة، والتنفيذيّة. 

مهام السكرتيرة العامّة

تختلف مهام السكرتيرة العامّة عن مهام السكرتيرة الفنيّة والتنفيذيّة، حيث تقوم مهامها العامّة على:

  • تنظيم العمل، وسياسته داخل المكتب.
  • توزيع البريد على موظفي الدوائر والأقسام المختلفة وفقاً لأوامر المدير.
  • تحديد مواعيد المقابلات، واجتماعات المدير، وفقاً لجدول أعماله.
  • ترتيب وتنظيم الملفات، والمستندات المختلفة التي تقوم عليها أعمال الإدارة.
  • استقبال الرسائل الكتابية، والمكالمات، والفاكسات، ورسائل البريد الإلكترونيّ، وعرضها على المدير في أوقات محددة، والرد عليها.
  • حضور الاجتماعات للقيام بعرض جدول الأعمال، وتدوين الملاحظات، والنتائج التي توصل إليها الاجتماع؛ لتوفيرها للمدير في الوقت المناسب.
  • التواصل مع الأقسام المختلفة، والتأكد من تنفيذ القرارات الإداريّة بالشكل المتّفق عليه.
  • تقديم التقارير الدورية للمدير عن متابعة العمل والعاملين، وخاصة الموظفين الجدد، والتأكد من سير أعمالهم بالطريقة الصحيحة، ومدى فعاليتهم في أداء عملهم.
  • عرض الاقتراحات والشكاوي المقدمة من الموظفين والدوائر المختلفة على المدير.

مهام السكرتيرة الفنيّة

تتمثّل مهام السكرتيرة الفنية في الاطّلاع على أهم المواضيع التي تتم منقاشتها في الاجتماعات مثل: سياسات العمل، وبرامج الموارد البشريّة، وأنشطة المنشأة المتمثلة في الإنتاج، والترويج، والتسويق، والتوزيع، بالإضافة إلى المشكلات التي تواجه المنشأة والحلول المقترحة لها، وغيرها العديد من الأمور.

مهام السكرتيرة التنفيذيّة

للسكرتيرة التنفيذيّة بعض المهام المحدّدة التي لا يستطيع أحد غيرها القيام بها، وتتمثّل في:

  • إعداد المراسلات، والتقارير اليوميّة من خلال تحرير النصوص المكتوبة، وطباعتها.
  • إعداد الترتيبات اللازمة للرحلات التي يقوم بها المدير من حجوزات، وترتيبات، وغيرها من الأمور.
  • تحضير الأمور المتعلقة بالزوار، والعملاء، وكبار الضيوف الوافدين إلى المنشأة.
  • تنظيم الاجتماعات، عن طريق حجز القاعات، ودعوة المشاركين، وتحضير مادة العرض، واستقبال المشاركين في يوم الاجتماع.
  • التعاقد مع الشركات المختلفة، كشركات الشحن والنقل.
  • إعداد تقارير المصاريف بشكلٍ دوري للمدير، ومحاولة التخلّص من السلف.
  • متابعة أجندة وجدول أعمال المدير.
مزيد من المشاركات
مناسبة سينية البحتري

مناسبة سينية البحتري

سبب كتابة سينية البحتري تقع سينية البحتري في وصف إيوان كسرى، وهو الذي ذاع صيته في تلك الفترة كثيرًا، وصارت الشعراء تتغنّى في الوصف عند البحتري وما عليه من صفات الجلال والجمال، لم تأتِ الكتب بشكل واضح على ذكر سبب كتابة البحتري لتلك القصيدة. تنضوي القصيدة تحت الشعر الغنائي أي الشعر الوجداني الذي يُعبر عن عاطفة الكاتب، إذ عانى البحتري من ظلم أقاربه معاناة شديدة وذلك ما دعاه إلى الارتحال إلى إيوان كسرى والجلوس عنده وتأمله، بدأت عبارات الشاعر تتدفق لمّا رأى الإيوان بأبهته وجماله وهو الذي تناوب
فوائد الكرز للبشرة

فوائد الكرز للبشرة

تفتيح البشرة يُقلّل عصير الكرز من التّصبغات والبُقع الداكنة في البشرة، كما يُفتّح لونها، ووفقاً لاعتقادات بعض الباحثين تبيّن أنّ استخدامه على المدى البعيد يُجدّد خلايا البشرة. دعم البشرة بمُضادات الأكسدة يُعرف الكرز بأنّه أحد أنواع الفواكه الغنيّة بمُضادات الأكسدة العالية، والتي تُعرف بالأنثوسيانين (بالإنجليزية: Anthocyanins)، وقد أثبتت الأبحاث العلمية بأنّها نوعاً من مُضادات الأكسدة التي تبحث عن الخلايا السرطانية المتواجدة بالجسم، وتُكافحها، وتُثبّط من نموّها. مُحاربة علامات تقدُّم السن
هل البكاء قبل النوم يسبب الوفاة

هل البكاء قبل النوم يسبب الوفاة

البكاء قبل النوم يتعرّض كثيرٌ منّا لضغوطاتٍ نفسيّة تجعلُه يبكي رغماً عنه، والبكاءُ نوعٌ من التفريغ النفسيّ للتخلّصِ من الحُزن والاكتئاب الذي قد نتعرّضُ له في الكثيرِ من المواقف، إلا أنّ البكاءَ خلالَ الّليل وقبل النوم له أضرارٌ صحيّة ونفسيّة على الإنسان، ويزيدُ معدّل بكاءِ السيّدات على بكاءِ الرجال؛ حيثُ تدفعُها حساسيّتُها إلى ذلك بطريقةٍ أكبر منها عندَ الرجال. أضرار البكاء قبل النوم على الصحة إنّ الأضرارَ التي يُسبّبُها البكاء قبلَ النوم قد تُؤثّر على سير حياة الإنسان اليوميّة بشكلٍ طبيعيّ،
حق المساجد في الإسلام

حق المساجد في الإسلام

حقوق المساجد في الإسلام للمساجد في الإسلام حقوقاً على أهلها من المسلمين، وفيما يأتي بيان جانبٍ منها: الحرص على نظافته وتنزيهه. ترك البيع والشراء فيه. تجنب أكل المأكولات التي لها رائحةً كريهةً كالثوم عند الذهاب إلى المسجد، فهي تؤذي الناس، وتؤذي الملائكة أيضاً. خفض الصوت في المسجد ، والحرص على عدم رفعه. منع الإفساد في المسجد بكافّة صوره وأساليبه. لبس الثياب الجميلة، واستعمال السواك عند الذهاب إليه. استحباب الذهاب إليه مشياً. الذهاب إليه مبكّراً، والمشي إليه بخشوعٍ وسكينةٍ. ذكر الدعاء الوارد في
إنشاء حساب تلكرام

إنشاء حساب تلكرام

إنشاء حساب تلكرام إنشاء حساب تلكرام عبر الهاتف يُعتبر تطبيق التلكرام (Telegram) أحد أكثر تطبيقات المُراسلة استخداماً حول العالم، حيث يتم استخدامه من قبل ما يزيد عن 500 مليون مُستخدِم شهرياً، وتُوضح الخطوات الآتية كيفية إنشاء حساب تلكرام من خلال التطبيق الخاص بكل من هواتف الآيفون والهواتف التي تعمل بنظام الأندرويد: فتح تطبيق التلكرام عبر هاتف المُستخدِم. النقر على خيار بدء المراسلة (Start Messaging) الظاهر عبر شاشة التطبيق. إدخال رقم الهاتف الخاص بالمُستخدِم، وذلك من خلال تغيير رمز البلد، ثم
خواطر وأشعار قصيرة

خواطر وأشعار قصيرة

خواطر وأشعار الشِّعرُ هو طريقة للتعبير عن كلّ ما يجول في ذهن الشاعر من كلمات وأفكار، ويكون أكثر من بيت، أمّا الخاطرة فهي فنٌ من الفنون الأدبية وهي أفكار تدور في ذهن الكاتب ليعبّر عن قضية أو مسألة ما، وفي هذا المقال سنقدم لكم خواطر وأشعار جميلة. شعر قصير وقفتُ وما في الموت شكٌ لواقفٍ كأنّك في جفن الردى وهو نائم تمرُّ بك الأبطالُ كَلمَا هزيمةً ووجهُكَ وضّاحٌ وثغرُكَ باسمُ أتى الهامات والنصرُ غائبٌ وصار إِلى اللباتِ والنصرُ قادمُ نثرتهم فوق الأحيدبِ نثرة كما نُثرت فوق العروس الدراهمُ. إِنما تدركُ
خطة خالد بن الوليد في معركة اليرموك

خطة خالد بن الوليد في معركة اليرموك

خطة خالد بن الوليد في بداية المعركة بدأت خطة خالد بن الوليد -رضي الله عنه- في المعركة بالمبارزة حيث كان يُخرج من المسلمين أبطالًا يجيدون المبارزة، وكانت نتيجة هذه المبارزة استشهاد أربعة من المسلمين وقتل خمسة من جنود الروم، وبعد انتهاء المبارزة شعر خالد بن الوليد -رضي الله عنه- بأن عدد المقاتلين في جيشه كان قليلاً 33 ألفاً للمسلمين مقابل 200 ألف للروم ووجب عليه تغيير الخطة. وكان قائد الروم يستمد قوته من الكثرة العددية لقواته، حيث كان واثقًا من الفوز لدرجة أنه لم يأخذ بالحسبان وضع جنود في الخلف
خصائص جوجل كروم

خصائص جوجل كروم

مميزات جوجل كروم الأمان عملت شركة جوجل على تطوير مستعرض الويب الخاص بها حتى يعمل بأكثر كفاءة وأمان مقارنةً مع غيره، وهذه بعض الآليات التي تشكِّل خاصية الأمان لمتصفح كروم: السيطرة على التَّوقف والأعطال: تتمثل هذه الميزة في وظيفة آلية تحديد الوصول (بالإنجليزية:sandboxing)، والتي تعتبر من أكثر الميزات الإبداعية المبتكرة لجوجل كروم، حيث يقوم جوجل كروم بتشغيل كل طلب على انفراد، ففي حالة تأثير برنامج ضار أو مشكلة ما على إحدى علامات التبويب، فإن طلبات البحث الأخرى لن تتأثر بذلك، كما لا يتمكن المتصفح