كيفية كتابة صيغة الاستقالة

الاستقالة

يتعرّضُ الموظف أحياناً إلى ظروفٍ تُجبره على ترك مكان وظيفته الحالي والالتحاق بوظيفةٍ أُخرى في مكانٍ آخرٍ، ولكن عند ترك مكان الوظيفة الأولى لا بدّ من وجود إجراءاتٍ يقوم بها المُوظّف حتى يستطيع ترك العمل بشكلٍ نظاميّ، وأسلوبٍ مُحترمٍ يحفظُ له كرامته وعلاقته الحَسَنة مع الإدارة والزّملاء، ويُطلقُ على هذه الإجراءات مُسمّى ( الاستقالة )، فالاستقالةُ هي إشعارٌ من المُوظّف إلى صاحبِ أو مدير العمل برغبته بتركِ العمل بكامل إرادته، ويتمُّ كتابة الاستقالة على ورقةٍ رسميّةٍ وتقديمها بشكل مُباشر إلى الشّخص المسؤول عن الموظف أو إلى الموارد البشريّة ، وتُعرفُ أيضاً بأنّها إجراءٌ إداريٌّ يطلبُ من خلاله المُوظّف إنهاء أيّ ارتباطٍ بينه وبين جهة العمل التي يعملُ لديها، كما يُطالبُ بالحصولِ على حقوقه الماليّة والوظيفيّة كافّةً، لذلك تعتبرُ الاستقالةُ حقّاً من الحقوق القانونيّة للموظّفين، والتي تضمنُها القوانين الخاصّة بالعمل.

طريقة كتابة الاستقالة

لا يلتزم الموظّفون غالباً بكتابةِ صيغةٍ واضحةٍ لطلبِ الاستقالة، ممّا يُؤدّي إلى عدمِ فهمها بطريقةٍ صحيحة، لذلك يجبُ التَقيُّد بمجموعةٍ من المبادئ التي تُساعدُ على كتابةِ نص الاستقالة، وهي:

• أن يكون نص الاستقالة مُختَصَراً قدر الإمكان؛ أي لا يحتوي على العديدِ من الكلمات والتّفاصيل.
• توضيح سبب مُقنع حول الاستقالة مع الحرص على ضمانِ المُحافظة على العلاقات الطيّبة مع المدير والزّملاء في العمل.
• الابتعاد عن استخدام التبريرات، أو الأسباب الشخصيّة الخاصّةً، مثل التّعبير عن عدم الرّضا عن العمل في نص الاستقالة.
• الحرص على كتابة الاستقالة بأسلوبٍ مُهذّب وكفاءة عالية، واستخدام الألقاب المُناسبة للمدير، مثل: حضرة أو سيادة المدير.
• إنهاء نصّ الاستقالة بتقديمِ الشّكر بسبب الحصول على فرصةِ العمل في المُؤسّسة، والتطوّرات المهنيّة التي تمًّ الوصول لها خلال هذه الفترة.
• كتابة تاريخ تقديم طلب أو رسالة الاستقالة لأنّهُ مُهمٌّ جدّاً؛ وذلك حتى تتّخذ المُؤسّسة الإجراءات الضروريّة اللازمة من أجل تحصيل حقوق المُوظّف من مُستحقّاتٍ ماليّة، وإصدار شهادةِ الخبرة ، وغيرها من الإجراءات الأُخرى.

الصّيغة المناسبة لكتابة الاستقالة

أسباب تقديم الاستقالة

هناك أسباب عديدة تُجبر المُوظّف على ترك وظيفته، ومنها:

• الأسباب الماديّة؛ وهي من أكثر الأسباب التي تدفعُ المُوظّفين للاستقالة؛ إذ يحتاجُ الكثير منهم تحسين أوضاعه الماديّة، وخصوصاً في حالة عدم قدرة المُؤسّسة على رفع راتب المُوظّف، ممّا يودي به لأن يبحث عن وظيفةٍ أُخرى تُقدّم له أعلى من راتبه الحالي وتزيد من كفاءتِهِ.
• كَثرة المُضايقات والخلافات، وعدم الشّعور بالرّاحةِ في مكان العمل، ويُؤدّي ذلك إلى سعي المُوظّف إلى البحثِ عن الرّاحة النّفسية في مكان عملٍ آخر.
• فقدان الحماس للعمل بسبب غياب أيّ مُحفّزات إيجابيّة من قِبَل المُدراء، أو المسؤولين عن العمل، وتشملُ هذه المُحفّزات: الإجازات الأسبوعيّة والسنويّة، والحصول على مكافأة أو حوافز عند القيام بأعمالٍ إضافيّة.
• عدم الرّضا عن العمل لوجود أسبابٍ شخصيّةٍ، مثل إكمال التعليم الدراسيّ، أو أسبابٍ وظيفيّة، مثل تغيير مواعيد الدّوام اليوميّ في العمل.
• ظهور علامات تُشير إلى تعرُّض الشّركة للإفلاس الماديّ، ممّا يدفعُ المُوظّف لتقديم استقالته من أجل الحصول على وظيفةٍ جديدة.
• غياب التّعاون بين الزّملاء في العمل، وكثرة الأخطاء التي تنتجُ عن تطبيق النّشاطات الوظيفيّة الجماعيّة، والتي يرى المُوظّف أنّها تُؤثّر سلباً على سَيْره المهنيّ.
• الإصابة بمرضٍ مُزمنٍ يمنع المُوظّف من الاستمرار في عمله، ممّا يُؤدّي إلى دفعه لتقديمِ الاستقالة، أو الحصول على تقاعدٍ مُبكّرٍ من العمل.

نصائح قبل تقديم الاستقالة

توجدُ مجموعةٌ من النّصائح التي يجبُ على الموظفِ إدراكها قبل تقديمِ طلب الاستقالة، وهي:

• البحث المُبكّر عن عملٍ جديد : من الخطوات المُهمّة التي يجبُ أن يهتمَ المُوظّف بها عندما يريدُ الاستعداد لتقديم استقالته من العمل، فبعد أن يضمنَ الحصول على عملٍ جديدٍ عندها من المُمكن أن يُقدّمَ استقالته، لذلك يجبُ الابتعادُ عن التَسرُّع في الاستقالة من العمل دون ضمان الحصول على عملٍ آخر.
• مُراجعة سبب أو أسباب الاستقالة: إذ يجبُ على المُوظّفِ التَأكُّد من أنّ أسباب استقالته من عمله مُقنعة، وأنّها كافيةٌ ليتّخذ القرار النهائيّ بتقديمِ طلب الاستقالة من العمل بشكل رسميّ.
• تقديم طلب الاستقالة بهدوء: أي يجبُ على الموظف أن يُحافظَ على درجةِ الاحترام بينه وبين مديره من خلال الابتعادِ عن العصبيّة، أو التَحدُّثِ بطريقةٍ غير لائقة مع المدير.
• وضع طريقة لتسديد الالتزامات الماليّة : بمعنى التَأكّد من الكفاية الماليّة التي تُساعدُ المُوظّف على الاستمرارِ في حياته الطبيعيّة، ودفعِ أيّ مبالغٍ مُترتّبةٍ عليه قبل التحاقهِ بعملهِ الجديد.

آلية العمل على طلبِ الاستقالة

تتّبعُ كلُ منشأةٍ آليةً مُحدّدة للعملِ على طلب الاستقالة، ولكنّها تتّفقُ في العديد من الإجراءات العامّة، ومن أهمّها:

• بعد تقديم طلب الاستقالة إلى الجهةِ المسؤولة في العمل ، تحتاجُ إلى أسبوعين عادةً لاتّخاذ القرار الخاصّ بها.
• في حال رفض الاستقالة، يتم ردّ الطّلب إلى المُوظّف مع بيان الأسباب المُترتّبة على الرّفض.
• في حال المُوافقة على طلب الاستقالة يتمّ إشعار المُوظّف بقبول استقالته، وأحياناً يتمّ استدعاؤه لمُقابلةٍ مع المدير.
• قد يتمُّ التّفاوض مع المُوظّف حتى يسحب طلب الاستقالة، من خلال وضع مجموعةٍ من الحلول التي تتناسبُ مع الأسباب المُوضّحة في طلب الاستقالة.
• عند الاتّفاق على قبول الاستقالة نهائياً تصبحُ جاهزةً لتنفيذ بنود خروج المُوظّف من عمله خلال الفترة الزمنيّة التي يتمُّ الاتفاقُ عليها مُسبقاً.