كيفية كتابة تقارير

كيفية كتابة تقارير

مقدمة

كثيرٌ مِنا يُطلب منه كتابة التقارير، إمّا في وظيفتك أو في جامعتك أو في مدرستك، ويتطلب مِنّا معرفة كتابة التقارير وتصميمها، فكُل تقرير يختلف عن الآخر حسب نوع الدراسة أو البحث المطلوب، فمن المُفيد أن نتعرف معاً في هذا المقال على كيفية كتابة التقارير باحترافية ومِهنية عالية، ومعرفة أساس التقارير وعناصِرها وغير ذلك بما يتعلَق في الموضوع.

ماهيّة التقرير

التقرير عبارة عن وثيقة مِهنيّة تتضمن دراسة مُشكلة أو أزمة أو مسألة مُتعلقة بنقل معلومات وبيانات ونتائج، هدفُها تقديم أفكار وتوصيات مُترتبة على هذه الدِراسة، وللتقرير قواعد أساسية تتحكَم في عملية الكتابة، وهي : الدّقة والإيجاز والوضوح.

أنواع التقارير

ينقسِم التقرير لعدة أنواع، وهي كما يلي:

  • من ناحية الزمن:
    • تقارير دورية: هذا النوع من التقارير يُغطِي فترة ثابتة من الزمن، وتتحدد من خلِال نِظام العمل في المؤسسة أو يُخصصها قانون بعينِه في بعض الحالات، كرفع التقارير الإدارية والمالية إلى إحدى المؤسسات أو الوزارات أو غيرها من قِبل مؤسسة أهلية من كُل عام، وهذه التقارير تتنوع من تقارير يومية وأسبوعية، شهرية ورُبع سنوية، أو نِصف سنوية وسنوية.
    • تقارير غير دورية: وأمّا هذه التقارير ترتبط بزمن مُعين ومُفاجئ، كوقوع حدث مُعين، ويختلف كل تقرير عن الآخر، وكذلك يُطلق عليها بالتقارير الاستثنائية أو الخاصة أو حتي المُفاجئة، باعتبارها مُرتبطة بحدث مُهم نادر الوقوع، مما يُمثل للمؤسسة أزمة لأحد أنشطتها، وبالتالي يتطلب مِنها اتخاذ إجراءات خاصة فيها.
  • من ناحية الهدف، المحتوي، والشكل.
  • من ناحية التوجيه:
    • تقارير داخلية: والتقرير الداخلي يرفعُ من موظف للإدارة العُليا أيْ من جهة داخلية لجهة داخلية، كالتقارير التي تُمثل مُتابعة لعملية الإنتاج للمؤسسة، والتقارير المالية والمُحاسبية، أو حتي تقارير إدارة الأفراد لعملِهم.
    • تقارير خارجية: وهي التقارير المُوجهة لجِهات من خارج المؤسسة، إما للجهات المانحة، أو الرقابة الحُكومية، وإما تقارير تُوجه للمراكز الإحصائية، وغير ذلك حسب المؤسسة.

خصائص التقرير الجيد

  • السبب من وراء كِتابة التقرير، الهدف الذي سيحقّقه.
  • إيجاز كتابة التقرير، فكُلما كان مُختصراً أكثر، كلّما كان أكثر شُمولية لما ترغب في توصيله.
  • اجعل لُغة التقرير ذات وضوح تام، وابتعِد عن لُغة الغُموض.
  • سلِّم تقريرك مُدّعماً بالتوثيق بالإحصاءات والمراجع وكل ما يخُص التقرير.
  • حدّد الوقت الزمني لكتابة التقرير، والزمن الذي يُغطيه هذا التقرير.
  • اكتُب توصياتك والإجراء الذي يجب تنفيذه، كنتيجة للتقرير المُخرَج.
  • لا مانع من وجود رُسوم بيانية وخرائط توضّح الدراسة.

أهمية وفوائد التقارير

ولكتابة التقرير أهمية وفائدة كُبري في حياتنا العملية، وتكْمُن تلك الأهمية في ما يلي:

  • يُعتبر أحد مصادر المعلومات.
  • يُعتبر أداة للمُراقبة العملية، وتقييم للأعمال والنشاطات القائم عليها في عملِك.
  • يُوضّح كل ما هو جديد في عملك.
  • يُسّهل عملية التفاهُم ما بين المُرسِل والمُرسَل إليه، من خلال رسالة التقرير.
  • وسيلة للإثبات القانوني، وإعلان للمؤسسة.
  • يُوفِر عليك الوقت والجُهد والمال، ويعمل على إنجاز العمل.

مُواصفات التقرير الجيد

  • البُعد الزمنِي: أيْ الفترة الزمنية التي يُغطيها التقرير ووقت عرض التقرير.
  • الارتباط بالموضوع ومدي الشُمولية: ويعني تغطية التقرير من جميع النواحي المُختصّة بالموضوع، مع الإجابة على كافِة التساؤلات التي يرغب القارِئ فيها، وهذا يُوفر على المُعِدْ للتقرير والقارئ وقتاً وجُهداً كبيرين.
  • صِحة البيانات ومَدي دِقتِها: في التقرير يجب مُراعاة الدّقة في نقل البيانات، فيُعتبر عامل أساسي للحُكم على مدي جودة هذا التقرير، ويدُل بطريقة أو بأخرى على كفاءة مُعِدْ وكاتب التقرير.
  • حجم الكتابة ومناسبته للتقرير: عادة في التقرير يُعتمد على حجم متوسط، فهو ليس كبير وليس صغير، ويُعتمد حَجم التقرير على الزمن والموضوع، الإدارة المُرفع لها التقرير، وشعورك ككاتب للتقرير يستحِق السّرد الكبير أو لا، ويَعتقِد البعض أنْ الإسهَاب بالتقرير يعكِس مَدي أهميته، ولكنّ العِبرة من التقرير هو الفائدة لا زيادة في الكلمات.
  • قُدرتك على الإقناع: كلما كان تقريرك مُقتنِعاً، كُلما كانت جودتُه أعلي، وهذا إنْ دلّ فيدُل على كفاءتك كمُعِد للتقرير، والقُدرة على عرض أفكارك بسهولة.
  • عرض التقرير وأسلوبه: يُعتبر أسلوب العرض عاملاً مُهماً في الحُكم على جودة ودِقة التقارير، وهذا يُساعد بشكل مُباشر على تسهيل القراءة والاستفادة للمُرسَل إليه، ولذا يجب أن يكون التقرير ودِيّ وشيِق، وبالرغم من أنّ التقرير وثيقة مِهنية، إلا أنهُ يجب كتابته بأسلوب شيّق يجذِب فِكر القارئ ودفعِه لمُتابعة القراءة، ومُخاطبتِه بطريقة ودّية غير مُنفّرة.
  • موضوعية تقريرك: بحيث تكتب التقرير بعيداً عن كل ما هو شخصِي عند عرضِك للدراسة أو الموضوع من حقائق ونتائج، ولا تضع رأيك الشخصي في الموضوع، فهذا تقرير عملِي بَحتْ.

مراحل كتابة التقرير

  • حدّد هدفك من إعداد التقرير (هدِف الكاتب):

قُم بتحديد هدفك من إعداد التقرير بوضوح شديد في ضوء سُلطاتِك وصلاحياتك، وحدّد الموضوع في ذِهنك بوضوح تام من حيثُ مجال وهدف تقريرك، وبصفة عامة ستجِد الهدف منه إعطاء معلومات وحقائق، وتقديم أفكار ومُقترحات وتوصِيات.

  • حدّد هدف القارئ، واسأل نفسِك عدّة تساؤلات:
    • ما الذي يحتاج معرفته قارئ هذا التقرير؟
    • ما الذي يعرفه أصلاً عن الموضوع؟
    • كيف يُمكنني إضافة معلومة جديدة لمعلوماته المُسبقَة عن الموضوع؟
    • كيف سيُستخدَم التقرير وعلى أيْ وجهة سيُنتفع به؟
  • حدّد المادة التي ستعدّها في التقرير.
  • جَمّع الحقائق والأفكار.
  • راجِع تلك الأفكار والحقائق من حيثُ صِحتها.
  • سجّل جميع الحقائق والأفكار بعد تصحيحها.
  • أمّا باقي المراحل، فاتخِذ الخُطوات التالية لها:
    • سجّل هدفك في عبارة منطقِية واحدة جامِعة وضع عنواناً لها.
    • ادرُس الأفكار والحقائق التي جمعتها.
    • راجِع التقسيمات الرئيسية مُراجعة دقيقة.
    • رتّب مُحتويات التقرير في كل قِسم.
    • تأكَدّ من أنّ الاستنتاجات والتوصيات التي توصلتَ إليها منطقية.
    • راجِع العناوين الرئيسية والفَرعية في التقرير.
    • ادرُس مَدى فائدة الاستعانة بالصُور والأشكال التوضيحية.
    • ادرُس مدى فائدة استخدام الهوامش.
    • ادرُس إمكانية رفع بعض التقارير إلى الملاحق.

الصُعوبات التي تُواجه كاتب أو مُعِد التقرير

  • عدَم امتلاك مهارة الكتابة.
  • عدَم امتلاك معرفة تامة في الموضوع.
  • عدَم القُدرة على العمل في فريق واحد مُتعاوِن.
  • عدَم القُدرة للوصول إلى المطلوب.

الإطار العام لكتابة التقرير

  • صفحة العنوان: يُوضّح بها رقم التقرير وأسماء مُقدّمي التقرير وعدد صفحاتِه والتاريخ، ثم الجِهة أو الشخص التي سيوجَه إليها التقرير، والجِهة المُرسلة، وقد يحتوي على وسائل الاتصال والعنوان للجهة المُرسِلة للتقرير.
  • الفهرس أو جدول المُحتويات: وهنا نوضح الأقسام والموضوعات المُختلفة، وقائمة من الجداول والرُسومات البيانية والتوجيهية وأماكِنها، ونُسمّيه بالفهرس أو جدول المُحتويات.
  • مُقدّمة التقرير: وفي مُقدمة التقرير، بإمكانك الكتابة عن المؤسسة ومدى إنجازاتها، حيث أنّ المقدمة تُعطي تعريفاً وافياً عن المُنشأة، والأوضاع المُحيطة بها من الجوانب الاقتصادية والاجتماعية والسياسية الذي تعمل من خلاله وتتعايش معه، وهذا يعني أنّ عليك أن تُعطي صورة كاملة عن الوضع الذي أنت فيه.

وزوّد القارئ بالأوضاع الإيجابية والسلبية المُحيطة بك، فمثال على ذلك، لو كان البرلمان يعمل على تشريع قانون يخدِم المُؤسسات والجمعيات، وأنت تعمل بها، فاكتُب عنها فهذا إيجابي.

  • التقييم: ويتِم فيها مُناقشة النتائج التي تمَ الوصول إليها، وعرضِها بشكل تفصيلي، وهُناك نوعان من التقييم:
    • تقييم كَمّي: حيث تقول تمَ عقد 3 ورش عمل بمشاركة 25 طالب/ة... إلخ.
    • تقييم نوعي: لقد أبدى المشاركون ارتياحَهم من المشاركة في ورشات العمل حول كتابة التقارير الإدارية، وقاموا باقتراح عدد من المُقترحَات وأهمها .........، وقد وجّه المشاركون نداء إلى الأهالي والأسر بضرورة ...إلخ.
  • التوصِيات: تشمل كل ما توصَل إليه التقرير من توصِيات، ومُبرِرات ووضعِها وما تُغطِيه من احتياجات.
  • الملاحِق والمٌرفقات: تضُم جميع المَلاحق التي تمّ ذِكرها في التقرير، ومن هذه المَلاحق المطبوعات، الصور، الفيديوهات، إعلانات، أجندة ورش عمل، أخبار صحفية، وكشف حضور وغياب.

وننصحُك في نهاية المقال، أن يكون تقريرُك قائم على الدّقة والصِدق، واجعلهُ مُختصَر وكامِل على قدْر الإمكان، ورتبْه ترتيب منطِقِي، واعمل على خُلّوه من الأخطاء.

مزيد من المشاركات
أعشاب تساعد في تنزيل الدورة الشهرية

أعشاب تساعد في تنزيل الدورة الشهرية

أعشاب تساعد على تنزيل الدورة الشهرية استخدمت النساء على مدى السنوات طرق متعددة لتحفيز نزول الدورة الشهرية، وقد شاع استخدام بعض أنواع الأعشاب التي لوحظ أنها تعمل على تسريع نزول دم الحيض؛ ونذكر منها: حشيشة الملاك الصينية تتوفر هذه العشبة على شكل مسحوق أو كبسولات، وقد استُخدمت حشيشة الملاك الصينية (بالإنجليزية: Dong quai) لمدة طويلة في الثقافة الصينية القديمة وذلك لأنّها تساعد على تحسين تدفق الدم إلى الحوض وتحفز تقلصات عضلات الرحم؛ وبالتالي يُعتقد أن لها دوراً في تعجيل نزول دم الحيض. الكوهوش
أنواع الفنون الأدبية

أنواع الفنون الأدبية

الفن الأدبي الشعري يعرف الشعر بأنه أحد أنواع الفنون الأدبية القديمة التي يعبر الشاعر من خلالها عن مجموعة من الأفكار بطريقة متزنة تبعاً لضوابط معينة، ويمتاز الشعر العربي عن غيره بوجود البحور الشعرية المختلفة التي يتبعها الشعراء فتجعل للشعر تركيباً متوازناً، كما يمتاز بوجود القافية الشعرية التي تعطي الشعر إيقاعاً مميزاً. أنواع الشعر من حيث الموضوع للشعر من حيث موضوعه أنواع مختلفة، منها: الشعر القصصي هو نوع من أنواع الشعر الذي يعتمد فيه الشاعر على سرد حدث معين، بحيث يتحدث فيه الشاعر عن قصة معينة
طريقة عمل نودلز بالخضار

طريقة عمل نودلز بالخضار

النودلز أو كما يُطلق عليها أيضاً المعكرونة سريعة التحضير تعدّ من الأطباق التي تفضّل شريحة كبيرة من الناس تناولها، نظراً لطعمها اللذيذ، ولسرعة تحضيرها، ولتحضير أشهى الأطباق التي تدخل النودلز في إعدادها يمكنك عزيزي القارئ الاستعانة بالوصفات التي سنقدمها لك في هذا الموضوع. النودلز بالخضار المكوّنات باكيت من انودلز حبّة واحدة من الكوسا. حبّة من الجزر. ثلاث فصوص من الثوم المفروم. بروكلي (حسب الذوق). ملعقة كبيرة من صلصة الطماطم. ملعقتان كبيرتان من صلصة الصويا. فلفل حسب الرغبة ملعقة كبيرة من زيت
أفضل أساليب الإقناع

أفضل أساليب الإقناع

أساليب للإقناع الإقناع هوَ التأثير على مواقف الشخص، أو سلوكه دون الإكراه عن طريق التواصل معهُ، ولا تكون كُل مُحاولات التواصل لغرض الإقناع فقط، بل قد تشمُل غاياتً أُخرى كالترفيه أو الإعلام، ومن أساليب الإقناع نذكر ما يأتي: استخدام الكلمات القوية يجب أن تكون الكلمات قوية لتحظى باستجابة فعالة، ويُمكن تحقيق ذلك بسهولة عن طريق صياغة الكلام حول العبارات الرئيسية، فعلى سبيل المثال إذا كانَ الشخص يُحاول حث وإقناع الآخرين على شراء بوليصة تأمين للسيارة، عليهِ أن يختار كلماته بدقة؛ فبدلاً من أن يقول بأن
كيف أعمل الشعر كيرلي

كيف أعمل الشعر كيرلي

تجعيد الشعر كثير من النساء يعشقن الشعر المجعد الكيرلي ، فهو يضفي جمالية من نوع خاص على شكل الوجه، كما يمنح الشعر الكثافة والشكل الجذاب، لذا هناك العديد من الطرق التي يمكن من خلالها عمل الشعر المجعد (الكيرلي)، سواء أكان ذلك عن طريق الحرارة أي باستخدام الأجهزة الخاصة بتجعيد الشعر، أم باستخدام الطرق الطبيعية والتي يمكن تطبيقها بالمنزل بسهولة، والنتيجة تكون بنفس نتائج صالونات التجميل، مما يوفر على النساء المال والوقت. تجعيد الشعر بقصاصات القماش يمكننا تجعيد الشعر في المنزل باستخدام قصاصات القماش
مدينة تازة

مدينة تازة

مدينة تازة مدينة تازة هي إحدى المدن المغربية ، تقع في الجهة الشرقية من مدينة فاس ، وتبعد عنها ما يقارب المئة كيلومتر، وهي حلقة الوصل بين المغربيْن الشرقي والغربي، وهي أيضاً نقطة تحول بين حوض إيناون الخصب من الجهة الغربية الممتد إلى الجهة السفلية من سهل سايس، وحوض ملوية الشبه جاف، كما أنها تشكل حلقة وصل بين كل من مقدمة الريف الشمالي والجهة الشرقية الجنوبية من المحيط الأطلسي، وتقدر مساحتها بحوالي 37 كيلومتراً مربع، بينما نصف مليون نسمة. وبما أن مدينة تازة تحتل مكاناً متميزاً ومرتفعاً عن سطح
أين تطبع عملات الدول

أين تطبع عملات الدول

أماكن طباعة عملات الدول العالمية تُطبع عُملات الدول في مطابع أوراق النقد الحكوميّة أو المطابع التي تُشرف عليها الحكومة بنفسها، وتتمّ عملية الطباعة عادةً بسريّة تامّة دون الإعلان تماماً عن طُرق طباعتها وذلك لضروريات أمنيّة مُشدَّدة. ويسود اعتقاد خاطئ بأنّ طباعة العملات تتمّ في البنوك المركزية الوطنيّة، فالحقيقة أنّ البنوك المركزية تُدير طباعة العُملات وتُحدّد عدد الأوراق النقديّة الجديدة المراد طباعتها كلّ عام؛ حيث إنّها تتحكّم بكامل المعروض النقدي الوطني، وفيما يأتي نبذة عن أماكن طباعة أبرز
آثار الصدق

آثار الصدق

الصدق الصدق هو مطابقة منطوق اللسان للحقيقة، ومطابقة الظاهر للباطن، وهو نقيض الكذب، كما إنّه من الأخلاق الرفيعة، ويعني التزام الإنسان بالصدق في أقواله وأفعاله، وممّا لا شك فيه أنّ الصدق من أفضل الأخلاق التي يتحلّى بها المسلم، فهو أساس الإيمان ، أمّا الكذب فهو أساس النفاق، ولا تجتمع هاتان الصفتان في نفس مسلم؛ لأنّهما تحاربان بعضهما البعض، كما إنّ النبي -صلى الله عليه وسلم- حثّ على الصدق فقال: (إنَّ الصِّدق يهدي إلى البرِّ، وإنَّ البرَّ يهدي إلى الجنَّة، وإنَّ الرَّجل ليصدقُ حتَّى يكون صدِّيقاً،