تعريف المشكلة
تُعرّف المشكلة بأنّها اختلاف أو عدم الاتزان بين ما هو كائن في الواقع وبين ما يجب أن يكون في الوضع الصحيح، وهي نتيجة غير مرغوبة يُصاحبها ظهور علامات القلق وعدم التوازن والتوتر والتي تجعل الشخص يشعر بوجود المشكلة، وتقف المشكلة عائقاً أمام تحقيق هدف معين، حيث لا يمكن أن يتحقق الهدف إلا بحلها.
تُعرّف المشكلة أيضاً بأنّها سؤال أو موقف يحتاج إلى تقديم إجابة أو معلومات أو تفسير، وهي حال لوضع يوجد به عائق يمنع الشخص من تحقيق غايته أوهدفه المرتبط بوضعه.
يمكن تعريف المشكلة أيضاً بأنّها التركيز على القدرة على تقييم الوضع بصورة دقيقة بهدف الوصول إلى حل إيجابي، وهي مهارة تحليلية مهمة عندما يقوم أصحاب العمل باختيار موظفيهم، ولا تقتصر هذه المهارة على تخصص أو قطاع معين فهي مهمة في جميع القطاعات على اختلافها؛ لأنّه في كل قطاع يوجد مشاكل يومية؛ لذلك فإنّ مهارات حل المشكلات مفيدة لأي مهنة، وهذا يُفسر الأسئلة المكررة حول القدرة على حل المشكلات عند التقديم لوظيفة معينة.
أنواع المشكلات وفقاً لحلولها
تُقسم المشكلات حسب الحلول الممكنة لها كما يلي:
- مشكلة معالمها غير واضحة: تحتاج لحلول مبتكرة.
- مشكلة لها حل واحد: يُعتقد أنّ هذا النوع من المشكلات ليس مشكلة في الأساس؛ لأنّه لا يحتاج إلى تقييم وبدائل ومقارنة بين البدائل واختيار أحدها.
- مشكلة مستعصية: هذه المشكلة لا يُمكن التأكد من حلها إلا بعد تطبيقه.
- مشكلة لها حلول غير متوقعة: يكون حلها بسيط وسهل ولكن غير متوقع.
- مشكلة بها حلقات مفرغة: هي مشكلة معقدة يتشابك بها السلوكيات والأشخاص والعلاقات وتُعطي إيحاءً بأنّ حلها واضح، ولكن في معظم الأحيان يؤدي تطبيق الحل إلى خلق مشكلة أكبر من المشكلة الأصلية.
كيفية حل المشكلات
توضيح المشكلة
في خطوة توضيح المشكلة يجب الإجابة عن الأسئلة التالية:
- هل من المهم جداً حل المشكلة في هذا الوقت تحديداً؟
- ما هي المعلومات المتوفرة، أو المعلومات التي من المهم توفرها للمساعدة في توضيح المشكلة أو فهمها بشكل تام؟
- هل يوجد أية موارد لازمة لتوضيح المشكلة؟
تحديد الأهداف
في خطوة تحديد الأهداف يجب على الشخص الباحث عن حل لمشكلته الإجابة عن الأسئلة التالية:
- ما الإنجاز الذي سيتم تحقيقه عند حل هذه المشكلة؟
- ما هو الهدف النهائي الذي سيتحقق عند حل هذه المشكلة؟
- ما هو الجدول الزمني الذي يتطلبه حل هذه المشكلة؟
معرفة أسباب المشكلة
في هذه المرحلة من المهم الحصول على آراء أشخاص آخرين تأثروا بالمشكلة ولاحظوها وتدوين تلك الآراء، ثم كتابة وصف للمشكلة مكوّن من كيفية حدوثها وأين ولماذا ومتى ومع من حدثت.
التركيز على الحل وليس على المشكلة
عندما يتم التركيز على المشكلة لن يتمكن العقل من إيجاد حلول؛ حيث إنّه عندما يتم التركيز على المشكلة يتم تغذية الطاقة السلبية التي تنشّط العواطف السلبية في الدماغ مما يُعيق إيجاد حلول، وهذا يحتّم على من يواجه مشكلة أن يبقى هادئاً ليتمكن من حل مشكلته بالطريقة الصحيحة.
استخدام لغة تفكير إيجابية
إنّ التفكير الإيجابي يقود العقل نحو التفكير بشكل مبدع وخلّاق ويُحفّز إيجاد الحلول، فمثلاً يجب استخدام عبارات مثل: تخيل لو، وماذا لو، والابتعاد عن العبارات السلبية مثل: هذا ليس صحيح، ولكن، ولا أعتقد.
التبسيط
معظم البشر لديهم ميل لجعل الأشياء أكثر تعقيداً من الواقع، ولكن عند حل المشكلة يجب تبسيطها عن طريق إبعاد كل التفاصيل والتركيز على الأمور الرئيسية ومحاولة إيجاد حل سهل وواضح.
وضع خطة عمل
تشمل خطة العمل التالي:
- وضع قائمة من الأمور المطلوبة لمعالجة السبب الرئيسي للمشكلة ومنعها من الوصول إلى الآخرين.
- وضع جدول زمني لكل أمر وتعيين مسؤول عن تنفيذه.
وضع حلول بديلة
في هذه المرحلة لا يتم اختيار حل واحد بل يتم اقتراح العديد من الحلول البديلة، كما يتم وضع معيار لمقارنة خصائص الحل النهائي ويسمح المعيار بتقييم النتائج التي تقدمها الحلول البديلة، وهنا يُمكن البحث في عدة بدائل؛ لتعزيز قيمة حل المشكلة النهائي، ويحتاج وضع الحلول البديلة إلى تقنيات حل المشكلات وأساليب التفكير الجماعي، وقبل البدء بتقييم الحلول البديلة يجب وضع العديد منها.
تقييم الحلول البديلة واختيار أحدها
عند اختيار أفضل حل بديل يجب مراعاة عدة اعتبارات أهمها:
- جميع الأفراد المعنيين بالمشكلة سيقبلون الحل البديل.
- الحل البديل يحل المشكلة دون أن يتسبب بمشاكل أخرى غير متوقعة.
- الحل البديل يتناسب مع القيود التنظيمية.
- إمكانية تنفيذ الحل البديل.
تنفيذ ومتابعة الحل
إنّ إشراك أشخاص آخرين في تنفيذ الحل هو شيء مهم لتجاوز المقاومة التي قد تحدث بسبب التغييرات التي تُرافق حل المشكلة ، ويجب إعطاء المجال للحصول على التغذية الراجعة أثناء تنفيذ الحل؛ وذلك من خلال وضع مراقبة مستمرة وفحص ردود الفعل.
التحقق من أنّ المشكلة قد حُلّت
من أفضل الطرق للتحقق مما إذا كانت المشكلة قد تم حلها أم لا هي الاستمرار بالقيام بالمهمات العادية، إضافةً إلى ذلك يجب مراعاة ما يلي:
- كتابة مذكرة مختصرة تبين نجاح الجهود المبذولة في حل المشكلة وما الأمور التي تم تعلمها من ذلك.
- ما هي التغييرات التي يجب إجراؤها لتجنب الوقوع في مشاكل مشابهة في وقت لاحق؟
- ما الأمور التي تم تعلمها من حل هذه المشكلة؟
