كيفية استثمار الوقت

كيفية استثمار الوقت

التخطيط المسبق

يُعدّ التخطيط أحد أهم تقنيات إدارة الوقت؛ فهو يُساعد على تنظيم العمل عن طريق تحديد خطوات وإجراءات تنفيذه بشكل تفصيلي من خلال توضيح المهام اليومية والأسبوعية المطلوبة لإنجازه، ويُمكن الاستعانة ببعض الطرق والأدوات الورقية والإلكترونية التي تُساعد على تنظيم العمل وأهمّها: قوائم المهام المكتوبة، والمفكرة أو التقويم، ودفاتر الملاحظات، كما يُمكن استخدام التطبيقات التكنولوجية الذكية الموجودة في الهواتف وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بتنظيم وإدارة الوقت .

تحديد الأهداف بذكاء

تُعدّ تقنية (S.M.A.R.T) من أبرز التقنيات المُستخدمة في إدارة الوقت واستثماره لغايات تحديد الأهداف، وتعتمد هذه التقنية على وجود مجموعة من الشروط الواجب توافرها في الأهداف المراد تحقيقها وهي؛ أن تكون الأهداف محددةً بوضوح، وقابلةً للقياس، وقابلةً للتحقيق، ومرتبطةً برغبات الشخص على أن يكون على علم بسبب رغبته بتحقيق هذه الأهداف، وأخيراً أن تكون هذه الأهداف محددةً زمنياً بموعد نهائي لتحقيقها.

التركيز في العمل المطلوب

يجب أن يحرص الشخص على إدارة العوامل المؤثّرة على مدى انتباهه، وذلك من خلال الضبط والتحكّم الفعّال بالعناصرالتي تتسبّب له بفقدان التركيز والانتباه من جهة، وتجنّب جميع المؤثّرات التي تتسبّب له بالتشتّت من جهة أخرى؛ وذلك لأنّ إعادة التركيز بعد الانقطاع عن إنجاز أيّ عمل قد يكون أمراً صعباً ويُضيع الكثير من الوقت.

الحزم في رفض بعض الطلبات

على الرغم من ضرورة أن يتحلّى الشخص بروح الفريق أثناء تنفيذ أيّ عمل أو مشروع وأن يكون متفهّماً ومُستمعاً جيداً لللآخرين، لكن من الضروري أيضاً أن يكون الشخص حازماً وأن يتعلّم متى يقول لا، فمن الضروري إعلام الآخرين بأنّه لا يُمكنه قبول بعض طلباتهم إذا كانت تتعارض مع أهدافه، لكن من الضروري أيضاً أن يمتلك مهارات التفاوض ليتمكّن من الوصول إلى نقطة وسط بين الطرفين تُمكّنه من تحقيق بعض أهدافهم و بعض أهدافه.

مصفوفة إيزنهاور

تُعتبرمصفوفة إيزنهاور (بالإنجليزية: Eisenhower Matrix) تقنيةً وأسلوباً مناسباً جداً لمساعدة الأشخاص الذين يكون لديهم العديد من المهام للقيام بها لكنّهم لا يعرفون كيف يُحدّدون أولوياتهم، حيث يُمكن تطبيق المصفوفة بإحضار ورقة فارغة وتقسيمها إلى 4 أرباع متساوية، يكون عنوانا العمودين: عاجل وغيرعاجل، وعنوانا السطرين الأفقيين: مهم وغير مهم، ثمّ يتمّ فرز المهام حسب الأرباع الأربعة، وبعد تفريغ المهام في الأرباع يُدرك الشخص أنّ الأولوية ستكون للمهام المرتبة أولاً ضمن العاجل والمهم، ثمّ للمهام ضمن العاجل وغير المهم، ثمّ غير عاجل وغير مهم، وأخيراً غير عاجل وغير مهم.

الإصرار والمثابرة

يجب تحلّي الشخص بالإصرار والمثابرة لاستثمار وقته بالشكل المطلوب؛ لذلك من المهم أن يستمرّ الشخص بالتعلّم الدائم من الأخطاء التي قد يقع بها أثناء تنفيذ مهامه وأعماله المختلفة، وأن يُحافظ على روح الإصرار والمثابرة لتحقيق النجاح ، ويستفيد من الفرص المختلفة التي تُتاح له حتّى يتمكّن لاحقاً من تحقيق أهدافه.

اتباع منهجية إتمام الأمور

أوجد الباحث ديفيد ألين آليةً أو منهجيةً تُساعد الشخص الذي يتبعها على إنجاز المهام المطلوبة منه، من خلال تسجيل المهام على الورق ثمّ تقسيمها إلى 5 أجزاء أو عناصر قابلة للتنفيذ، وهي كالآتي:

• تحديد المهام والإجراءات المطلوب العمل عليها.
• توضيح المقصود بهذه المهام وتعريف أجزائها القابلة للتنفيذ والأخرى غير القابلة للتنفيذ.
• ترتيب المهام حسب الأولوية وفقاً لممدّة إتمامها وما تحتاج لإنجازها.
• مراجعة قائمة المهام بشكل مستمر؛ بهدف تحديثها، وإلغاء ما أُنجز من المهام، وتحديد الأولويات التالية.
• العمل على المهام والإجراءات الممكن إتمامها.

استخدام أسلوب المكافآت الصغيرة

يرتكز استخدام أسلوب المكافآت الصغيرة بشكل أساسي على تحفيز الشخص لنفسه من خلال التفكير بحجم السعادة والرضا التي سيشعر بها حال الانتهاء من إنجاز عمله؛ لذلك سيكون من الجيد أن يكافىء الشخص ذاته بهدية بسيطة عند الانتهاء من المهمة أو المشروع الذي كان يعمل عليه، كأن يقوم بفعل أيّ شيء لنفسه؛ كأخذ استراحة لشرب كوب من القهوة، أو الذهاب في نزهة، أو قراءة كتاب، أو الخروج مع أحد الأصدقاء.