قواعد إدارة الاجتماعات بفعالية

عقد الاجتماعات عند الضرورة

ينبغي على صاحب العمل عقد الاجتماعات عند الحاجة المُلحّة فقط، حيث لا ينبغي أن تكون جدولة الاجتماعات ردًا تلقائيًا على كل سؤال أو قضية. فهذا من شأنه أن يترك انطباعًا أكثر جدّيةً عن الاجتماعات لدى العاملين في الشركة. لذا وقبل عقد الاجتماع يجب التأكد من أن موضوع الاجتماع يستحق جمع الموظفين للنقاش فيه، وما سوى ذلك يُمكن حلّه من خلال رسائل البريد الإلكتروني.

دعوة الأشخاص المعنيين

تتمثل هذه القاعدة في دعوة الأشخاص المعنيين إلى الاجتماع، وتجنب دعوة كافة الموظفين، لأن حضور أكبر عدد من الموظفين إلى الاجتماع لا يعني نجاحه، بل قد يقلل من فعالية الاجبتماع ويصعّب من إدارته، لذا فإن منظّم الاجتماع عليه أن يتولى مسؤولية تحديد الأشخاص القادرين على إضفاء قيمة للاجتماع أو التأثير في القرارات، ويعتبر تقييد حجم الاجتماع من الأمور الهامة لتحقيق أكبر فائدة منه.

تعيين منسق الاجتماع

يحتاج الاجتماع الناجح إلى ميسّر متمكن من إدارة أمور الاجتماع، إذ أن هذا الشخص يعمل على تسيير أمور الاجتماع، وتحديد أوقات البدء والانتهاء للاجتماع، كما يحرص على تغطية جدول الأعمال خلال الوقت المحدد، بالإضافة إلى متابعة سير قواعد الاجتماع على أكمل وجه.

ومن الجدير بالذكر أن ميسر الاجتماع هو من يخلق البيئة الجيدة للحاضرين، للنقاش والوصول إلى النتيجة المطلوبة في الوقت المحدد، كما يضمن إعطاء الفرصة لجميع الحاضرين للإدلاء بأرائهم.

تحضير معدات الاجتماعات مسبقًا

يتطلب الاجتماع الناجح تحضيرًا لكافة المعدات اللازمة قبل بدء الاجتماع، مثل الطاولات والكراسي وأجهزة العرض وتوابعها، بدلًا من إضاعة وقت الحضور في محاولات تشغيل أجهزة العرض أو ما شابه ذلك خلال الاجتماع، كما يجب تحضير جدول أعمال الاجتماع مسبقًا، ووضعه بين يديّ الحضور في بداية الاجتماع.

الالتزام بموعد بدء الاجتماع

يمكن أن يستغرق وصول المتأخرين حوالي 5 إلى 10 دقائق من الاجتماع، ويعتبر انتظار الأشخاص الذين يتأخرون عادةً أمر غير عادل لأولئك الذين يحضرون في الوقت المحدد. ويكمن الحل في عدم انتظارهم والبدء في الدقيقة المحددة، لأن بدء الاجتماع في اللحظة التي كان من المقرر أن يبدأ فيها يرسل رسالة واضحة إلى المتأخرين، ويجعلهم أكثر التزامًا في المرات القادمة.

تحديد الهدف الواضح من الاجتماع

يكمن الهدف من كافة الاجتماعات في طرح الأفكار الجديدة، وجمع المعلومات الهامة، واتخاذ القرارات السليمة، وقد يكمن الهدف من الاجتماع في تحقيق أحد هذه الأهداف أو مزيجًا منها، ويعتبر تحقيق هدف الاجتماع أهم خطوة لنجاحه، ومن الجدير بالذكر أن هذا الهدف يجب وضعه بين يدي الحضور وإخبارهم به قبل البدء بالاجتماع.

التركيز على الموضوع المطروح

يُساعد التركيز على قضية الاجتماع من قبل القائمين عليه على سير الاجتماع حول موضوع معين دون تجاوزه أو إضاعة الوقت في غيره، حيث يضمن الحصول على أكبر فائدة من الاجتماع.

التأكد من خلو مكان الاجتماع من المشتتات

يحتاج الاجتماع الفعال إلى مكان هادئ ومريح، كما يُفضل أن يكون مكان الاجتماع مغلقًا وبعيدًا عن حركة السير الكثيفة أو الغرف المشتركة مثل المطبخ، بالإضافة إلى الحرص على إغلاق الهواتف التي من شأنها تشتيت الحضور، لأن هذه المشتتات تجذب تركيز الحضور وتقلل من فعالية الاجتماع.

تغيير موقع الاجتماع عند الضرورة

تعتبر الجلسة خارج الموقع مثالية لتجنب إجهاد الاجتماع، حيث قد يشعر الموظفين بالملل وعدم القدرة على التركيز بسبب تكرار الاجتماعات في نفس الأماكن، مما يقلل من تفاعلهم مع المواضيع المطروحة، أو إبداء آرائهم أو الإدلاء بأفكارهم.

لذلك فإن من أفضل الحلول أن يتم عقد الاجتماع في مقهى قريب من مكان العمل، أو في حديقة الشركة، أو أي مكان يضمن تغيير نفسية الموظفين، لتجديد طاقاتهم ونشاطهم وقدراتهم على طرح المزيد من الأفكار الجيدة.