طريقة كتابة رسالة رسمية بالعربي

طريقة كتابة رسالة رسمية بالعربي

تحديد بيانات الرسالة

تُحدّد في البداية البيانات الأولية المتعلقة بالرسالة الرسميّة أيّ الترويسة، وتشمل هذه البيانات ما يأتي:

• إلى: اسم المرسل إليه ومسمّاه الوظيفي، مثل: إلى السيد المدير، أو إلى السيد رئيس القسم.
• من: اسم المرسل ومسمّاه الوظيفي.
• تاريخ الرسالة: اليوم/ الشهر/ السنة.
• موضوع الرسالة: الهدف من الرسالة.

صياغة محتوى الرسالة

تتكوّن الرسالة الرسميّة من مجموعة من العناصر المهمّة، وفيما يأتي الهكيل العام لمحتوى الرسالة الرسميّة:

العنوان

ترتكز العلاقات الاجتماعية والمهنية على أساس الاحترام والثقة، كما تُبنى على أساس التسلسل الهرمي في الشركات والمؤسسات، فعند توجيه الرسائل الرسمية بخطاب رسميّ ورقي أو بالبريد الإلكتروني، يجب أن تبدأ باسم المُرسل إليه بالكامل ومسمّاه الوظيفي والدرجة العلمية التي يحملها، ومن الأمثلة على ذلك ما يأتي:

• حضرة القاضي (الاسم).
• فضيلة الشيخ (الاسم).
• حضرة الدكتور (الاسم) المحترم.
• حضرة المهندس (الاسم) المحترم.

يجب في حال مخاطبة أحد أفراد العائلة المالكة إضافة بعض الجمل والتعابير بعد العنوان مباشرة، ومنها ما يأتي:

• صاحب السمو الملكي حفظه الله ورعاه.
• صاحب السمو الملكي أعزّك الله وبارك في عمرك وأعمالك وحفظك في عافيتك ووطنك وشعبك وأسرتك الشريفة.
• صاحب السمو الملكي حفظكم الله وسدّد خطاكم.

يجب في حال كان اسم المرسل إليه جهةً أو شخصاً غير معروف أو مُحدّد بالنسبة للمرسل توجيه الخطاب بأحد أنماط الصياغة الآتية:

• حضرة (السادّة، أو اسم الجهة، أو اسم الشركة) المحترمين.
• حضرة (السادّة، أو اسم الجهة، أو اسم الشركة) الكرام.

التحية والافتتاحية

تبدأ الخطابات أو الرسائل الرسميّة باللغة العربية بعبارة السلام عليكم ورحمة الله وبركاته، ثُمّ كتابة عبارة "تحية طيبة"، أو "تحية طيبة وبعد"، حيث تُعدُّ تلك الافتتاحية مع الاختلافات الطفيفة التي يُمكن أن تُجرى عليها إلزاميةً في جميع الرسائل والكتابات الرسميّة.

محتوى الرسالة

تُقسم الرسالة وتُقدّم على شكل فقرات متتابعة واحدةً تلو الأخرى بأسلوب سلس، كما تمتاز الخطابات والرسائل الرسميّة المكتوبة باللغة العربية بلغة مُنمّقة نابضة بالحياة حيث إنّه يجب إظهار الاحترام والتقدير للمرسل إليه خلال الرسالة بأكملها، ويوجد بعض التعابير التي يُمكن أن تُضاف إلى محتوى الرسالة لتُعبّر عن الاحترام، ومنها ما يأتي:

• إنّه لمن دواعي السرور أن نُرحّب بكم.
• يطيب لنا أن.
• كما نُحب أن نشير إلى.
• يسرّني أن أبعث إليك بأطيب تحياتي وخالص أمنياتي بالسعادة والتوفيق.
• مع الاحترام الفائق أردت إخباركم أنّ.
• يُرجى قبول اعتذاري على الإزعاج.

يُمكن في حال كان الخطاب موجهاً للعائلة المالكة تضمين إحدى العبارات الآتية بعد التحيّة:

• نوجه لك خطابنا يا سيّدي.
• أتشرّف بأن أرفع إلى سموّكم.
• أتشرّف بأن أرفع إلى مقامكم السامي.
• أرسل هذه الرسالة إلى مقامكم السامي لأنّ.
• نكتب إلى جلالتكم اليوم لـ.

الخاتمة

تُنهى الرسالة عادةً بلغة يغلب عليها الهدوء مع استخدام عبارات تُظهر الاحترام والشكر والتقدير مرةً أخرى للمرسل إليه، ومن الأمثلة على تلك العبارات التي يُمكن تضمينها في خاتمة الرسالة الرسميّة:

• تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير.
• شاكرين لكم حسن تعاونكم.
• مع خالص الاحترام والتقدير.
• مع جزيل الشكر والتقدير.
• والله الموفق.
• مع أطيب التحيات.
• وتفضلوا بقبول فائق التحية والاحترام.
• بعد التوقيع يُمكن إضافة عبارة: والسلام عليكم.

يمكن في حال كانت الرسالة خطاباً للتقدير أن تُنهى بإحدى العبارات الآتية:

• تمنياتي لكم بالتوفيق.
• تمنياتي لكم بمزيد من التقدّم والنجاح.
• تمنياتي لكم بالتوفيق الدائم.

عبارات تستخدم في محتوى الرسالة الرسمية

يُمكن إضافة بعض العبارات الأخرى المتعلقة بموضوع الرسالة ومحتواها، ومنها ما يأتي:

• الرجاء الاطّلاع على الوثيقة المرفقة.
• يمكن الاتصال بي عبر هذا الرقم ٢٤ ساعة على مدار اليوم.
• بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، نودّ إفادتكم.
• بالإشارة إلى الموضوع أعلاه، نرجو إبلاغكم.
• أكتب للاستفسار عن.
• نحن مهتمون ب...ونَودّ أن نعرف.
• لقد درسنا اقتراحك بعناية و...
• سنكون في غاية الامتنان إذا تكرّمت بإرسال معلومات أكثر بخصوص.
• نحن مهتمّون بالحصول على.
• نحن مهتمّون باستقبال.
• مطلوب منكم أن...بشكل عاجل.

ضوابط عامة عند كتابة الرسائل الرسمية

تُعدُّ الرسائل الرسمية بشكلٍ عام مُستنداً قانونياً يترتّب عليه مسؤوليات تجاه الشركة، أو المؤسسة، أو حتّى الموظف ؛ لذلك هناك بعض الضوابط والقواعد العامة التي يُنصح بأخذها بعين الاعتبار عند كتابة الرسائل الرسميّة، ومنها ما يأتي:

• استخدام ضمائر الجمع المخاطب في الكتابة لا المفرد، بمعنى كتابة أنتم بدلاً من أنت، سعادتكم ، موضوعكم، وهكذا.
• استخدم اللغة العربية الفصحى، والمخاطبة بلغة هادئة ذات طابع مهنيّ بعيداً عن العاطفة والانفعال، وتجنُّب استخدام أيّة كلمات لها دلالة أو إيحاء غير مرغوب به.
• التأكد من صحة الأرقام، والأسماء، والأماكن، والأشخاص، الواردة في محتوى الرسالة؛ وذلك لأنّ الخطأ في تلك المعلومات يكون له أثر كبير على مضمون الرسالة.
• مراعاة تنسيق الرسالة حيث أنَّ ذلك الأمر يترك أثراً جيداً عند القراءة، وتجدر الإشارة إلى أنّ كلّ جهة أو مؤسسة تعتمد تنسيقاً خاصّاً بها من حيث نوع وحجم الخطوط، والتباعد بين الفقرات، والهوامش، وترقيم الصفحات.

أنواع الرسائل الرسمية

تتعدّد أنواع الرسائل الرسمية بين الشركات والمؤسسات؛ وذلك تِبعاً لغرض المرسل منه، وفيما يأتي مجموعة لبعض أنواع الرسائل الرسمية:

• المذكرة: يُقصَد بالمذكرة طلب أمر ما ضِمن اختصاصات العمل من خارج النماذج المُعدّة من قِبل الشركة لذلك، بحيث يكتبها الموظف لرئيسه المباشر من أجل غرض ما مثل إفادته بمشكله وطلب التوجيه.
• الخطاب: يُكتب الخطاب ويُرسل من قِبل إدارة أو دائرة إلى دائرة أُخرى داخل الشركة أو المؤسسة ذاتها، وتتضمّن مواضيع الخطاب الاطلاع، أو التشاور، أو طلب التوجيه، أو إيجاد حلّ لمشكلة.
• الخطاب الإلحاقي: يهدف الخطاب الإلحاقي إلى متابعة الخطاب الذي أُرسل بحيث يُلحَق به؛ وذلك من أجل تصحيح الأخطاء، أو طلب الردّ على موضوع الخطاب، أو حتّى من أجل التأكيد على ما تضمّن الخطاب السابق.
• خطاب الرد: يُستخدَم هذا النوع من المراسلات من أجل الردّ على الخطابات، وذلك باستخدام بعض العبارات التي تُشير إلى الخطاب الذي يُرد عليه، ومن تلك العبارات: إشارةً إلى خطاب سعادتكم، أو معاليكم، أو سموكم.
• المحضر: يُعرّف المحضر على أنّه مذكرة يكتبها فريق عمل لديه صلاحيات برصد موضوع ما، أو إعداد تقرير مُفصّل عن موضوع ما، وذلك بعد مناقشته وتداوله بين أعضاء الفريق، ويُوقّع عادةً من قِبلهم.

فيديو رسائل الحمام الزاجل

كيف كان الناس يتراسلون قبل الواتسآب والماسنجر؟ تاريخُ طويلٌ تخفيه هذه الرسائل! فماذا تعرف عنه؟