طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

طريقة كتابة خطاب رسمي لجهة حكومية

يُكتب الخطاب الرسميّ للجهة الحكوميّة لعدّة أسباب؛ منها: الإبلاغ الجهة عن قضية أو موقف ما، أو طلب الاجتماع بأحد المسؤولين فيه لغرض المناقشة، أو طلب المساعدة والدعم، أو الشكوى من أحد المسؤولين، إذ تتلخص طريقة الكتاب لهذا الخطاب في عدّة مراحل، وفيما يأتي ذكرها:

تحديد الجهة الحكومية المعنية بالخطاب

يُعدّ معرفة اسم الجهة الحكوميّة التي تلبي حاجة مقدّم الخطاب الرسميّ أمرًا ضروريًّا، إذ يجب معرفة عنوانها الصحيح، واسم المسؤول كاملًا الذي سيتوجه الخطاب له، حيثُ إنّ هذه البيانات هي الطريقة لإيصال الخطاب للمكان المقصود، إضافة لمعرفة البريد الإلكترونيّ، وكافة بيانات الاتصال.

بداية الخطاب بطريقة رسمية

يجب افتتاح الخطاب بطريقة تعرض مدى الاحترام للشخص المُخاطب، حيثُ بذكر اسم المسؤول بالإشارة لمنصبه، مثل استخدام لقب معالي الوزير، أو السيد، أو سعادة النائب، أو جناب القاضي، أو سماحة المفتي، على أن تُرتب البيانات ابتداءً من التاريخ، يتبعها اسم المسؤول ومنصبه، ثمّ عنوان المكتب أو الشركة.

شرح الغرض من الخطاب

يجب ذكر المشكلة أو الموضوع الذي تتم هذه المراسلة بشأنه مباشرةً، والتعبير عن دواعي القلق، وسبب المراسلة، وتلخيص وجهة النظر اتجاهها، بذكر كيفية تأثير الموضوع على جانب معين، ومن الأمثلة على ذلك: أدّت الزيادة الضريبيّة التي فرضت على البنزين إلى التأثير السلبيّ على المواصلات العامّة التي ارتفعت أجرتها جرّاء الضريبة.

تقديم اقتراحات

يُمكن تقديم الحلول المقترحة للمشكلة التي ذُكرت، إذ يُساعد هذا بحلّها والتعامل بجدية مع الخطاب الموجه؛ لأنّه يُظهر نوعًا من العملية في الطرح، بالإضافة للتطرّق لفائدة هذا الاقتراح، وكيف يؤثر تطبيقه على حالة المرسل وعلى الآخرين في المجتمع، ومثال ذلك: لا بدّ من التعميم على أصحاب المحلات التجاريّة الشرائيّة بمنع بيع الدخان لمن هم دون سن 15 عامًا.

التأمل في الجهة الحكومية ومسؤولها في الاستجابة للخطاب

يجب التأكيد على الأمل الذي يعقده المرسل على هذه الجهة الحكوميّة، والثناء على دورها وقدرتها على إحداث التغيير، وانتظار النتائج الإيجابيّة منها، ومثال ذلك: نأمل منكم انطلاقًا من دوركم الكبير في المحافظة على البيئة النظر في الاقتراح للمحافظة على نظافة المياه المزوّدة للسكان.

إنهاء الخطاب

يكون إنهاء الخطاب عن طريق تقديم الشكر للجهة الحكوميّة، أو المسؤول المعنيّ فيها، وكتابة اسم المرسل، وتوقيعه، وعنوانه، ورقم هاتفه في حال رغبت الجهة الرد على خطابه.

تدقيق الخطاب وتنسيقه

يجب إعادة قراءة الخطاب بتأني، وتدقيق لغته، والحرص على عدم احتوائه على أخطاءٍ إملائيّة أو نحويّة، بالإضافة إلى بحث مكثّف آخر عن أيّ بيانات مكتوبة، والتأكّد منها قبل إرسال الخطاب تفاديًّا للخطأ بها.

نموذج خطاب رسمي لجهة حكومية

يُمكن الاطلاع على الخطاب الآتي لتوضيح الخطوات السابقة:

التاريخ: 30/3/2022

المكان: بلدية..... الكبرى - محافظة..... - شارع......... - بالقرب من دوار البلدية

الموضوع: عدم كفاية إمدادات المياه المزودة لاحتياجات المنطقة

السيد المحترم رئيس بلدية.........

أكتب لحضرتكم نيابة عن أهالي المنطقة كافة للفت انتباهكم إلى مشكلة عدم كفاية إمدادات المياه المزودة لمنطقتنا للاحتياجات، تحديدًا في حيِّ:... الأمر الذي يثير انزعاج السكّان وضيقهم.

وأذكر لكم أنّه فيما مضى كانت المياه تتدفق من الصنابير بقوة، ما يسهل علينا استخدامها في العديد من الاحتياجات اليوميّة، لكنّها اليوم تعاني من الشح والانقطاع المستمر، ما دفعنا وسكّان الحي إلى اللجوء لتعبئة الخزّانات على حسابنا الخاص، غذ نقترح عليكم تزويد طرق الإمدادت للمنطقة، أو إضافة يوم آخر خلال الأسبوع لرفد المنطقة في المياه بدلًا من يوم واحد.

أتمنى من حضرتكم، وكلّي أمل بدعمكم المستمر للمنطقة النظر في المشكلة، ومساعدتنا في حلّها.

تفضلوا بقبول فائق الاحترام

السيد...........