طريقة كتابة خطاب رسمي

طريقة كتابة خطاب رسمي

تحديد الفئة المستهدفة من الخطاب

يجب على المُتحدّث في بداية الأمر تحديد الفئة التي يُريد إيصال الكلمات إليهم، ثمّ تخمين ما يُريد المستهدفون سماعه خلال هذا الخطاب، حيث تُساعد معرفة عقليّة الفئة المستهدفة على كلّ ممّا يأتي:

• اختيار الكلمات المناسبة لنَيل رضى المستمعين عن المحتوى الذي يُقدّمه الكاتب.
• تمكين الكاتب من التحدث بشكل مُباشر مع الفئة المستهدفة دون الخروج عن سياق الحديث.

اختيار موضوع الخطاب

يجب مراعاة اختيار الموضوع المناسب للخطاب ضمن حدود الوقت المحدد للفقرات، وذلك لعدّة أسباب أهمّها الآتي:

• جذب تركيز المستمعين تجاه الكلمات التي يقولها المُتحدث، وذلك من خلال جعل الموضوع قصيراً وممتعاً.
• تجنّب شعور المستمعين بالملل وتشتّت الأفكار الذي ينتج عند إلقاء كمّ هائل من المعلومات.
• إبقاء فكرة الخطاب عالقةً في أذهان المستمعين.

تحضير الخطاب بشكل جيد

يجب الاستعداد جيداً لجميع الظروف التي يُحتمل مواجهتها خلال الخطاب، كما يجب كتابة مُسوّدة تحتوي على بعض الأمور التي يجب التطرّق لها، وفيما يأتي بعض النصائح التي يجب الأخذ بها:

• ترتيب الخطاب على شكل مخطط، يحيث يسهل على المتكلّم ربط أفكاره وانسياب كلماته بالشكل الصحيح.
• اختيار أسلوب لبِق والتكلّم بأسلوب الحديث لا القراءة.
• تجنّب التصنُّع وذلك باختيار الكلمات البسيطة والواضحة.
• تخصيص القليل من الوقت لإضافة بعض المرح والفكاهة إلى الأجواء.
• تخطيط النقاط الرئيسية بهدف لفت انتباه المتحدث لها وعدم نسيانها.
• دعم الحوار بالأمثلة الحقيقية.

التمرن على الخطاب

تُساعد عمليات التمرّن المستمرّ المُتحدّث على الاعتياد على إلقاء الخطاب بسلاسة، خاصةً إذا تمرّن أمام شخصٍ آخر، حيث سيُشعره ذلك بالراحة أثناء إلقاء الخطاب أمام جمهورٍ كبير لاحقاً، وسيُقلّل من أخطائه المحتملة، كما يُفضّل بعد إنهاء كتابة الخطاب الاستعانة بأحدهم لقراءته من منظوره الشخصي، لأن أخذ عدّة آراءٍ حوله يُساعد على تحسين مستوى الخطاب.

يستخدم المُتحدث الإيماءات الحركية أو لغة الجسد في خطابه كإضافٍة نوعيّةٍ لخطابه، كما لا يجب المُبالغة فيها بشكل مُلفت لجذب الانتباه، لأنّها عادة تظهر وحدها دون مجهود، ولكن من الأفضل التدرّب على استخدامها بالأوقات الصحيحة خلال الإعداد للخطاب بالوقوف أمام المرآة، أو كاميرا الفيديو، والتدرّب على الحديث وزجّ الإيماءات الحركية مع الكلام.

تحديد أداة العرض المناسبة

تسمح العروض التقديمية بمبادرة الحضور في المشاركة والتفاعل مع المتحدث، كما تُعزّز بدورها اهتمام الحضور في الخطاب، ويُساهم تصميم صفحات العرض بطريقة احترافية بجذب الانتباه للعرض بصورة أكبر، ويُمكن تقديم العروض باستخدام العديد من البرامج؛ كالبوربوينت.

قواعد كتابة محتوى أو مسودة الخطاب

تتعدّد الخطوات الواجب اتّباعها عند كتابة مُسَوّدة الخطاب، وأبرزها الآتي:

• تحديد الأفكار الأساسية: وذلك بحَصر مُحتوى الخطاب في فكرة أو فكرتين، نظراً لوجود العديد من الدراسات التي تُشير إلى أنّ الجمهور لا يتذكّر إلا النقاط الرئيسية من الخطاب.
• تعزيز أسلوب المحادثة: عند التحضير لكتابة الخطاب يجب استخدام أسلوب المحادثة وليس المقالة ، فالحضور لا يقرأون ما يكتبه المتحدث بل يستمعون لحديثه، وفيما يأتي بعض الإرشادات حول كيفية تعزيز أسلوب المحادثة:
  • فصل الجمل الطويلة إلى جملٍ قصيرة لتكون سهلةً وغير مُعقدة.
  • التحدّث بصوت مرتفع أمام الجمهور، واستخدام لغةٍ بسيطة، وتجنّب القراءة فقط.
• جعل محتوى الخطاب غنياً بالحقائق: يتوجب على المُتحدث عند كتابة الخطاب الإلمام بالعديد من الإحصائيات والدراسات التي تُشير إلى مشكلة ما فرضاً وإضافتها إلى محتواه التقديمي.
• استخدام أسلوب حل المشكلات للإقناع: يُساهم تقسيم الخطاب إلى قسمين إلى زيادة درجة التركيز والوعي لدى الجمهور، ويُقسم الخطاب كالآتي:
  • وصف القضية المحورية في الخطاب بأنّها مشكلة تحتاج إلى الوصول للحل.
  • حلّ المشكلة بطرق علمية بالاستناد إلى إحصائيات وحقائق علمية، أو بالاقتداء بشخصية بارزة كان لها دور بارز في حلّ مشكلة ما.
• تحديد الهدف من الخطاب: يجب قبل البدء بكتابة الخطاب معرفة ما إذا كان الخطاب يحمل الطابع الترفيهي، أو الإقناعي، أو الإعلامي، وبناء الخطاب عليه.
• تحديد عناصر الخطاب: يُقسم موضوع الخطاب إلى 3 عناصر رئيسيّة، وهي كالآتي:
  • المقدمة: يتحدث المخاطِب في المقدمة بشكلٍ تمهيدي لتقديم الخطاب الرئيسي.
  • العرض: يبدأ المخاطِب في جزء العرض بالدخول في محور الخطاب الرئيسي الذي يريد إيصاله إلى الجمهور بالتحدّث بشكلٍ تفصيلي.
  • الخاتمة: يختم المتحدث خطابه بالشكر والإمتنان للحضور، كما يذكر أبرز النقاط بشكل مُختصر لأنّ الجمهور غالباً ما يحتفظ بالكلام الأخير من الخطاب.

كيفية إلقاء الخطاب الرسمي

هناك العديد من النصائح الواجب اتّباعها عند إلقاء الخطاب الرسمي أهمّها الآتي:

• اختيار ملابس مناسبة ومريحة: يُعدّ اختيار الملابس مهماًّ في ترك انطباع أوّلي جيد لدى الجمهور، لذلك يجب على الخاطب ارتداء ملابس تُناسب البيئة التي سيُلقي فيها الخطاب.
• الحديث والوقوف بعفوية: يُعدّ التوتر طبيعياً أثناء إلقاء الخطابات الرسمية، إلاّ أنّ أفضل طريقةٍ للتغلب عليه هي بالتصرف بطريقةٍ طبيعية وتجنّب التصنّع سواء كان ذلك بالطريقة التي يقف فيها الخاطب، أو بأسلوب حديثه، كما لا يجب جعل الأخطاء البسيطة التي غالباً لن يُلاحظها الجمهور تُؤثّر في ثقته بنفسه .
• إيصال المعلومة وليس مجرّد إلقائها: ويعتمد ذلك على الطريقة التي كُتب فيها الخطاب في المقام الأول، والأسلوب المستخدم في إلقاء الخطاب.
• تجنّب القراءة: يجب اعتماد المُتحدث أثناء الخطاب على فهمه للقضية، وتجنّب القراءة، ويُمكنه استخدام ملاحظاتٍ تذكيرية للرجوع إليها لتُساعده على التذكّر.
• تشويق الحضور: يُعد تحمّس الخاطب حول فكرته من أكثر الأشياء التي تؤثّر على الجمهور وتشوّقه للاستماع والتفاعل بشكلٍ إيجابي مع المتحدث، ويُمكن اتّباع الآتي لجعل الخطاب أكثر تشويقاً:
  • الحديث عن الفقرات التي سيُمر فيها الخطاب، ومحاولة التوضيح أو تنبيه الجمهور عند انتهاء الحديث عن فكرةٍ أو فقرةٍ ما والانتقال لأخرى.
  • بدء الحديث بأسلوبٍ هادئ وواثق بحيث يجذب الجمهور ويشدّه للاستماع إلى بقية الخِطاب، ويُبيّن لهم مدى استعداد المتحدث لهذا الخِطاب.
  • اختتام الخِطاب بجملة ذكية، كفكرةٍ مثيرة ستشغل عقول المستمعين، أو فكرة مضحكة.
  • التحدث بصوتٍ مرتفع وواضح.
• دعم الخطاب بالوسائل المرئية: تُعطي الوسائل المرئية أثناء الخطاب قدراً إضافياً من الفائدة للخطاب، وتعزيز وصول الفكرة للجمهور، كعرض الخرائط عندما يكون الموضوع متعلقاً بالجغرافيا، أو عرض إحصائيات عندما يتعلّق الموضوع بالأرقام.
• طلب التغذية الراجعة من الجمهور: يُساهم الاستماع لرأي الجمهور إيجابياً كان أو سلبيّاً في تعديل أسلوب المُتحدث في الإلقاء لاحقاً، بحيث يجب على المتحدّث الأخذ به والإستفادة منه لتحقيق أفضل النتائج، حيث إنّ التحدّث للجماهير لا يُعتبر من الأمور السهلة إطلاقاً، بل هي موهبة شخصية أو ناتجة عن التمرّن والتدريب والأخذ بنقد الجماهير.

ما هو الخطاب الرسمي؟

يُعرّف الخطاب الرسمي بأنّه مهارة التحدث أمام جمهورٍ من الناس بشكلٍ مباشر -سواء كان المتحدث يعرفهم أو لا- في مكان وزمان محددين، ويكثر الخطاب الرسمي في بيئة العمل، أو الدراسة، أو الوسائل الإعلامية، أو المهرجانات الترفيهية، وغيرها من الأماكن التي تتطلب الرسمية بالخطاب، ويهدف إلى رفع مستوى ثقافة الجمهور بموضوعٍ ما، أو إقناعهم، أو تسليتهم، ولا يُمكن حصر محتوى الخطاب بمواضيع معيّنة.