خطوات الإدارة الناجحة

خطوات الإدارة الناجحة

يُمكن تبسيط خطوات الإدارة الناجحة باتباع الخطوات الخمس الآتية:

• التخطيط: يعدّ التخطيط أول وأهم خطوة للإدارة الناجحة، والذي يجب أن يصبح بعد ذلك نشاطاً مستمراً يتضمن مراجعة الأهداف عند إحراز التقدم، وينصح بوضع خطة استراتيجية للمدى الطويل وميزانية سنوية للمدى القصير، كما يجب أن يشتمل التخطيط أيضاً على تطوير نظام قياس الأداء، حيث ينبغي أن يكون وضع الخطط الاستراتيجية والغايات والأهداف نقطة انطلاق لقياس جهود أداء البرنامج، ويُشار إلى أن التخطيط عبارة عن عملية مستمرة تشتمل على إجراء تعديلات على طول الطريق الذي يتم فيه تحقيق الأهداف والغايات.
• السياسات والإجراءات الجيدة: حيث إنّ التنفيذ اليومي للسياسات المكتوبة يوفر للموظفين الإرشادات ويحدد ممارسات البرنامج المقبولة، فالإجراءات تُساعد على تفعيل السياسات وإعطاء التوجيهات مما يساعد في الوقت نفسه على اتخاذ القرارات التقديرية ضمن حدود السياسات الموضوعة بالفعل.
• إدارة البيانات: يُمكن استخدام بيانات الإدخال والإخراج، وبيانات النتائج لتقييم الأداء، حيث تحدّد بيانات المدخلات الموارد الخاصة بالمشروع مثل الموظفين، والمعدات، والتمويل، وتعرض بيانات المخرجات ما تم إنتاجه باستخدام هذه الموارد، وتساعد على تقييم تحقيق الأهداف قصيرة المدى، كما تعرض بيانات النتائج التأثير النهائي لجهود القائمين على العمل، وتساعد على تقييم التقدم باتجاه تحقيق أهداف الأداء على المدى الطويل.
• إدارة الموارد البشرية: يُعتبر الموظفين أهم مورد في العملية الإدارية، لذا يجب الاهتمام بتطوير السياسات والإجراءات اللازمة لإدارة الموارد البشرية .
• تقييم وسائل قياس الاداء: يعدّ استخدام البيانات المجمعة لقياس مدى نجاح العمل في تحقيق أهدافه أفضل الممارسات المركزية في مرحلة التقييم لدورة التحكم في الإدارة، حيث يجب أن تكون البيانات ذات صلة، وأن تكون كافيةً وموثوقاً بها.

مهارات الإدارة الناجحة

يجب أن يتمتع المدير بعدد من المهارات الإدارية لتحقيق الإدارة الناجحة، ومنها ما يأتي:

• التواصل: يمثّل المدير حلقة الوصل بين موظفي الشركة، ورؤساء الأقسام والإدارات العليا، لذا يجب عليه إتقان جميع أشكال التواصل بما في ذلك المهارات الكتابية، واللفظية، والسماعية حتى يكون قائداً فعالاً، ويمكن أن يكون التواصل بعدة طرق مثل إرسال الرسائل عبر البريد الإلكتروني، ووسائل التواصل الاجتماعي، أو التكلم عبر الهاتف، أو التحدث في العروض التقديمية، أو الاجتماعات، وغير ذلك.
• حل المشاكل واتخاذ القرارات: يتم تكليف المدير بتحديد المشكلات وحلها بشكل يومي، وهذا يتطلب تقديم اهتمام كبير للتفاصيل، والقدرة على التمتع بالهدوء تحت الضغط لكي يتم الوصول إلى الحل الصحيح والفعال للمشكلة، واتخاذ القرار النهائي بشأنها لضمان عدم تكرارها، والتأكد من إنتاجية الفريق وسير العمل بسلاسة.
• الوعي التجاري: تعتبر هذه المهارة أساسيةً بشكل كبير بين أرباب العمل، إذ تفتقر غالبية الأدوار الإدارية إلى الوعي التجاري، مثل إدراك مهمة وأهداف المنظمة، وفهم القطاع الذي تنتمي إليه الشركة، وامتلاك المعرفة بالقضايا السياسية، والاقتصادية التي تؤثر على العمل، فاكتساب هذه المهارة يعطي الأفضلية للمدير، والقدرة على تحقيق إدارةٍ ناجحةٍ لشركته.

المدير الناجح

تعتمد الإدارة الناجحة بشكل كبير على المدير الناجح، والذي يتمتع بعدّة صفات، من أهمها ما يأتي:

• التواضع: يمكن للمدير الناجح إظهار الثقة، والحفاظ على موقعه القيادي دون غرور أو كبرياء عن طريق التوضيح لفريق العمل أن الفشل هو مجرد انحراف بسيط عن طريق النجاح، وبذلك يشعر الموظفون بالجرأة على تحمل المخاطر، والقدرة على الصمود في وجه الانتكاسات.
• لغة الجسد الإيجابية: من المعروف أن لغة الجسد تُفهم أكثر من الكلمات، لذا يمكن للمدير أن يعطي الموظفين الثقة بالنفس، والقدرة على النجاح عن طريق توزيع الإيماءات أو الابتسامات التي توحي للموظف بأنه على الطريق الصحيح، حيث إنه من الممكن أن يقضي على الإبداع والروح المعنوية للموظفين عن غير قصد إذا أهمل هذا الأمر، ويكون ذلك من خلال تعبيرات الوجه الخفية والتحولات في وضع الجسم التي تنقل الانزعاج من الموظف، أو الاستهتار بتفكيره وشخصيته، لذا ينبغي على المدير الاهتمام بلغة الجسد الخاصة به، لأن لغة الجسد السلبية قد تُساهم في جعل الشخص مكروهاً، وفي حال كره الموظفون المدير فلن يستمعوا إليه، أو يثقوا به، أو يشعروا بالدافع لإبهاره بمدى تحسنهم بالعمل.
• احترام وقت الآخرين: يكون المدير عادةً مشغولاً بمهام الفريق والشركة، ولكنّ التأخر المتكرر في الاجتماعات، والمواعيد، والأحداث لا يُعتبر من أعراض الانشغال أو الأهمية، بل هو علامة على سوء تنظيم الوقت وعدم احترام الآخرين ووقتهم، فعدم الحضور للاجتماعات أو اللقاءات في الوقت المناسب، أو الإلغاء في آخر لحظة يعيق إنتاجية الفريق، ويساهم في إرسال رسالة خاطئة عن المدير، والتي قد توحي بأنه أهم من الآخرين، وأنّ ووقته أكثر قيمة من وقتهم، لذا على المدير الناجح أن يقوم بتوصيل النزاهة، وكسب الاحترام، والثقة من خلال الالتزام بالمواعيد، وإنهاء الاجتماعات في الوقت المحدد، مما يشكّل قدوةً للموظفين في كيفية احترام الوقت.