تعريف شجرة الحسابات
تستخدم بعض المصادر المحاسبية مصطلح شجرة الحسابات (بالإنجليزية: Account Tree) أو مخطط الحسابات (بالإنجليزية: Chart Of Account) للإشارة إلى جميع الحسابات المالية التي توجد في دفتر الأستاذ العام للمنشأة.
وتحتوي شجرة الحسابات على أقسام كل قسم يتفرد بحساب خاص به، لا يختلط مع الحسابات الأخرى، مثل الأصول، أو الإيرادات، أو المطلوبات، أو المصروفات، أو حقوق المساهمين وغيرها من حسابات المنشأة.
وكل قسم يمكن الحصول على المعلومات المالية الخاصة به بأي فترة زمنية مثل يوم، أو شهر، أو ربع سنة، أو نصف سنة، أو سنة مالية كاملة، فتظهر المعاملات المالية التي حدث في تلك الفترة.
ومن الجدير بالذكر أن كل قسم من الأقسام الرئيسية في شجرة الحسابات يندرج تحته العديد من الفئات الفرعية، فعلى سبيل المثال لا الحصر يندرج تحت الذمم المدينة كل من الكاش، والنفقات المدفوعة مسبقًا، وغيرها من التصنيفات حسب نشاط المنشأة.
ويختلف حجم شجرة الحسابات حسب نشاط المنشأة، فبعض المنشآت تقتصر شجرة حساباتها على عدد قليل من التفرعات، بينما المنشآت الكبيرة يكون حجم شجرة حساباتها كبير، ويحتوي على العديد من الأقسام الرئيسية، والعديد من الأقسام الفرعية.
وهذه المنشآت الكبيرة تستخدم برامج محوسبة عالية التكلفة لإنشاء شجرة حساباتها، بينما المنشآت الصغيرة تتعيض عن البرامج المحوسبة ببرنامج الإكسل لإنشاء شجرة حساباتها.
كيفية إنشاء شجرة حسابات
يمكن الاستعانة بالحاسوب لإنشاء شجرة الحسابات، إذ تستخدم المنشآت كبيرة الحجم برامج حاسوبية محاسبية جاهزة وما على المحاسب المختص سوى إدخال البيانات وتسمية الحسابات وإعطائها أرقام تبويب، أما المنشآت الصغيرة فتستخدم برامج الإكسل منخفضة التكلفة بالنسبة للبرامج الجاهزة.
وفي كلا الحالتين يكون إنشاء شجرة الحسابات باتباع الخطوات التالية:
إنشاء الحسابات الرئيسية
وهو أول قسم في شجرة الحسابات يندرج تحته أربع حسابات رئيسية تشترك بها جميع المنشآت، وهي:
- حسابات الأصول: وتتكون من ممتلكات للمنشأة يمكن تحويلها لنقود، وتتكون من حسابات مستحقة القبض.
- حسابات الخصوم: وتتكون من الديون المترتبة على المنشأة المستحقة الدفع، مثل الضرائب ، وديونها.
- حسابات الإيردات: وتتكون من الأرباح التي تجنيها المنشأة من بيع منتجاتها سواء سلع أو خدمات.
- حسابات المصروفات: وتتكون من النفقات التي تصرفها المنشأة على أنشطتها الإنتاجية في سبيل كسب الإيرادات، مثل اللوازم المكتبية، وإيجار المباني، والمرافق.
- حسابات حقوق الملكية: هذا الحساب لا يكون رئيسي كما الحسابات السابقة، فبعض المنشآت قد لا تحتوي شجرة حساباتها على حقوق الملكية ، وهو يشير إلى حصة ملكية المستثمرين في المنشأة، ويمكن عدم إدراجه في شجرة الحسابات وتركه خارجها.
إنشاء حسابات عمل المنشأة
ويعتمد على طبيعة عمل المنشأة، وطريقة تعاملاتها التجارية إن كانت نقدي أو ذمم، وعادةً يندرج تحت هذا القسم التفرعات الآتية:
- الحساب النقدي.
- حساب الذمم المدينة.
- حسابات قابلة للدفع.
- حساب ضريبة الدخل المستحقة.
- حساب المبيعات.
تحديد أرقام الحسابات
ترقّم عادةً أقسام شجرة الحسابات بنظام ترقيم من 4 خانات ليتسع لجميع تفرعات الحساب الرئيسي، وفيما يأتي توضيح:
- ترقيم الأصول: 1900 -1000.
- ترقيم الخصوم: 2900 – 2000.
- ترقيم حقوق الملكية: 3000 وهذا الحساب لا تمتلكه جميع المنشآت.
- ترقيم الإيرادات: 4900 – 4000.
- ترقيم المصروفات: 5900 – 5000.
أهمية شجرة الحسابات
تتركز أهمية شجرة الحسابات لأي منشأة بالنقاط الآتية:
- حفظ المعاملات المالية للمنشأة بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها بوقت قصير حسب القسم الرئيسي والتبويب.
- سهولة حذف حسابات قديمة، أو إضافة حسابات جديدة.
- إعطاء صورة واضحة عن النظام المالي الذي تتبعه المنشأة، فشجرة الحسابات بمثابة خريطة.
- توضيح الممارسات المحاسبية ذات العلاقة بنشاط المنشأة، وتوضيح السجلات التي تحتفظ بها المنشأة.
- تحديد كل معاملة مالية تسجّل في الحسابات، وتصنيفها حسب القسم التي تتبع له.
- تسهيل اتباع معايير المحاسبة العالمية في إعداد التقارير المالية.
- سهولة وسرعة الحصول على البيانات المالية لمستخدميها لإعطائهم نظرة كافية ووافية عن المركز المالي للمنشأة لتسهيل اتخاذ القرارات الصائبة.
