تعريف التنظيم

التنظيم

أصبح التنظيم سر نجاح مُنظمات الأعمال في العصر الحالي، سواء كانت تلك المنظمات عامة، أو خاصة، أو ربحيّة، وبغض النظر عن الأعمال التي تقوم بها تلك المنظمات، فكلما كانت مُتطلبات الأعمال الأساسية في تلك المنظمات منظّمة حققت الأهداف المرجوّة منها، وانسجمت مع ما تبقّى من الوظائف الإدارية بشكل تام. كما يقع التنظيم في المرتبة الثانية بعد التخطيط ، حيث يكتسب التنظيم أهمية خاصة في جميع المنظمات، لعدّة أسباب؛ منها اختلاف البيئة الخاصة بالمنظمات، مما يُثبت بأنه من غير الممكن وضع تنظيم يصلُح لكل المنظمات، لأن كل منظمة تمتلك خصوصيتها الفريدة، والتي تُجبرها على مُتابعة الأهداف الموضوعة لها من أجل تحقيقها.

تعريف التنظيم

تؤخذ كلمة التنظيم لغةً من المصدر نَظَم، فتنظيم العمل يعني ترتيبه وتدبيره بطريقة معينة. أما التنظيم السياسي فيعني مجموعة من الأشخاص أصحاب المبادئ السياسية والبرامج الواحدة، بحيث يرتبطون مع بعضهم البعض من خلال اتباع قواعد تنظيمية تحدد العلاقات الخاصة بهم، والوسائل الخاصة في أعمالهم ونشاطاتهم.

كما من الممكن تعريف التنظيم بمعنى المنظمة. حيث من الممكن أن تكون المنظمة صناعية، أو تعليمية، أو تجارية، أو رياضية، أو سياسية، وبالتالي كان تعريف التنظيم هو جماعة تربطهم في بعضهم البعض علاقة رسميّة من أجل تحقيق الأهداف التي نشأت من أجلها تلك المُنظّمة.

وقد عرّف التنظيم باحثون في مجال الإدارة ، فكان لكلٍ منهم تعريفه الخاص، إلا أنها تحمل نفس المعاني، وهي كما يأتي:

• عرّف لينال ابرويك التنظيم بأنه العمل على تحديد وجوه النشاط من أجل تحقيق الأهداف وترتيبها على شكل مجموعات من أجل إسنادها إلى عدة أشخاص.
• عرّف شيستر برنارد التنظيم بأنه نظام من عدد من النشاطات التعاونيّة التي تتم عن وعي وقصد عن طريق شخص واحد أو أكثر، ويتطلّب هذا الأمر وجود اتصالٍ بين تلك النشاطات، حيث يساعد التنظيم على إبراز المساهمة الفعليّة للفرد في عمله.
• عرّف سايمون التنظيم بأنه أنماطٌ سياسيةٌ وسلوكيةٌ تُستخدم من أجل تحقيق التعقّل الإنساني، حيث إن التنظيم عملية إدارية تعمل على الاهتمام في العديد من الأنشطة والمهام التي يجب تحقيقها في الوظائف، كما أنه يقوم على تحديد الصلاحيات والسلطات، والتنسيق ما بين الأقسام والأنشطة لتحقيق الأهداف بكفاءة تامة.

ومن الممكن أن يكون التنظيم ذاتياً، وهذا النوع يختص بمهاراة التعلّم، ويعرّف بأنه عملية نشِطة يشارك عبرها المتعلم بشكل فعّال في عملية التعلّم، حيث يقوم بالبحث، والنقاش، والمحاورة بما يتناسب مع اهتماماته وميوله.

أنواع التنظيم

ينقسم التنظيم إلى نوعين أساسيين، هُما:

التنظيم الرسمي

هو التنظيم الذي تنُص عليه القوانين واللوائح الموجودة داخل المؤسسات ، ويُستمد التنظيم من الهيكل الرسمي، ويتم عن طريق الإدراك والوعي من أجل تنسيق الأعمال الخاصة بالمُنظمة، لتحقيق أهدافها. وهناك العديد من الأنماط الخاصة بالتنظيم غير الرسمي، وهي:

التنظيم الرأسي

يتم هذا التنظيم عن طريق امتلاك كل رئيس سُلطة مطلقة من أجل توجيه المرؤوسين، كما توجد سُلطة مُطلقة للمرؤوسين تتمثّل في توجيه الأشخاص التابعين لهم، وتتم الأمور بهذه الطريقة إلى الوصول لأدنى مستوى من العاملين، حيث تتحرك السلطة بشكل رأسي من أعلى إلى أسفل وبشكل متصل ومباشر، ويُعرف هذا النوع من التنظيم باسم التنظيم المُباشر، أو التنظيم التنفيذي، أو التنظيم العسكري، ويمتلك هذا النوع من التنظيم عدداً من المزايا، تتمثل بما يأتي:

• تقديم فُرص جيدة من أجل التدرّب على عمليات التشغيل التي تتم بشكل مُباشر.
• تحديد السلطات الخاصة بكل مستوى بوضوح.
• تحديد واجبات كل شخص داخل التنظيم بشكل واضح.
• المساعدة على أخذ القرار بسرعة.

وكذلك يتسم هذا التنظيم بعدد من السلبيات، منها:

• لا يتيح الوقت من أجل ممارسة الأنشطة المهمة التي تتمثّل في البحث ، والتخطيط، والتطوير.
• يتسبب في إرهاق المدراء بشكل يفوق طاقتهم.
• لا يُشجع هذا النوع من التنظيم على تقسيم الأعمال، لأن المدير هو الشخص الذي يتخذ القرار في كافة أمور مرؤوسيه.

التنظيم الوظيفي

يتم هذا التنظيم عن طريق التخصص الوظيفي في المنظّمة، حيث تتخصص كل وحدة إدارية في المُنظمة بوظيفة محددة، فتقوم بكل النواحي التي تتعلق بالوظيفة، فنجد في المُنظمات عدة إدارات مثل إدارة المُشتريات، وإدارة التسويق، وإدارة الإنتاج، ولهذا النوع من التنظيم عددٌ من المزايا التي تتمثّل بما يأتي:

• تحقيق التعاون بين الموظفين في مختلف الإدارات الخاصة بالمنظمة.
• التخصص في الوظائف والمهام.

ومن عيوب هذا النوع من التنظيم ما يأتي:

• ضبابية السُلطة والمسؤولية وعدم وضوحها بالشكل الكافي.
• حدوث تأخير في إنجاز بعض الأعمال، بحيث تتأخر عن وقتها المُحدد.
• احتكار السُلطة لدى عدد قليل من الأشخاص ذوي الخبرة.
• عدم المرونة.

التنظيم الرأسي الوظيفي

يتم هذا التنظيم عن طريق سلطتين، الأولى هي الرسميّة والثانية هي الاستشارية، وتكون عبر استعانة السُلطة الرسميّة بالمستشارين من أجل الأخذ بآرائهم قبل اتخاذ أي قرار، حيث تتلخص مهمة المستشارين بالإرشاد، والنُصح ، وإبداء الرأي، أما فيما يتعلّق باتخاذ القرار فهذا الأمر من صلاحيات الأشخاص ذوي السُلطة الرسميّة، ويُعرف هذا النوع أيضاً باسم التنظيم الرأسي الاستشاري، كما يحتوي هذا النوع على عدد المزايا التي تتلخص فيما يأتي:

• يساعد المدراء على التفرّغ للأعمال الإدارية ، حيث توكل الأعباء الفنيّة للمستشارين.
• يتميز هذا التنظيم بالمرونة.

ومن عيوب هذا النوع من التنظيم:

• إمكانية حدوث النزاع بين السلطة الاستشارية وبين أصحاب السلطة الرسمية.
• إتاحة الفرصة للمدراء التنفيذيين للتهرّب من تحمل المسؤولية، خصوصاً عند الفشل في اتخاذ القرار، حيث يقومون بإلقاء اللوم على المستشارين.
• عدم تقديم التحفيز الكافي للمستشارين لتقديم الآراء بشكل فعّال، لأن النجاح يُنسب إلى المدراء التنفيذيين في نهاية المطاف.

التنظيم المصفوفي

يتميز هذا التنظيم بأنه على شكل المصفوفة أو الشبكة، لأنه يعتمد على الجمع ما بين الأساس الوظيفي والسِلعي.

التنظيم غير الرسمي

يتميز التنظيم غير الرسمي بأنه موجود في جميع المُنظمات من دون أي استثناء، لأنه عبارة عن شبكة من العلاقات الاجتماعية والشخصية التي تظهر بشكل تلقائي بين أعضاء التنظيم. وقد بدأت المُنظمات بالاهتمام في هذا النوع من التنظيم، بسبب أهميته في التأثير في أداء الموظفين داخل تلك المُنظمة، فمن الممكن أن ينشأ ذلك التنظيم من العلاقات الشخصيّة التي تجمع ما بين أصحاب المهنة الواحدة. كما يقوم التنظيم غير الرسمي بتقديم عدد من الخدمات لأعضائه، فمن الممكن أن يُحافظ على القيم الثقافية في تلك المجموعة، أو أن يُحقق المكانة الاجتماعية لأعضائه.

يمتلك هذا التنظيم مزايا تتمثل بما يأتي:

• العمل على إشباع الحاجات النفسية لدى أعضاء المنظمة، وذلك بواسطة الزيارات واللقاءات التي تتم بين أولئك الأعضاء.
• تقوية روابط الاتصال بين الموظفين في المنظمة، حيث يتميز الاتصال غير الرسمي بأنه فعّال بشكل كبير.
• التخلّص من نقاط الضعف التي تظهر في التنظيم الرسمي.

كما يتسم ببعض العيوب منها إمكانية أن يعمل ضد أهداف المُنظمة، لأن القادة غير الرسميين قد يعملون على تحريض العمّال على عدم العمل والإنتاج، مما يتسبب في ظهور المتاعب والمشكلات.