ما هو تقييم أداء العاملين؟
يعرف تقييم الأداء بأنه إجراءات منهجية رسمية تقوم بها المؤسسة لقياس مدى جودة إنجاز الموظف لمهامه الوظيفية ، وتقييم دقة النتائج، بالاعتماد على الصلاحيات الممنوحة للموظف والمسؤوليات المترتبة على مركزه الوظيفي.
ويجدر الإشارة هنا إلى أنّ تقييم الأداء في بدايات اعتماده من المؤسسات كان سنويًّا، ولكنّ في الآونة الأخيرة اتجهت أغلب المؤسسات لإجراء تقييم أداء فصلي، أو شهري، أو حتى أسبوعي لموظفيها، وبصرف النظر عن الطريقة أو الوقت الذي تعتمده المؤسسة لإجراء التقييم، فإنّها تعتمد على نتائج التقييم لتُعطي الملاحظات المناسبة لكل موظف حسب تقييمه للتطوير من نفسه وتحسين جودة عمله، وعليه يُؤخذ القرار المناسب والعادل بشأن ترقية الموظفين أو منحهم زيادات مادية، بالإضافة إلى استخدام نتائج التقييم لاتخاذ القرارات المتعلقة بالتدريب والتحويلات أو إنهاء خدمات الموظفين.
ما هو هدف تقييم الأداء؟
لتقييم الأداء مجموعة من الأهداف التي ترجى منه ، نذكر منها الآتي:
- الخروج بملاحظات حول نقاط القوة والضعف لدى الموظف، وتعزيز نقاط قوته وتنميتها، وتقوية نقاط ضعفه وتحسينها للتغلب عليها.
- الخروج بتصور متفق عليه من قبل الإدارة والموظف حول ماهية الأداء عالي الجودة الذي يجب على الموظف أن يقوم به، ويرقى بمستوى رضى الإدارة، الأمر الذي يزيد من قوة التواصل بين هاتين الجهتين.
- تعزيز العمل بروح الفريق وتدعيم جهود العمل الجماعي، الأمر الذي يصب بالنهاية في الوصول إلى مستويات عليا من رضى العملاء.
- الاكتشاف المبكر للمشاكل التي قد تواجه سير العمل في المؤسسة، وتجنب العديد منها مستقبلاً لتحسين كفاءة إنجاز المهام.
- معرفة النقاط التي يحتاجها الموظف لتطوير مهاراته بها، وإعطائه بناءً عليها الدورات الضرورية لتحسين مستواه الوظيفي.
- تخصيص فعال للموارد الإنتاجية تتحقق من خلال العمل الجماعي بروح الفريق.
- تحديد مستوى النمو والتقدم الذي يساهم به كل موظف لإنجاح المؤسسة وتقدمها.
- إعطاء الموظف فكرة عن موقعه بالمؤسسة مقارنةً مع زملائه الآخرين.
- مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات الحاسمة في العمل، مثل؛ الترقيات والزيادات أو إنهاء الخدمات كما ذكرنا سابقًا.
- التقييم الذاتي المكتوب الذي تطلبه الإدارة من الموظف، والذي تُشرح فيه المهام التي أنجزها والأهداف التي حققها، ومساهماته في نجاح المؤسسة عمومًا يفيد في المشاريع المعقدة أو الضخمة.
- تقييم العملاء للموظف قد يكون أداة حاسمة للتأثير على قرار المدير بشأن تقييم أداء الموظف.
كيفية تقييم أداء الموظف
للحصول على تقييم أداء ناجح وفعال يجب أن يتم وفق إطار معياري معتمد من قبل المؤسسة لمقارنة مستوى كل موظف بتلك المعايير القياسية، وفيما يأتي كيفية تقييم أداء الموظف بفعالية :
- تحديد المعايير: أي وضع معايير شاملة وموحدة وقابلة للتطبيق لكيفية إنجاز المهام، مع ضرورة تطبيقها على جميع الموظفين من نفس المستوى الوظيفي ومراعاة أن تكون ذات صلة مباشرة بالوظيفة.
- تحديد الأهداف: على عكس النقطة السابقة التي تتصف بالشمولية، فإنّ خطوة تحديد الأهداف خاصة بكل موظف على حدى، فهي تتعلق بنقاط قوة وضعف كل موظف منفردًا.
- أخذ الملاحظات طوال العام: من خلال إنشاء ملف خاص بكل موظف، يُكتب فيه أي ملاحظات على أداء الموظف، وكذلك يُحتفظ فيه بالإنجازات البارزة التي قام بها وسجل نشاطه سواء أكان إيجابي أو سلبي.
- الاستعداد: على المدير الذي يرغب بتقييم أداء موظف ما لديه أن يكون مستعدًا لهذا الأمر من خلال قراءة ملف الموظف الذي يريد تقييمه والاطلاع على كافة إنجازاته والملاحظات المدونة بحقه سواء سلبية أو إيجابية، كما يجب التعرف على نقاط قوته وضعفه وأي نقاط هو مجتهد بها وأيها متكاسل ومتراخٍ عن القيام بها، لمناقشتها معه وإعطائه النصائح اللازمة لتحسين أدائه مستقبلاً كشرط للاستمرار في العمل.
- المصداقية والوضوح: يجب أن يكون التقييم عادلًا وغير متحيز، مع ضرورة أن تكون الملاحظات مباشرة وواضحة ليستطيع الموظف استيعابها والعمل بمقتضاها.
- البعد عن المقارنة بين الموظفين: لأن الهدف من تقييم الأداء هو تحسين أداء الموظف، ومقارنته بغيره قد يخلق جوًا غير صحي من المنافسة المقيتة التي تعرقل العمل لا أن ترتقي به.
- تقييم الأداء وليس الشخصية: أي لا يجب الالتفات للصفات الشخصية للموظف، فالأهم هو تقييم أدائه في العمل.
- التواصل البنّاء: يجب التواصل بطريقة بناءة بين المدير والموظف، إذ يفتح ذلك قنوات حوار وتفاعل بين الجهتين ينتج عنها جني ثمار حقيقية للتقييم.
- طرح الأسئلة: على المدير أن يجهز بعض الأسئلة التي يرغب بطرحها على الموظف الذي يريد تقييمه مثل:
- ما الهدف الذي تسعى لتحقيقه هذا العام في وظيفتك؟
- ما الصلاحيات والموارد التي تحتاجها لتحقيق أهدافك؟
- ما العقبات التي تحول دون تحقيق أهدافك التي وضعتها هذا العام؟
- ما هي ملاحظاتك على طريقة أدائي كمدير لك؟ وكيف أستطيع أن أكون مديرًا أفضل؟
- ما الأهداف طويلة المدى التي ترغب بتحقيقها وتصب بمصلحة المؤسسة؟ وكيف يمكن للمؤسسة أن تساعدك بهذا الأمر؟
- ما المهارات التي ترى أن من الضروري أن تكتسبها فيما يخدم مصلحة العمل؟
- تقديم الملاحظات باستمرار: على المدير الناجح أن ينشئ حلقة تواصل مستمرة مع موظفيه، لفتح قنوات معهم تمكنه من إعطائهم الملاحظات والتعليقات على أدائهم طوال العام، وعدم الاكتفاء بمثل هذا الأمر مرّة سنويًّا.
ما معايير تقييم أداء الموظف؟
فيما يأتي قائمة بأهم المعايير التي يجب أن تتوفر في تقييم أداء الموظف ليكون فعالًا، ويؤتي ثماره المرجوة منه :
- تقوية مهارات الاتصال ما بين الموظف والإدارة.
- تدعيم مفهوم التعاون والعمل بروح الفريق.
- حل المشاكل.
- جودة ودقة العمل.
- الموثوقية والمصداقية وضرورة التقيد بمواعيد الحضور والالتزام بها.
- القدرة على تحقيق الأهداف ضمن المواعيد النهائية المقررة وعدم التأخر عنها.
- إنجازات الموظف ومدى تأثير هذه الإنجازات على وظيفته خصوصًا، وعلى المؤسسة عمومًا.
- تقييم أداء الموظف بنظام الدرجات الرقمي، أو النسبة المئوية، أو الأوصاف المكتوبة.
- تحديد وقت لمناقشة نتائج تقييم الأداء والالتزام به والاستعداد الجيد له.
مصطلحات مفيدة في تقرير أداء الموظف
هناك بعض المصطلحات التي يجب أن يتضمنها تقرير أداء الموظف لأنّها تتصف بالمهنية والشمولية، وفيما يأتي أبرزها:
- في مجال الإشادة بإنجازات الموظف: يمكن استخدام المصطلحات التالية:
- تحقيق مستويات عالية من الأداء والإنجاز بهدف...
- تقديم أدلة قوية على إنجاز مهمة ما.
- الموظف يبرع في تطوير الاستراتيجيات التي أثمرت عن النتائج التالية.
- الموظف ساهم في تحسين الإنتاجية وزيادتها بنسبة x%.
- فيما يتعلق بمراجعة الأداء: يمكن استخدام المصطلحات التالية:
- الموظف يتأكد باستمرار من فعالية الإجراءات الإدارية، ويسعى لتطويرها (ثم ذكر أمثلة).
- الموظف طوّر استراتيجيات إدارية ناجحة آتت نتائج تصب بمصلحة المؤسسة (ذكر أمثلة).
- الموظف أنشأ نظامًا فعّالًا لاسترجاع المعلومات من خلال (ذكر النظام).
- الموظف قادر على تحسين أنظمة الدعم الإداري من خلال (ذكر المهام).
- الموظف منظم، ويحتفظ بالمستندات بطريقة (x) ليتمكن من الرجوع لها بسهولة ولتجنب تكرار المعلومات.
- فيما يتعلق بمراجعة الجودة: يمكن استخدام المصطلحات التالية:
- الموظف صادق بتعاونه مع زملائه، ويجتهد في إيجاد حلول للمشاكل التي يواجهونها.
- الموظف يقدم الدعم لزملائه (ذكر أمثلة).
- الموظف يلجأ لأساليب التدريب العملية والمنطقية لحل المشكلات التأديبية.
- الموظف دائم التدريب والتدرّب.
- الموظف محبوب من قبل زملائه، ويحظى باحترامهم بما يقوم به من مساعدتهم وحل المشاكل التي تواجههم.
- فيما يتعلق بمهارات الاتصال: يمكن استخدام المصطلحات التالية:
- الموظف ذو مصداقية بنقل التوقعات.
- الموظف بارع في إدارة المناقشات الجماعية، وجلسات العصف الذهني.
- الموظف قادر على إبقاء النقاشات داخل الاجتماع بما يخدم العمل دون تشتيت أو توسع غير مبرر في النقاشات.
- الموظف قادر على فرض سياسات الشركة دون أن ينتج عنها أي ردود فعل سلبية من بقية الموظفين.
- الموظف يدعم التعاون بين الزملاء، ويشجع العمل ضمن روح الفريق.
- الموظف يحترم مبدأ المشاركة فيما يخص الأفكار والتقنيات.
- الموظف ناجح في تكوين علاقات قوية مع زملائه (ذكر أمثلة).
- الموظف يشارك خبرته مع زملائه.
- الموظف قائد بارع لفريقه.
مراقبة وتطوير أداء الموظف
هناك العديد من الوسائل والآليات التي يستطيع من خلالها المسؤول مراقبة أداء الموظف بهدف تطويره وتحسينه، وفيما يأتي أهمها:
- الملاحظة المباشرة: وتعد من أكثر الطرق فعالية في مراقبة أداء الموظف، إذ يستطيع المسؤول أن يرى كيف يتعامل الموظف مع العملاء من جهة، ومع زملائه من جهة أخرى، وما الطرق التي يعتمدها في إنجاز المهام الموكلة إليه، ما يسهل على المسؤول أن يُسدي له النّصح لتطوير أدائه، والقيام به بطريقة أفضل.
- التقييم الدوري: من خلال السؤال المستمر عن إنجاز الموظف لمهامه ومتابعتها والاستفسار منه عن الإجراءات الملموسة التي اعتمدها لإنجاز عمله، ومناقشة السلبيات والإيجابيات لتعزيز عمله، والتغلب على السلبيات في المرات اللاحقة، ثم الانتقال لمناقشة الخطوات التي سيعتمدها لإنجاز المهام الجديدة.
- التقييم الذاتي: بالطلب من الموظف أن يقيّم نفسه باستخدام أدوات المراقبة الذاتية مثل خطط المشروع وقوائم المراجعة وسجلات الأنشطة التي يدون فيها جميع النشاطات التي يقوم بها على مدار اليوم الوظيفي حتى في فترات الراحة، والوقت الذي احتاجه لإنجاز المهام الموكلة إليه وما هو النشاط التالي الذي سينتقل لتنفيذه، وتدوين الملاحظات في خانة المراجعة، وتقديم تقرير دوري منتظم للمسؤول لمراجعته وإصدار الأحكام بخصوصه.
- تقييم العمل الحالي: بمعنى عدم انتظار انتهاء الموظف أداء مهمته الحالية لمراجعتها، وتقييم أدائه في إنجازها، بل تقييمه وملاحظة أدائه أثناء قيامه بالمهمة، وقد يكون من الصعب مراجعة أداء جميع مهام الموظف على مدار اليوم، وفي هذه الحالة يكفي مراجعة عينة عشوائية من عمله على أساس منتظم، فمثلًا إذا كتب الموظف تقارير يمكن للمسؤول مراجعة المسودات، أو إذا أجرى الموظف مجموعة من الاتصالات، يستطيع المسؤول الاستماع إلى عينة عشوائية منها لتقييم أداء الموظف في التعامل مع العملاء.
- جمع المعلومات: من خلال الاستفسار من العملاء الذين يتعامل معهم الموظف عن أدائه، وكذلك سؤال زملائه عن تفاعله معهم، وحتى سؤال مديره المباشر المسؤول عنه عن أدائه الوظيفي، والمهنية تحتّم هنا عدم أخذ الآراء من المسلّمات، بل يجب دراستها بما يتوافق مع سيرة الموظف المهنية، ومقارنتها بتقييمات سابقة، وتحليلها للخروج بنتيجة منطقية بعيدًا عن الشخصنة.
الخلاصة
تقييم أداء الموظف أداة في غاية الأهمية لضمان إنجاز المهام على أكمل وجه، والارتقاء بمستوى كل من الموظف والمؤسسة على حدٍّ سواء، وتحليل نتائج التقييم بحياديّة وعدالة لاتخاذ القرارات التي تتعلق بمصير الموظف من علاوات أو ترقية أو حتّى تسريح من المهنة، بما يصب بالتأكيد بمصلحة العمل وزيادة إنتاجيّته، فالتقييم يُعطي الإدارة فكرة عن مدى استعداد الموظف لتطوير مهاراته في العمل بما يصب بمصلحة العمل، ويعتمد تقييم الأداء على عدة معايير؛ كمهارات الاتصال بين الموظف والإدارة أو زملائه في العمل، وقدرته على اتخاذ القرارات وحل المشكلات وغيرها العديد، ولتتمكن الإدارة من تقييم الموظف، فإنها تتبع آلية معينة تعتمد على أخذ الملاحظات عن الموظف ومتابعته والتواصل البناء معه لتقييمه بعدالة مطلقة.
