إدارة الموظفين
يُعدّ الاهتمام بشؤون الموظفين من المهامّ الرئيسيّة لمدير المكتب، ويشمل ذلك أمور عديدة منها: حلّ نزاعات الموظفين، والاهتمام بملفّاتهم الشخصيّة، والاهتمام بحضورهم، وغيابهم، وتقييمهم، واختيار الموظفين الجُدد وتوجيههم، وتحضير الأوراق الرسميّة من تعيينات وفصل موظفين، وتجهيز برامج تدريبيّة لهم.
الإشراف
يُعدّ الإشراف من أعمال مدير المكتب الأساسية، فقد يضطرّ المدير في الشركات والمؤسسات الصغيرة إلى عمل كلّ شيء بنفسه، وإنجاز جميع أعمال المكتب، بينما يقتصر عمل المدير في المؤسسات الكبرى على الإشراف على عمل الفريق وكافّة الأنشطة الإداريّة؛ كتنظيم المعلومات، والإشراف على الموظفين، وعلى المعدّات المكتبيّة، وجودتها، والحفاظ عليها، والإشراف على جميع الأعمال الإداريّة، والتأكدّ من سير العمل بفعاليّة.
إدارة الأمور المالية
يُدير مدير المكتب الأمور الماليّة في المكاتب والشركات، حيث يُتابع تسجيل النفقات وإعداد التقارير الخاصّة بها، والمحافظة على ميزانيّة المكتب ضمن المُعدّل، وتحضير التقارير الماليّة الشهريّة، ومتابعة الحسابات المُتأخّرة وتسويتها، وإدارة كشوفات رواتب الموظفين، ورصد ساعات عملهم الرسمية والإضافية، والاهتمام بعطل الموظفين وتوقيع إجازاتهم المرضية، وتوقيع شيكات رواتب الموظفين.
مهام أخرى لمدير المكتب
هناك العديد من الوظائف والمهام الأخرى لمدير المكتب، وهي كما يأتي:
- تنظيم الاجتماعات مع الموظفين.
- إدارة قواعد البيانات.
- تنظيم المؤتمرات والفعاليّات.
- طلب قرطاسية وأثاث المكتب.
- الإشراف على العمّال والموظفين.
- التواصل مع الموظفين، والمورّدين، والعملاء.
- تفويض المهام وتوزيعها على الموظفين الجدد.
- الإشراف على الصحة والسلامة العامّة في العمل.
- التواصل مع الإدارة العُليا وحضور اجتماعاتهم.
- تحضير حجوزات النقل والإقامة.
- إدارة المُراسلات، والشكاوي، والاستفسارات.
- استخدام برامج الكمبيوتر بما في ذلك البريد الإلكترونيّ وجداول البيانات.
- عمل الإصلاحات اللازمة للمكتب.
- عمل اختبارات دوريّة للمعدّات والأجهزة الكهربائية الموجودة في المكتب.
- إعداد العروض التقديميّة والمقترحات.
- إدارة حسابات الشركة على مواقع التواصل الاجتماعيّ.
