نموذج تقرير إداري
يتضمّن التقرير الإداري مجموعة عناصر رئيسية وأخرى فرعية تبعاً لسياسة الشركة وأنظمتها، وهي كالآتي:
- خطاب الإحالة: يوضّح خطاب الإحالة للقارئ الهدف والمحتوى الذي يتضمّنه التقرير الإداري، وعادةً ما يُرفق الخطاب ليظهر في مقدمة التقرير الإداري، ويُساعد الخطاب كاتب التقرير في صبّ تركيز الأطراف المعنية على الجوانب المهمّة، كما يُمكّنه من تعديل الأخطاء الواردة، أو إضافة أيّة معلومة عُثر عليها بعد الانتهاء من طباعة التقرير.
- صفحة العنوان: تشمل هذه الصفحة العديد من العناصر التي يُمكن تحديدها بسهولة؛ كتاريخ التسليم، واسم الكاتب، وصفته الوظيفية، والمؤسسة أو الأطراف المعنية، أمّا عن الجزء الأكثر تعقيداً فهو عنوان التقرير نفسه، إذ يجب الحرص على اختيار عنوان واضح ومختصر في الوقت ذاته، ويُجيب عن سؤالين رئيسيين هما؛ ما هو موضوع التقرير؟ وما هو نوع التقرير؟
- الملخص: ويشمل تلخيص محتوى التقرير كاملاً بفقرة لا تتجاوز 200 كلمة، حيث يضم الملخصص مجموعةً من المصطلحات التقنية المختصة التي يفهمها كلا الطرفين، إذ يجب أن يتمكّن القارئ المعني من معرفة محتوى التقرير من خلال قراءة الملخص، وعليه تحديد الحاجة لقراءته كاملاََ.
- جدول المحتويات: يُعدّ هذا الجزء في غاية الأهمية؛ حيث يُمكّن القارئ من استعراض محتويات التقرير بسرعة والوصول إلى الجزء المرغوب مباشرةً دون تصفّح أجزاء التقرير كاملةً، ومع عدم وجود فهرس يجب مراعاة كتابة جدول المحتويات بطريقة منظمة تُحقّق الغاية منه، بالإضافة إلى الحرص على تطابق العناوين في الجدول مع تلك التي يتضمّنها التقرير.
- قائمة الرسومات التوضيحية: توضّح هذه القائمة مفهوم الرسومات والأشكال البيانية أو الجداول الموجودة داخل التقرير في حال احتوائه عليهما، بحيث يُكتب كلّ منهما بشكل منفصل، مع توضيح الأشكال في البداية ثمّ الجداول، وفي حال كان التقرير يتضمّن أشكالاً فقط؛ يُطلق على القائمة اسم قائمة الأشكال أمّا إذا احتوى التقرير على جداول فقط فتُسمّى قائمة الجداول.
- الخلاصة: يُطلق عليها أيضاً الموجز الإداري ، حيث يتمّ تخصيص صفحة كاملة من التقرير لهذا الغرض، ويُعنى بالخلاصة المدراء الذين عليهم التعامل مع كمية هائلة من الأوراق يومياً، وتُقدّم الخلاصة لمحةً عامةً وموجزةً عن محتوى التقرير، ممّا يضمن لهم فهم الهدف من المشروع وملاءمته لطبيعة العمل ككلّ، دون إضاعة الوقت في قراءة التقرير كاملاً.
- قاموس المصطلحات: يشتمل على مجموعة من المصطلحات التقنية المرتبة أبجدياً والموضحة بأسلوب مختصر وسهل، إلى جانب تفسير الرموز المذكورة في التقرير لمساعدة القارئ غير المختص على فهم محتوى التقرير.
- الملحقات: يُعرف الملحق بأنّه جزء تابع للتقرير الرئيسي ويحتوي على مجموعة من المعلومات المتخصصة التي تُهم فئةً معينةً من الأشخاص ويصعب على القارئ غير المختص فهمها، ممّا يُمكن أنّ يطيل محتوى التقرير، فتُفصل هذه المعلومات في ملحقات، والتي تضمّ الخرائط، والرسومات البيانية، والمخططات، وغيرها، وتُذكر الملحقات في جدول المحتويات وتُسمّى بحسب ترتيبها داخل التقرير باستخدام الأحرف الأبجدية؛ ملحق أ، ملحق ب.
- الشكر والتقدير: يُشكر من خلال هذا الجزء جميع الجهات أو الأشخاص الذين ساهموا في إنجاز التقرير.
- الصلاحيات: يحدد هذا الجزء القيود ومحددات استعمال التقرير، كما ويضمّ الهدف من كتابة التقرير والجهات المعنية.
- الوسائل المستخدمة: تشمل كافة المعدات، والإجراءات المتبعة، والمعلومات، والبحوث التي أُجريت أو استُعين بها لتحضير التقرير.
- النقاش: يُعتبر الجزء الأكبر في التقرير، ويحتوي على تحليل وتفسير للنتائج التي وُصل إليها، وتُقسم إلى عناوين رئيسية وفرعية؛ لمساعدة القارئ على الفهم، كما يشمل هذا الجزء معلومات مرئية؛ كالرسومات البيانية، والرسومات التوضيحية، والمخططات.
- النتيجة: يوضّح هذا الجزء النتائج على شكل جدول، وبأسلوب موجز دون ذكر التفاصيل، ويُمكن كتابة هذا جزء قبل جزء النقاش.
- الاستنتاج: يُناقش هذا الجزء النتائج ويذكر أبرزها.
- التوصيات: يأتي هذا القسم كجزء من النتيجة أو منفصلاً عنها، ويضمّ مجموعة من التوصيات من قِبل الكاتب.
- المراجع: يضم هذا الجزء توثيقاً لجميع المصادر التي استُعين بها لكتابة التقرير وأُشير إليها في التقرير.
مفهوم التقرير الإداري
يُشير التقرير الإداري إلى بيان مُنظّم يعدّه مراسل أو جهة معينة حول موضوع ما يستهدف به فئة محددة؛ لعرض وتحليل موقف أو مشكلة، والتوصل إلى حقائق مبنية على أسس واقعية دون آراء أو محاباة، وذلك بعد إجراء البحوث، والتحقيقات اللازمة، أيّ أنّه وصف واقعة ما لشخص لم يكن حاضراً وقت حدوثها.
يجب الحرص على الوضوح، والتنظيم، وجودة المحتوى أثناء إعداد وكتابة التقرير، وتتعدد أنواع التقارير ومجالاتها، ويعتمد اتباع أُسلوب معين على 3 عوامل رئيسية تشمل ما يأتي:
- الجمهور المستهدف.
- الهدف من التقرير.
- نوع المعلومات التي يرغب المراسل في إيصالها.
خصائص التقرير الإداري
يتسم التقرير بمجموعة من الخصائص التي تُميّزه عن غيره من الوثائق المكتوبة، والتي تشمل ما يأتي:
- تحديد المحتوى: يجب الحرص على عرض محتوى التقرير بأسلوب محدد، بحيث يشمل كافة المعلومات المتعلقة بالحدث، وعدم الإغفال عن أي تفصيل مرتبط به لصورة واضحة وكاملة، وفي الوقت نفسه الحرص على عدم ذكر أية معلومة غير متعلقة بالحدث من شأنها تشتيت القارئ.
- الدقة: يجب إيلاء أهمية كبرى للجمل والعبارات المستخدمة في كتابة المحتوى من حيث خلوها من الغموض، والأخطاء الإملائية، والأخطاء النحوية، أو سوء استخدام علامات الترقيم، والذي من شأنه تشتيت القارئ.
- عرض الحقائق فقط: يجب عرض الحقائق والتأكد من صحتها؛ إذ يُعتمد على التقرير في أخذ الإجراءات اللازمة، وصنع القرارات المهمة المبنية على تلك الحقائق.
- سهولة اللغة: يجب استخدام جمل بسيطة، بحيث يتمكّن الجميع على اختلاف مستوياتهم من فهم محتوى التقرير.
- الابتعاد عن الغموض: يجب تجنّب استخدام مصطلحات صعبة، أو غير مألوفة، أو تلك التي تحتمل أكثر من معنى؛ وذلك لتجنّب وقوع لبس أو سوء فهم.
- جذب انتباه القارئ: يجب الحرص على شد انتباه القارئ، واحترام توجهاته ورغباته؛ باعتباره المستهدف الرئيسي من كتابة التقرير .
- الالتزام بالترتيب الصحيح للأحداث: يُمكّن ذلك القارئ من فهم تسلسل الأحداث أثناء قراءة التقرير بما ينسجم مع الأحداث الواقعية.
- الوضوح: يجب اتباع أسلوب واضح ومنسجم في عرض محتوى التقرير، وذلك بعرضها في فقرات قصيرة تضمّ عناوين رئيسية، وفرعية، ويمكن اعتماد الترتيب الآتي لتقديم محتوى متناسق:
- أولاً: مقدمة حول إعداد التقرير.
- ثانياً: أهداف التقرير.
- ثالثاً: مصادر المعلومات.
- رابعاً: الوسائل المستخدمة لجمع البيانات.
- خامساً: النتائج التي تُوصّل إليها.
- سادساً: التوصيات والإجراءات اللازمة.
نصائح لكتابة التقرير الإداري
يوجد مجموعة من النصائح التي يُمكن العمل بها عند كتابة التقرير ، ومنها ما يأتي:
- كتابة الخلاصة وجدول المحتويات في نهاية التقرير.
- التخطيط قبل البدء بالكتابة.
- استخدام أسلوب واضح في التنسيق.
- استخدام أدوات الربط.
- تجنّب استخدام صيغة المبني للمجهول قدر المستطاع.
- تحديد الأهداف الأساسية من كتابة التقرير والتركيز عليها.
- تدقيق النص وتعديله بشكل مستمر خلال الكتابة.
أنواع التقارير
يندرج التقرير تحت مجموعة من الأنواع كالآتي:
- تقرير رسمي وغير رسمي.
- تقرير طويل وقصير.
- تقرير تحليلي وصحفي .
- تقرير اقتراح.
- تقرير أفقي وعامودي.
- تقرير داخلي وخارجي.
- تقرير وظيفي.
- تقرير شخصي.
- تقرير روتيني أو دوري.
- تقرير خاص.
