نبذة عن نظرية النظم في الإدارة
نظرية النظم هي إطار نظري لفهم كيفية عمل المنظمات، ويمكن تعريف النظام ووصفه بأنه كيان يحتوي على جميع العناصر اللازمة لتنفيذ الوظائف المتعلقة فيه، وهي طريقة لفهم المنظمات من منظور خارجي، ولكنها أصبحت وسيلة لاكتساب مفهوم جيد للعمليات اليومية داخل المنظمة.
إن المنظمة تتكون من نظام فردي موحد، يتكون من عدّة أنظمة فرعية، كالشركة مثلاً، فهي عبارة عن نظام يتألف من مجموعة من الأنظمة الفرعية مثل الإنتاج و التسويق والمحاسبة والتمويل وغيرها الكثير.
لذا يجب فهم ودراسة الأنظمة الفرعية مجتمعة كَكُل، إن الإدارة هي أساس التطوير التنظيمي، وتنظر نظرية النظم على المنظمة على أنها نظام مفتوح يتكون من أجزاء مترابطة ومتداخلة تتفاعل كنظم فرعية.
يتأثر النظام بكل من العناصر الداخلية والخارجية، حيث يُعتبر النظام مفتوحاً عند تلقي المنظمات عدة أشكال متنوعة من المدخلات من الأنظمة المختلفة، كتلقي الشركة إمداد ومعلومات ومواد خام، إذ يتم ترجمتها وتحويلها إلى مخرجات قد تؤثر على الأنظمة الأخرى.
ويجب العلم بأن نظرية النظم تقوم بتقييم الفعالية الشاملة للنظام بدلاً من الأنظمة الفرعية المتعددة، والذي من شأنه السماح بتطبيق مفاهيم النظام كاملة وعبر المستويات التنظيمية المختلفة بدلاً من التركيز فقط على أهداف وأداء الأقسام المختلفة.
تشير نظرية النظم بأن القرارات والإجراءات في منظمة ما ستؤثر على أمور أخرى، وعلى سبيل المثال، إذا لم يحصل قسم المشتريات على الكمية والنوعية المناسبتين للمدخلات التي يحتاجها، فإن قسم الإنتاج لن يتمكن من القيام بعمله على أكمل وجه وأتم صورة.
ومن الواجب ذكره والتأكيد عليه بأن النجاح التنظيمي يعتمد التفاعل والترابط والتآزر والتعاون بين الأنظمة الفرعية المختلفة والتفاعل بين المكونات الداخلية والمكونات الخارجية، وتقوم نظرية النظم بالاعتماد على البيئة للمدخلات الأساسية من أجل خدمة البيئة وذلك عن طريق تحويل وترجمة المدخلات لتصبح مخرجات قادرة على إفادة ونفع تلك البيئة.
خصائص نظرية النظم في الإدارة
فيما يأتي توضيح الخصائص الرئيسية لنظرية النظم للإدارة بالتفصيل:
حيث تكون كل منظمة هي نظام يتكون من مجموعة من العديد من الأنظمة الفرعية المترابطة فيما بينهن.
يعمل كل نظام فرعي مع النظم الأخرى لتكوين نظام واحد متكامل. حيث تؤثر هذه القرارات التي يتم اتخاذها في أي نظام فرعي على النظام بأكمله.
وهي فكرة أن الناتج الجماعي للنظام بأكمله أكبر من مجموع ناتج الأنظمة الفرعية.
- الأنظمة المغلقة والمفتوحة
تكون المنظمة عبارة عن نظام مفتوح يتكون من مجموعة من الأنظمة الفرعية المفتوحة والمغلقة.
المنظمة منفصلة عن البيئة الخارجية المكونة من أنظمة أخرى.
مكونات نظرية النظم في الإدارة
تتصور نظرية النظم أن المنظمة مكونة من 5 مكونات، وهذه المكونات هي ما يأتي:
وهي عبارة عن المواد الخام والموارد البشرية و رأس المال والمعلومات والتكنولوجيا.
وهي أنشطة عمل الموظف، والأنشطة الإدارية، وطرق وأساليب العمليات.
وتضم المنتجات أو الخدمات، والنتائج المالية، والمعلومات، والنتائج البشرية.
وتكون النتائج في التغذية الراجعة من المخرجات تؤثر على المدخلات تحديدا.
وتشكل هذه المكونات عوامل داخلية وخارجية تؤثر على النظام بأكمله.
أنواع النظم في الإدارة
هناك نوعان من النظم في الإدارة، وهما كالتالي موضحين فيما يأتي:
- نظرية الأنظمة العامة للإدارة: والتي تهتم بشكل أساسي بالمنظمات الرسمية وتتعلق المفاهيم بتقنية علم الاجتماع ، وعلم النفس، والفلسفة.
- نظرية الأنظمة الخاصة للإدارة: والتي تتضمن تحليل الهيكل التنظيمي، والمعلومات، وآلية التخطيط والتحكم، وتصميم الوظيفة.
مزايا وعيوب نظرية النظم في الإدارة
تشمل مزايا نظرية النظم في الإدارة ما يأتي:
- تساعد في دراسة وظائف المنظمات المعقدة.
- تُعتبر احتمالية أكثر من كونها حتمية.
- تم استخدامها كأساس لأنواع جديدة من المنظمات مثل منظمة إدارة المشاريع.
- تتيح إمكانية إبراز العلاقات المتبادلة في وظائف مختلفة مثل التخطيط والتنظيم والتوجيه والتحكم.
تشمل عيوب نظرية النظم في الإدارة ما يأتي:
- تعد هذه النظرية إلى حدٍ ما مجردة وغامضة.
- يشار إلى أنه قد يكون من الصعب التقديم على المؤسسات الكبيرة والمعقدة.
- لا توفر أي أداة أو تقنية للمديرين.
- لا تُعتبر نظرية إدارة وصفية، لأنها لا تحدد الأدوات والتقنيات للمديرين الممارسين.
- لا تحدد طبيعة التفاعلات والاعتماد المتبادل.
