مفهوم الوثائق الإدارية
الوثيقة الإدارية: هي إحدى وسائل الاتصال ما بين الإدارة العمومية وإدارة عمومية أخرى ومع الأفراد أيضًا، وهناك أنواع كثيرة للوثائق الإدارية.
أنواع الوثائق الإدارية
للوثائق الإدارية أنواع وهي على النحو الآتي:
وهي عبارة عن رسائل ومذكرات وأوراق إرسال تتعامل فيها الإدارات مع بعضها البعض ومع كل الإدارات الخارجية لتسهيل عملية ربط عمل الإدارة والتواصل بالشكل الصحيح.
في مجموعة البرقيات والمحاضر والإبلاغات وعادةً ما تكون هذه الوثائق داخلية ما بين إدارات المؤسسة الواحدة، إذ تستعين بها الإدارة من أجل توفير التقارير الكاملة المتعلقة بالموظفين وسير أعمال المؤسسة.
هي وثائق تصدرها المؤسسة على شكل مذكرات تُبين فيها القرارات التي تتخذها المؤسسة من أجل المصلحة الخاصة داخل الشركة، ومن أمثلتها: إصدار تقارير تبين أيام العُطل الرسمية وأوقات الدوام وقرارات الفصل والتعيين والترفيعات والزيادات.
وهي جميع المحاضر التي تُبتها الإدارة وتقوم بإرسالها للشخص المَعني، وعادةً ما تكون موثّقة من الإدارة ولا يمكن لأي شخص داخل المؤسسة أو خارجها التعديل عليها أو عدم العمل بها.
هي مجموعة الإعلانات والبلاغات والبيانات والنشرات الداخلية للمؤسسة، تقوم الإدارة ببثها وإبرازها عن طريق وسائل إدارية معينة الهدف منها إيصال رسالة معينة وإقرارات إدارية لاتخاذ التدابير اللازمة والتي تطرحها المؤسسة للعمل بها.
هو عبارة عن مجموعة من المعلومات الثابتة بينها فراغات، الغرض منها يكون تعبئتها من قِبَل الأشخاص المعنيين والموجّهة إليهم بقصد تبسيط سير الأعمال وتوثيقها، من أمثلتها الفواتير والشهادات والأوراق الخاصة بالمؤسسة كطلبات التوظيف والاستقالة والتعيينات.
أشكال المراسلات الإدارية
للمراسلات الإدارية أشكال وهي على النحو الآتي:
تستخدم للإفادة بالاستلام وتستعمل للعرض والإعلام والتنبيهات، وتنقسم الرسائل إلى عدة أقسام:
هي رسائل رسمية تكون ما بين الإدارات الداخلية والخارجية.
هي الرسائل التي ترسلها الإدارة إلى المراسل ويكون من خارج الإدارة.
هي الرسائل التي يقوم بإرسالها الأفراد إلى رؤسائهم وإداراتهم بقصد قضاء حاجة ما.
عادةً ما تستخدمها الإدارة بغرض طرح أسئلة معينة أو اقتراحات.
هذه الأوراق تستخدم لنقل الوثائق ذات الطابع المهم داخل أروقة المؤسسة، لتسهيل عملية التواصل ما بين أقسام المؤسسة وإداراتها.
مفردها محضر وهو تدوين ما يخص من أحداث تحصل داخل المؤسسة ويقوم كاتب المحضر بنقل الصورة كاملة وتدوينها لنقلها فيما بعد للإدارة واتخاذ كافة الإجراءات والتدابير اللازمة، إن مثل هذه الوثائق مهمة بالنسبة للمؤسسات فهي تعمل على تسهيل ونقل ما يحدث في مكان العمل للمحافظة على سياسة المؤسسة.
مُهمتها إعطاء التوجيهات والتعليمات لجميع أعضاء المؤسسة من كافة الإدارات الموجودة.
هي وثائق إدارية تصدر من السلطة العُليا للمؤسسة، بهدف نشر المعلومات المتعلقة بأمور المؤسسة، فهي تحتوي على قرارات وتعليمات بقصد إعلامها لجميع موظفي المؤسسة للعمل بها واتباعها.
تصدر بشكل مؤقت تحتوي على قرار تصدره الإدارة وعادةً ما يتم نشره في أماكن مخصصة على مرأى جميع العاملين داخل المؤسسة.
