مفهوم النظام المحاسبي
في أي مؤسسة ومهما كان طبيعة نشاطها الذي تمارسه لا بدّ أن تمتلك نظاماً محاسبياً ليتكفل بجميع نشاطاتها المالية، فالنظام المحاسبي هو ذلك النظام الذي يسجل كافة الحركات والمعاملات المالية في المنشأة ليتم تلخيصها على شكل تقارير وقوائم ماليّة في وقت قصير وأقل كلفة، والهدف من هذا النظام هو توثيق الحركات إلكترونياً على جهاز الحاسوب الذي يحتوي على برنامج محاسبي تعمل عليه وحدة الماليّة أو قسم المحاسبة في المنشأة، حيث يضمن هذا البرنامج سهولة الرجوع إلى البيانات والمعلومات في أي وقت كان، وسنتعرف على مكوّنات وخطوات النظام المحاسبي.
مكوّنات النظام المحاسبي
الوثائق
هناك الكثير من الوثائق المختلفة التي تتعامل بها المنشأة مثل فواتير المبيعات التي إصدارها للعملاء، وفواتير المشتريات التي يتم توريدها من الموردين عندما تشتري المنشأة مادة ما، وأيضاً سندات القبض التي قد تحتوي على نقد وشيكات، وكذلك سندات الصرف، والقيود الأخرى المتعارف عليها من رواتب الموظفين، وتسوية أرصدة البنك إذا كانت المنشأة تتعامل مع بنك معتمد لها، وكذلك العقود مثل عقود الصيانة، والاستشارة، والخدمات، وتسوية الأصول الثابتة.
إذا كانت المنشأة مصنعاً فهناك توثيق لحركات مخزن المستودعات، وغيرها من الوثائق الأخرى، وكلّ وثيقة يجب أن تشتمل على تاريخ الإجراء وموضوعه، وقيمة المبلغ المدفوع أو المبلغ الملزم بدفعه، وأن يكون معتمداً ورسمياً من الجهة المصدرة لها ومن الجهة المستلمة لها، وتعتبر الوثائق عند إدخالها للنظام أولى حلقات الدورة المحاسبية، لهذا يجب أن تكون سليمة، ومعتمدة، ومدخلة بشكل صحيح ودقيق حتى يتم استخدامها ومعالجتها فيما بعد.
السّجلات
تضم السجلات اليوميّة والأستاذ العام، فالسّجلات اليومية هي سجل تُقيّد به الوثائق الماليّة بشكل يومي وحسب تاريخ حدوثها، ونذكر كلّ مستند يتم تقييد يجب أن يستند على دليل موضوعي لأنّه قابل للتحقيق والمراجعة في أي وقت.
أما سجل الأستاذ العام وهو السجل الذي يضم على كافة الحسابات أي في كلّ حساب في شجرة الحسابات تظهر كافة الحركات والمبالغ التي تأثر فيها من خلال حركات السّجلات اليوميّة ويسمى برصيد الحساب.
التّقارير المالية
بعد تقييد الوثائق على سجلات البرنامج المحاسبي، تظهر هنا وظيفة المحاسب الرئيسيّة وهي إخراج التقارير الماليّة من ميزان المراجعة وتحليل هذه النتائج، وعرضها على صناع القرار، وهم إدارة المنشأة التي تتمثل بمجلس إدارة المنشأة، فمن خلال التقارير الماليّة يتبين للإدارة كافة الحركات المالية من مصاريف وإيرادات، وأرباح، وخسائر، فلهذا عند وضع نظام محاسبي يجب أن يكون هناك ترابط بين المستندات والدفاتر، والتقارير الحسابيّة؛ لأنّها تعتبر النتائج النهائية للحسابات.
