مفهوم السكرتارية

السكرتارية

تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.

إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة.

أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.

أهمية السكرتارية

مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية:

التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.
توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.
تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.

خصائص السكرتارية

تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي:

الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية.
حسن التصرف، واللباقة في التعامل.
التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل.
القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.
احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

وظائف السكرتارية

تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:

متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل.
استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.
إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.

2023-12-192مال وأعمال

مزيد من المشاركات

فوائد وأضرار البابونج

البابونج تمتلك زهرة البابونج بتلات بيضاء، وقرصاً دائريّاً أصفر، ولها رائحة قوية وفواحة، حيثُ تعتبر آسيا، وأوروبا، وأمريكا الشمالية الموطن الأصلي لها، ويعتبر شاي البابونج ذا نكهة لذيذة، وعلاجاً شعبياً للعديد من المشاكل الصحية، والنزلات المرضية الّتي تصيب الإنسان، حيثُ إنّنا في هذا المقال سنتطرّق للحديث عن فوائده بالتفصيل، إلى جانب التعرّف على طريقة تحضيره. فوائد البابونج من فوائد البابونج ما يلي : غسل الشعر بشاي البابونج يجعله براقاً وجميلاً، وإذا خلط مع الحنّاء فإنّه يعطي الشعر اللون الداكن،

كيف أهيئ نفسي للامتحان

تجنب تأجيل الدراسة إلى آخر لحظة يفضل عدم تأجيل دراسة الامتحان إلى آخر يوم؛ فالدماغ لا يستطيع استيعاب وتخزين كم هائل من المعلومات في فترة زمنية قصيرة، لذلك يمكن للطالب أن يقسّم مادة الامتحان إلى عدة أجزاء يقوم بِدراستها على مدار أسبوع قبل الموعد المحدد، وتغطية أجزاء جديدة كل يوم لِضمان استكمال كافة أجزاء المادة، مع الأخذ بِعين الاعتبار مراجعة جميع محتويات المادة التي تمت دراستها في الأيام السابقة. الحد من استخدام الهواتف الذكية من الطرق الفعّالة لِضمان عدم التشتّت وزيادة مستوى التركيز خلال

طريقة حفظ الفراولة

طرق حفظ الفراولة هُنالك العديد من الطرق المنزليّة البسيطة التي يُمكن الاستعانة بها لتخزين الفراولة والحفاظ عليها لأطول مدّةٍ ممكنة، ومنها ما يأتي: التبريد بالثلاجة تعتمد الطريقة المُناسبة لتخزين الفراولة على الفترة المُراد استهلاكها خلالها، حيث يُمكن حفظها وتبريدها في الثلاجة باتباع الخطوات الآتية: تُغسل حبات الفراولة جيّداً فقط قبل تناولها؛ حيث إنها تُشبه الإسفنج وبمُجرد بلّها بالماء ستمتص لأكبر كميّةٍ ممكنة من الرطوبة، الأمر الذي يزيد من احتماليّة تلفها وتعفّنها. تُترك سيقان الفراولة دون

أقوال العلماء في كروية الأرض

أفكار القدماء عن الأرض تصوّر القدماء أن الأرض عبارة عن جسم دائري مسطح وأنّ السماء قبة كرويّة تحيط سطح الأرض، وكان هذا الاعتقاد الذي بقي راسخًا في أذهان القدماء وعلمائهم حتى نهاية القرن الخامس عشر الميلادي تقريبًا. رأي سقراط حول كروية الأرض بدأت تنشأ أفكار مختلفة عند بعض العلماء والفلاسفة الإغريق، يلاحظ العلماء والفلكيون أمرًا مختلفًا، الأرض ليست مسطحة كما هو معتقد لكن هذه الآراء لم تلق قبولًا بين الناس حينها حتى تبّنى الفيلسوف الإغريقي سقراط هذا الطرح بسبب ملاحظاته؛ عند مشاهدته خسوف القمر

من هو سيد الشهداء؟

من هو سيد الشهداء؟ سيد الشهداء لقب ناله حمزة بن عبد المطلب بن هاشم بن عبد مناف بن قصي، كما أنّه لُقّب بأسد الله وأسد رسوله؛ ويُكنّى بأبي يعلى وقيل بأبي عمارة، وأمه هالة بنت وهيب بن عبد مناف بن زهرة، وهي ابنة عم آمنة بنت وهب أم النبي -صلى الله عليه وسلم-. وهو عم النبي -صلى الله عليه وسلم- وأخوه من الرضاعة، وكان حمزة -رضي اللَّه عنه- أكبر من رسول الله -صلى الله عليه وسلم- بسنتين، وقيل: بأربع سنين. ومن محبة النبي -صلى الله عليه وسلم- لعمه حمزة بن عبد المطلب، وحزنه على مقتله؛ لقبّه بسيد الشهداء،

ما هو أصل طبق الشاورما

أصل طبق الشاورما ترجع أصول كلمة شاورما إلى اللغة التركية، وخاصةً إلى منطقة أناطوليا في تركيا، حيث اخترعها التركي قدير نورمان، وتعني الدوران نسبةً إلى دوران السيخ على النار، وهي لحم مشوي بطريقة تعتمد على الحرارة، والإشعاع الناتجة من مصدر كهربائي أو من الفحم، أو من الغاز. تعد الشاورما من الأطباق الرئيسية المنتشرة في مختلف أنحاء العالم المفضلة لدى العديد من الأشخاص نظراً للذة طعمها ولسهولة تحضيرها وإمكانية إعدادها بمختلف أنواع اللحوم، مثل: لحم الدجاج، ولحم البقر، ولحم الضأن، وعادةً ما يتم تقديمها

ما الحكمة من تحريم الجمع بين الاختين

حكم الجمع بين الأختين يحرّم الجمع بين الأختين، وقد دلّت على ذلك نصوصٌ من القرآن الكريم والسنّة النبويّة، كما أجمع العلماء على التحريم، حيث قال الله تعالى عندما ذكر المحرّمات: (وَأَن تَجْمَعُوا بَيْنَ الْأُخْتَيْنِ إِلَّا مَا قَدْ سَلَفَ ۗ)، وقد ورد في السنّة أنّ أمّ حبيبة -رضي الله عنها- عرضت على الرسول -صلّى الله عليه وسلّم- أن يتزوج من أختها، فرفض الرسول، وقال: (إنَّ ذلكَ لا يحلُّ لي)، ومعنى عدم الجمع بين الأختين؛ أي عدم جمعهنّ في عصمة رجلٍ واحدٍ، والحكم لا يختلف إن اختلف مكان إحداهنّ، وإذا

آداب استخدام دورات المياه

قراءة دعاء دخول وخروج دورات المياه يُؤكد جمهور العلماء على أهمية الاستعاذة بالله سبحانه وتعالى عند الدخول إلى دورات المياه والخروج منها، وهي من الأمور المستحبة التي تقي الإنسان من الشياطين الموجودة في أماكن النجاسات وكشف العورات، إذ يلتجئ الشخص إلى الله عز وجل لحمايته، فعن زيد بن أرقم رضي الله عنه قال، عن رسول الله صلى الله عليه وسلم، قال: " إِنَّ هَذِهِ الْحُشُوشَ مُحْتَضَرَةٌ ، فَإِذَا أَتَى أَحَدُكُمْ الْخَلَاءَ فَلْيَقُلْ : أَعُوذُ بِاللَّهِ مِنْ الْخُبُثِ وَالْخَبَائِثِ"، ( الحشوش: أي