مفهوم السكرتارية

السكرتارية

تعرف باللغة الإنجليزية بمصطلح (Secretary)، هي مجموعة من الأعمال التي تهدف إلى توفير المساعدة الإدارية داخل المنشأة، وتعرف أيضاً بأنها الوظيفة التي تسعى إلى تزويد الإدارة بكافة المعلومات، والبيانات التي تساهم في دعم بيئة العمل، من أجل توفير الوقت، والجهد وتخفيف الأعباء المتراكمة، والمرتبطة بالوظائف الروتينية.

إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، ويعود ظهور هذه الوظيفة إلى الثورة الصناعية في أوروبا، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، والقدرة على القراءة، والكتابة كشرط أساسي من شروط الحصول على هذه الوظيفة.

أما اسم سكرتارية فهو معربٌ من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة، ومع التطور الزمني صار من الضروري وجود وظيفة السكرتارية في أغلب منشآت العمل، مثل: المؤسسات، والشركات، والعيادات الطبية، ومكاتب المحاماة، وغيرها.

أهمية السكرتارية

مع ظهور التقنيات، والأجهزة الإلكترونية الحديثة، وخصوصاً جهاز الحاسوب ساهم بتطوير قطاع عمل السكرتارية بشكل واضح، مما أدى إلى زيادة أهميتها كواحد من المفاهيم الإدارية المهمة، والتي تعتمد على النقاط التالية:

التقليل من نسبة الضغط في العمل، وخصوصاً على المدراء، ورؤساء الأقسام من خلال التعاون معهم.
تنسيق كافة أنواع الأعمال، من تحضير للاجتماعات، والنقاشات، وغيرها.
توفير كافة المعلومات المطلوبة في الوقت المناسب.
تأمين وسائل الاتصال بين المدراء، والمحيط الخارجي، والعكس.
تدقيق الوثائق، والتأكد من صحتها قبل اعتمادها رسمياً.

خصائص السكرتارية

تتميز السكرتارية بمجموعة من الخصائص، وهي:

الالتزام بالصدق في التعامل، ويعد من أهم خصائص السكرتارية.
حسن التصرف، واللباقة في التعامل.
التميز بالذكاء، وسرعة البديهة أثناء العمل.
القدرة على استخدام اللغة المناسبة في التعبير عن موضوع النقاش بأسلوب صحيح.
التميز بالصبر، وتحمل ضغوط العمل.
الحرص على ترتيب، وتنسيق كافة المهام اليومية.
التميز بالنشاط، والاستعداد للعمل فور بداية الدوام الرسمي.
احترام كافة الأفراد، وعدم التقليل من شأنهم.

وظائف السكرتارية

تعتمد السكرتارية على القيام بالعديد من الوظائف المهمة في بيئة العمل، ومنها:

متابعة البريد، أي الاهتمام بالحصول على البريد الوارد بشكل يومي، مع إرسال البريد الصادر عندما يكون جاهزاً في الوقت المحدد لذلك.
استقبال الناس، أي الحرص على تنظيم المواعيد، والتعامل مع الناس وفقاً لجدول منظم يسمح لهم بزيارة الطبيب، أو المدير، أو المسؤول عن العمل.
استخدام الأجهزة المكتبية، أي الحرص على تطبيق كافة العمليات، والوظائف الإدارية بالاعتماد على الأجهزة الإلكترونية، والتي تدعم تطبيقها بشكل دقيق، وصحيح.
إعداد كافة التقارير، والنماذج المرتبطة بالموظفين، والعملاء داخل منشأة العمل.

2023-12-1914مال وأعمال

مزيد من المشاركات

كيك الموز بدون بيض

كيك الموز بدون بيض مدّة تجهيز المكوّنات خمس دقائق مدّة الطهي خمس وثلاثون دقيقة تكفي لِ اثني عشر شخصاً المكوِّنات ثلاث أو أربع حبات من الموز المقطع والمهروس. كوب ونصف من الدقيق الكامل. ملعقة صغيرة من البيكنج باودر. رشّة صغيرة من الملح البحري. نصف كوب من السكر الأبيض الناعم. ثلثا الكوب من الزيت النباتي. نصف ملعقة صغيرة من بيكربونات الصوديوم. ملعقة صغيرة من خلاصة الفانيلا السائلة. عشر حبات من الجوز أو البندق المطحون أو أي نوع من المكسرات المفضل. طريقة التحضير تسخين الفرن على درجة حرارة مئة

ماسك لبان الذكر للوجه

فوائد لبان الذكر للبشرة يمتاز لبان الذكر بقدرته المذهلة والرائعة للبشرة، ونذكر فيما يأتي فوائده لها: يستخدم كبلسم خارجي للجلد، ويضفي النعومة على البشرة. يخفف من ندوب البشرة، كما يخلص البشرة من حب الشباب، وآثار العمليات الجراحية، وعلامات التمدد، والندوب الأخرى. يساهم في تجديد خلايا البشرة، حيث يقلل من التجاعيد والخطوط الدقيقة أيضاً، فيضفي الشباب للبشرة. يعتبر مادةً مطهرة لتنظيف الجروح، ويساهم في تسريع من عملية الشفاء دون ترك الندوب على الجلد. يعالج الثأليل، وذلك بتطبيق اللبان مرتين يومياً ولعدة

فضل سورة الصافات ومقاصدها

فضل سورة الصافات ورد في سورة الصافات قول الصحابي الجليل عبد الله بن عمر -رضي الله عنه-: (كان رسولُ اللهِ صلَّى اللهُ عليه وآلهِ وسلم، يأمرُنا بالتخفيفِ، ويؤمُّنا بالصَّافَّاتِ)،، أمَّا ما ورد من حديثٍ يُخبرنا فيه أنَّه من قرأ يس والصافات من كلِّ جمعة أُعطي سؤله واستجاب الله دعوته؛ فهو حديثٌ لا أصل له وهو حديثٌ مكذوب موضوع. ومن الجدير بالذكر أنَّ أكثر ما جاء من الأحاديث عن فضل السور القرآنية موضوع ولا يصحُّ منها إلاّ القليل وقد وضحَّها الأمام السيوطي، ومن السُّور التي صحَّ حديثُ فضلها فاتحة

أكبر مدن اليمن

أكبر مدن اليمن أكبر مدن اليمن من حيث المساحة فيما يأتي أكبر 3 مدن في اليمن من حيث المساحة تنازلياً: مدينة حضرموت: تُعدّ مدينة حضرموت أكبر مُدن اليمن مساحةً، إذ تبلغ مساحتها 167,000 كم، وتتميّز بوقوع عاصمتها المكلا على بحر العرب، وقد ساهمت مساحتها الكبيرة في تنوّع مناخها وأنشطة السكان فيها، وتشتهر حضرموت بالمساجد، والمدارس، والمكتبات، بالإضافة إلى الحدائق، وناطحات السحاب. مدينة المهرة: تُقدّر مساحتها بـ 67,000 كم، وتُعتبر أقل محافظات اليمن سكاناً، وأشهرها بزراعة أشجار اللبان وصناعة البخور،

نبذة عن كتاب مفاتيح الإعراب

نبذة عن كتاب مفاتيح الإعراب كتاب مفاتيح الإعراب هو كتاب متخصص في تقديم وشرح الأبواب الأساسية للإعراب، والكتاب من تأليف ناصر عبد الله الهويريني،ويعدّ الكتاب موجهًا بصورة خاصة إلى الدارسين الجدد لعلم النحو، إذ يعدّ هذا الكتاب مقدمة ومدخلًا في علم النحو والإعراب، ومن الجدير بالذكر أنّ المؤلف انتهج في عرضه الطريقة البسيطة سهلة الفهم والوصول إلى القارئ والمتلقي. أبرز موضوعات كتاب مفاتيح الإعراب اشتمل كتاب مفاتيح الإعراب على العديد من الموضوعات المتعلقة بعلوم الإعراب والنحو، ومن أبرز المعلومات التي

من هو أول عالم فلك

أوّل عالم فلك يعود اكتشاف علم الفلك لليونانيين، حين قام العالم إراتوستينس في الفترة الزمنية الواقعة بين (276-195) قبل الميلاد بقياس حجم الأرض تبعاً لشكلها المستدير، دون الأخد باعتبار تصورات الأشخاص باستواء الأرض، ثم جاء العالم اليوناني كلاوديوس بتوليمي بوضع تصوّر للكون، واعتمد في تصوّره على دوران الكون بما فيه من نجوم وكواكب حول الأرض في الفترة الزمنيّة الواقعة بين(90–168) بعد الميلاد، وسمي نظامه بنظام بطليموس والذي تعتبره ناسا قاعدة أساس لعلم الفلك في عصر الإغريق. علم الفلك هو العلم المختص

آداب الأخوة الإنسانية

الأخوة في الإسلام تُعتبر الأخوة من الواجبات التي على المسلم أن يتعامل معها كعبادة أمره الله تعالى بها؛ لتقوى علاقات المسلمين ببعضهم البعض، ويقوى عود المجتمع الإسلامي ويرصّ صفّه، ففي هذه الرابطة منفعة للفرد وللأمة الإسلامية كافة، ويجب مراعاة العديد من الأمور التي قد تفسد هذه الرابطة مثل النفاق ، وصد الآخر، أو التعدي على حقوقه بسبب خلافات دنيوية في العلاقات الأسرية أو في العمل، في الوقت الذي يجب أن تكون فيه هذه الرابطة رابطة محبة ومودة خالصة يُبتغى فيها وجه الله تعالى . آداب الإخوة الإنسانية روي

كيف أزيل رائحة البويه

رائحة البويه البويه أو كما هو متعارف عليه باسم الدهان أو الطلاء، الذي هو عبارة عن عملية دهن الجدران والأسطح بلون أو طلاء جديد، بغض النظر عن هدف الدهان سواء كان من باب التجميل والتزيين لغرف المنزل، أو بسبب الشقوق والسطوح الموجودة على الأسقف والجدران، ومع تطور الصناعات، أصبحت البويه تتوافر في معظم الألوان تقريباً، فكل لون تحلم أو ترغب بالحصول عليه ستحصل عليه بكل سهولة وخاصةً بعد ظهور طريقة دمج الألوان إلكترونياً، ولكن بالرغم من أن عمل بويه جديدة لغرف المنزل يعطي نوعاً من البهجة والفرح لأفراد