مفهوم الإدارة

مفهوم الإدارة

يُعَدّ التغيير سُنّة من سُنَن الكون؛ فلا شيء ثابت على ما هو عليه، وبالنظر إلى هذه الحقيقة ، فإنّ العصر الذي نعيش فيه يتَّصف بالتغيُّرات التي تتجدَّد باستمرار، منها ما هو تقنيّ، ومنها ما هو غير ذلك، وفي الميادين كلّها، كعلوم الحاسوب ، والبرمجة، والتكنولوجيا، والوراثة، والإدارة بأنواعها جميعها، ونظراً لما لهذه التغيُّرات من أثر بالغ في تطوُّر المُنظَّمات، والمجتمعات ، فإنّه من الجدير بمكان تسليط الضوء على مفهوم الإدارة ، وخصائصها، ووظائفها.

تُعتبَر كلمة (إدارة) مصدراً للفعل (أدار)، يُقال: أدارَ، يُديرُ، أَدِرْ، إدارةً ، فهو مُدير، واسم المفعول منه: مُدار، ويُقال: أَدار التجارة؛ أي تعاطاها، وتداولها من دون تأَجيل، وتعني الإدارة حسب ورودها في قاموس (أكسفورد): عمليّة التعامل مع الأفراد، وتنظيم الشؤون العامّة. كما أنّ أصل كلمة (الإدارة) يعود إلى الأصل اللاتينيّ (Administration) الذي يتألَّف من جزأين، هما: (Ad)، ويعني: لكي، و(ministration) الذي يعني: خدمة، وبهذا فإنّ الإدارة تعني: خدمة الآخرين، أو أداء خدمة ما عن طريق جهاز مُعيَّن.

أمّا اصطلاحاً، فقد وردت عدّة تعريفات للإدارة، ومن هذه التعريفات:

• عرَّفها (فريدريك تايلور) على أنّها: "المعرفة الصحيحة لما يُراد من الأفراد أن يُؤدُّوه، ثمّ التأكُّد من أنّهم يُؤدُّونه بأحسن، وأرخص طريقة".
• عرَّفها (هولت) على أنّها: "تلك العمليّة المُتعلِّقة بالتخطيط ، والتنظيم، والقيادة، والرقابة لكلٍّ من الموارد البشريّة ، والمادّية، والماليّة، والمعلومات فـي بيئة تنظيميّة مُعيَّنة".
• يرى (وايرتيش، وكونتر) أنّ الإدارة تعني: "تلك العمليّة الخاصّة بتصميم، وصيانة بيئة مُعيَّنة، يعمل فيها الأفراد معاً -كفريق- بكفاءة؛ وذلك لإنجاز أهداف مُختارة".

ومن هنا، فإنّه يمكن استنتاج أنّ الإدارة تعني: مجموعة من العمليّات التي تسعى إلى تحقيق أهداف المُنظَّمة بأقلّ التكاليف، والجهود، وبأقلّ وقت ممكن، من خلال التخطيط، والتنسيق، والتوجيه، والتنظيم، والرقابة .

خصائص الإدارة

تتَّصف الإدارة بعدّة مُميِّزات، من أهمّها ما يأتي:

• عمليّة مُستمرّة: حيث تتكوّن من مجموعة من العمليّات المُترابِطة معاً، بحيث تؤثِّر كلّ واحدة منها في الأخرى، كما أنّها تساعد على إشباع الحاجات لدى الأفراد من الخدمات، والسِّلع، بالإضافة إلى أنّها تسعى إلى تطوير المجتمعات، ممّا يُكسبها صفة الاستمراريّة.
• نشاطٌ مُتخصِّص: حيث تؤدّيه مجموعة من المُتخصِّصين، وهم المدراء، إذ إنّ عليهم أن يُشجِّعوا العاملين على أداء مهامّهم بكفاءة؛ لإنجاز الأهداف، بينما على الأفراد الذي يهتمّون بتنفيذ المهامّ استخدام الموادّ، وتشغيل الآلات، والاهتمام بإصلاح الإجراءات المُتعلِّقة بالعمل ، وبمعنى آخر، ينبغي على كلّ فرد في المُنظَّمة أداء مهمّته المطلوبة منه بنفسه.
• علمٌ جامع: حيث إنّها لا تتمّ بمعزل عن غيرها من العلوم، والمعارف؛ فهي تعتمد في أساسها على النظريّات، والمبادئ التي تُستمَدُّ من العلوم المختلفة، كالفلسفة، والقانون، والجغرافيا ، والمنطق، والتاريخ، وغيرها من العلوم.
• نشاطٌ شامل: حيث إنّ الأفراد يعملون جنباً إلى جنب في المجالات المختلفة كلّها بشكل تعاوُنيّ، بغضّ النظر عن كون المجال الذي يعملون فيه عسكريّاً، أو تجاريّاً، أو حكوميّاً، أو صناعيّاً ، أو غيرها من المجالات، والإدارة شاملةٌ؛ لكونها ضروريّة للمُنظَّمات كافّة على اختلاف أنواعها، ومجالاتها، وأهدافها، وما إلى ذلك.
• الإدارة فنٌّ وعلمٌ ومهنة: حيث يبحث العلم في الظواهر والفروض التي تحكمها؛ بهدف التأكُّد من صحّتها، وتفسيرها، والتنبُّؤ بها، أمّا الفنّ فهو يقتضي تطبيق المعرفة في العمل، وهذا يقتضي بالضرورة فنّ التعامل مع الأفراد على اختلاف حاجاتهم، ومشاعرهم، وسلوكيّاتهم، وغيرها من الأمور؛ إذ إنّهم ليسوا آلات، أو معدّات يمكن التحكُّم فيها، وهذا الفنّ في التعامل يؤدّي بالضرورة إلى التمييز بين المدير الناجح، والفاشل، وبالتطرُّق إلى كونها مهنة؛ فهذا عائد إلى أنّها تُدار من قِبَل مُتخصِّصين في المجالات كلّها مهما كانت أهدافها، أو نشاطاتها.

وظائف الإدارة

للإدارة أربعة وظائف أساسيّة، هي:

• التخطيط (بالإنجليزيّة: Planning): وهي مرحلة التفكير التي تُمهِّد لتنفيذ العمل، وتُعَدُّ الخطّة المظهر المادّي في عمليّة التخطيط؛ حيث يتمّ فيها تحديد الأهداف المنشودة، والوسائل اللازمة؛ لتحقيقها، والوقت اللازم؛ لإنجازها، بالإضافة إلى الاهتمام بالعناصر الأخرى، كمكان العمل، والتكلفة، وكيفيّة الإنجاز، وتحديد المسؤولين، وغيرها من الأمور.
• التنظيم (بالإنجليزيّة: Organization): وهي وظيفة ضروريّة لتنظيم الموارد البشريّة ؛ بهدف الوصول إلى إنجاز الأهداف المنشودة، حيث تُحَدِّ اختصاصاتها، وسُلطاتها، ومسؤوليّاتها، وعلاقاتها مع الآخرين، علماً بأنّها الوظيفة التي تستطيع الإدارة من خلالها أداء مهامّها.
• التوجيه: (بالإنجليزيّة: Direction): حيث تتميّز هذه الوظيفة بارتباطها بعمليّة تنفيذ العمل، وهنا يُعَدّ من المهمّ بمكان توجيه العنصر البشريّ؛ في سبيل تحقيق الأهداف، وهي تتعلَّق أيضاً بكيفيّة التعامل مع الآخرين، وتوجيههم بما يضمن تحقيق أهداف المُنظَّمة، علماً بأنّها قد تتحقَّق من خلال العديد من الوسائل التي من أهمّها:
  • تعزيز العاملين، وتحفيزهم، ورفع معنويّاتهم.
  • تحقيق الرضا الوظيفيّ للعاملين.
  • تحقيق الانسجام والاتِّساق بين الحاجات الشخصيّى للعاملين، وأهداف المُنظَّمة.
  • إصدار التوجيهات، والتعليمات اللازمة.
  • اختيار أساليب القيادة الفعّالة، وقيادة العاملين من خلال القدوة الحسنة، والمُبادرة.
  • فتح قنوات الاتِّصال الفعّال بين المدير، والعاملين.
• الرقابة (بالإنجليزيّة: Controlling): وهو نشاطٌ يكمل التخطيط، حيث يتمّ فيها التأكُّد من أنّ العمليّة تسير وِفقاً لما هو مُخطَّط له، وبالطريقة الصحيحة، والتحقُّق من مدى مُطابقة النتائج للأهداف الموضوعة مُسبقاً، واتِّخاذ التدابير اللازمة؛ لإصلاح أيّ خلل قد يطرأ على العمليّة الإداريّة، وهي بهذا تتضمّن ما يأتي:
  • تقييم الأداء، وتحديد الانحرافات (بالإنجليزيّة: Deviations).
  • تحليل أسباب هذه الانحرافات، وإيجاد الحلول المناسبة لها في الوقت الملائم.
  • تحديد المعايير (بالإنجليزيّة: Standards) الرقابيّة.
  • قياس الأداء الفعليّ (بالإنجليزيّة: Actual Performance).