مراحل التخطيط التشغيلي
يعد التخطيط التشغيلي مخطط مفصل للغاية ويحدد بوضوح كيف يساهم فريق أو قسم في تحقيق أهداف الشركة، كما يحدد المهام اليومية المطلوبة لإدارة الأعمال التجارية، وفيما يأتي توضيح لمراحل التخطيط التشغيلي:
تحديد الخطة الاستراتيجية
تعتمد الأهداف التشغيلية على الأهداف الاستراتيجية، ومن الجدير بالذكر أنّ الخطة التشغيلية تمتلك أهمية كبيرة، ولكن يجب أن تأتي الخطة الاستراتيجية أولاً، حيث أنّ خطة التشغيل هي في النهاية أداة للوصول إلى الأهداف الاستراتيجية.
اختيار الأهداف الأكثر أهمية
تحتاج الخطة التشغيلية لإعطاء الأولوية دائمًا للأهداف الأكثر أهمية لضمان نجاحها، حيث يعد من الصعب متابعة الخطط المعقدة ذات الأهداف المبهمة، ومن الجدير بالذكر أنّ جميع أمثلة خطط التشغيل الناجحة تلتزم بقاعدة مركزية واحدة، ولذلك يجب التركيز على الأهداف الأكثر أهمية.
استخدام مقاييس الأداء
تعتبر المؤشرات التنبؤية حاسمة في قياس أداء المشروع أو الفريق، ولذلك يجب دائمًا اختيار المؤشرات الرئيسية، مثل مراجعات العملاء الجيدة، بدلاً من المؤشرات المتأخرة، مثل عدد الحضور في حدث ما، حيث تساعد المؤشرات الرئيسية في تحديد مجالات المشكلات المحتملة مسبقًا.
تُظهر المؤشرات المتأخرة أن الجهود قد فشلت ولكن بعد تنفيذ العمليات بالفعل، إلا أنّ المؤشرات الرئيسية تشمل على تدابير تنبؤية تمنع ارتكاب الخطأ في المقام الأول.
اختيار مؤشرات الأداء الرئيسية بحكمة
يعد تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية الأكثر ملاءمة للأعمال أمرًا ضروريًا، وكذلك مناقشتها مع الفريق بأكمله، لذلك يجب أن يكون هذا عملًا جماعيًا .
التواصل
يعد التواصل مفتاح للنجاح، لذلك يجب التأكد من أنّ كل فرد في الشركة يعي ويفهم المقاييس التي تستخدمها الشركة، وسبب أهميتها، بالإضافة إلى أدوار كل فرد في العمل نحو تحقيق أهداف الشركة.
أنواع التخطيط التشغيلي
يتضمن التخطيط التشغيلي نوعين موّضحين أدناه:
تعد خطة الاستخدام الفردي خطة تشغيلية تتعلق بمشروع معين، ويتم التخلص منها بمجرد اكتمال المشروع، ويتم استخدم هذه الخطة عندما لا يتطابق المشروع مع مشروع آخر، أو عندما لا يُحتمل استخدام الخطة مرة أخرى لاحقًا.
تعد الخطة الدائمة خطة تشغيلية يتم استخدامها بشكل متكرر، ومن الجدير بالذكر أنّه يتم استخدامها للمشاريع أو المهام التي تظهر بشكل متكرر، مما يعني أنّ الشركة لن تضطر إلى إعادة إنشاء خطط تشغيلية أخرى، حيث تتمتع هذه الخطة ببعض المرونة.
أمثلة على التخطيط التشغيلي
يتضمن أي مثال لخطة تشغيلية ناجحة على كل ما تفعله الشركة يوميًا لتقديم المنتجات أو الخدمات للعملاء، وفيما يأتي أمثلة على التخطيط التشغيلي:
- التخطيط للعمليات والممارسات
تنشئ الشركات غالبًا خططًا تشغيلية لعمليات وممارسات محددة لضمان تحقيقها للأهداف المهمة، ويشمل التخطيط على تحديد الكفاءة والوقت المستغرق و الإنتاجية ، والاستدامة، والجودة، ورضا العملاء، بلإضافة إلى خفض التكاليف، والحد من الهدر.
يمكن أن تستفيد الشركات من التخطيط إذا كانت تبذل جهودًا استراتيجية لتوسيع حجم الإنتاج على سبيل المثال، ومن الجدير بالذكر أنّ الخطة الاستراتيجية تشمل عدة جوانب مهمة مثل؛ التسويق، والمبيعات، والعمليات، وتشمل العمليات على استراتيجيات التصنيع، والمالية، و اللوجستية لتحقيق أهداف الزيادة في الإنتاج.
