ما معنى التخطيط

مفهوم التخطيط

يُمكن تعريف التخطيط على أنّه التطلّع إلى المُستقبل، وتحديد المسارات التي يجب اتّباعها عن طريق كتابة برنامج مُفصّل لسير العمل، ويُعدّ التخطيط مرحلةً تحضيريّةً للعمل، وخطوةً مُمنهجةً، ومُنظّمةً لتحديد المهام والوظائف وموعد القيام بها وكيفيّة إنجازها، والشخص المسؤول عن تنفيذها.

أنواع التخطيط

توجد أربعة أنواع رئيسيّة للتخطيط في الشركات والمؤسّسات، وهي كالآتي:

• التخطيط التنفيذي أو التشغيلي: تُعدّ الخُطّة التشغيليّة دليلاً موجزاً، ومجموعةً من الإرشادات حول كيفيّة تحقيق رسالة المؤسّسة، وعادةً تصف الأحداث والمهام اليوميّة للعمل، وتنقسم إلى خطط منفردة أو أحادية، وخطط مُستمرّة، حيث إنّ الخطط الفرديّة يتمّ وضعها للمشاريع، والأنشطة التي تحدُث لمرّة واحدة مثل الحملات التسويقيّة، أمّا الخطّة المُستمرّة فتتضمّن سياسات حلّ المشاكل، والقوانين، والأنظمة، والإجراءات التي يجب اتّباعها خطوةً بخطوة لضمان تحقيق هدف مُعيّن.

• التخطيط الاستراتيجي: وهو تخطيط طويل الأمد، ويتضمّن رؤيةً شاملةً لكامل الأنشطة، وهو أساس عمل المؤسّسة، وتُبنى عليه القرارات طويلة المدى، حيث إنّه تخطيط لما يتراوح بين سنتين إلى عشرة سنوات، وعناصر التخطيط الاستراتيجي الأساسيّة، هي: الرؤية، والرسالة، والقيم.

• التخطيط التكتيكي: يهدف إلى عمل خطّة مُحددّة وقصيرة الأمد للعمل الفعلي، الأمر الذي يدعم الخطط الاستراتيجيّة، حيث إنّها توضّح كيفيّة إنجاز المؤسّسة لأهداف الخطّة الاستراتيجيّة، وعادةً ما يكزن التخطيط التكتيكي لما يقل عن سنة، حيث يعمل على تقسسم الخطّة الاستراتيجيّة إلى أجزاء قابلة للتنفيذ.

• التخطيط الاحترازي: يتمّ من خلاله وضع خطط الطوارئ أو الخطط الاحترازيّة عند حدوث أمر غير متوقّع، أو عند الحاجة إلى التغيير، وهذا النوع من التخطيط مهم أيضاً عند وضع أيّ نوع من أنواع الخطط الأخرى.

خطوات عمل خطة تنفيذية

يجب اتباع بعذ الخطوات وأخذها بعيم الاعتبار عند وضع خطة تنفيذيّة، وتشمل هذه الخطوات ما يأتي:

• تحديد المشكلة: يجب تقييم المشكلة والنظر في جميع الاحتمالات، وعمل فرضيّة.

• جمع وتحليل المعلومات: بعد تحديد المشكلة يجب جمع البيانات وتحليلها لإثبات صحّة الفرضية، أو عدمها.

• توضيح المشكلة وتحديد الأولويات: يكون للمشكلة عادةً عدّة أوجه لذلك يجب تحديد الأهمّ ثم الأقل أهميّة.

• كتابة وتحديد الأهداف : يجب أن تكون الأهداف ذكيّةً، وواضحةً، وواقعيةً، وقابلةً للقياس ومن المُمكن إنجازها في إطار زمني معيّن.

• تنفيذ الحلول: يجب كتابة خطوات العمل حتى يتمكّن الموظفون والعمال من تحقيق الأهداف.

• الرقابة والتقييم: يجب تحديد أسلوب ومنهج للرقابة للتأكُّد من تحقّق الأهداف بفعاليّة.

• وضع خطة جديدة أو تحسين السابقة: عادةً ما تكون خطوات حلّ المشاكل دوريةً، فبمجرّد حلّها، يُمكن أن تظهر مُشكلة أخرى في موضع آخر، أو تتكرر المُشكلة نفسها، ولذلك يجب الحرص على تجديد الخطط وتحسينها باستمرار.