كيفية كتابة مراسلات إدارية

المُراسلات الإداريّة

تعتبرُ المراسلات الإداريّة من أهمّ الإجراءات الوظيفيّة في كافّةِ أنواع المُؤسّسات والشّركات ؛ إذ تُعرفُ المُراسلةُ لُغةً بأنّها المُكاتبةُ بين شخصيْن، أو أكثر من شخص في وقتٍ واحد أمّا إداريّاً فهي وسيلةٌ للرّبطِ بين الإدارات المُختلفة والعاملين، أمّا اصطلاحاً فتُعرفُ المُراسلةُ بأنّها مِنْ أكثر وسائل الاتّصال المُباشرة فعاليّةً واستخداماً، والتي لا يمكنُ الاستغناء عنها. ومن التّعريفات الأُخرى للمُراسلة هي طريقةٌ تهدفُ إلى تحقيقِ التّواصل بين الإدارة وكافّة الأقسام في المُنشأة، سواءً أكانت هذه المُراسلةُ مكتوبةً ورقيّاً أو رقميّاً.

كتابة المُراسلات الإداريّة

حتّى يستطيع الموظّفون كتابة المُراسلات الإداريّة بطريقةٍ مُناسبةٍ؛ يجبُ عليهم التَقيّدُ بالقواعدِ الآتية:

الجوانب الفنيّة للمُراسلات الإداريّة

إنّ الجوانبَ الفنيّة للمُراسلات الإداريّة تعدُّ من المُتطلّباتٍ يجبُ توفيرها عند كتابة الرّسالةِ وإخراجها فنيّاً بمظهرٍ جماليّ، وتُساهمُ في تركِ انطباعٍ إيجابيّ لدى قارِئ الرّسالة، وتشملُ هذه الجوانبُ على مجموعةٍ من الأمور المهمة، وهي:

• الورق: يجب اختيار ورق ملُائم لطبيعة الرّسالة المُرسلة، والتي تعكسُ درجة اهتمام المُوظّف أو المؤسّسة بمدى رسميّة المُراسلة الإداريّة، وهناك مُواصفاتٌ يُنصح أخذها بعين الاعتبار عند اختيار نوع الورق لكتابةِ أي رسالة إداريّة؛ وهي:
  • اللّون: يُفضّلُ استخدام الأوراق ذاتْ اللّون الأبيض؛ لأنّه يُعتبرُ من الألوان المُناسبة لكتابةِ المُراسلات الإداريّة، فيوصفُ الأبيض بدرجةٍ عالية من الرسميّة.
  • النّوع: يجب اختيار نوع ورقٍ قويّ، وناعم الملمس، ولا يتغير لونه إلى الأصف، وغير قابل للتّلف بسهولة.
  • المَقاس: هو الحجمُ الرسميُّ للورق الذي يُستخدمُ عادةً في كتابة المُراسلات الإداريّة، ويتمُّ اختيارُ ورقٍ بِمَقاس A4 دائماً.
• المسافات: هي ما يُترَك من فراغات بين الكلمات أو الأسطر أو الفقرات، بحيث يُعطي نصّ الرّسالة مَظهراً جماليّاً مقبولاً ومُناسباً.
• الهوامش: هي المسافة بين حوافّ الورقة المُستخدمة من جميع الجهات ونصّ الرّسالة، ولها دور في المُحافظةِ على مُحتوى الرّسالة في حال تعرَّضتْ لأيّ نوعٍ من أنواع التّلف.

خصائص المُراسلات الإداريّة

يجبُ أن تتميّزَ المُراسلات الإداريّة بمجموعةٍ من الخصائص، والتي تُساهمُ باستخدامِ الأسلوب الصّحيح لكتابةِ الرسالةِ الإداريّة، كما إنّها تَتركُ أثراً إيجابيّاً عند القارئ، ممّا يُسهّلُ في فهمِ مُحتوى الرّسالة بوضوحٍ ودقّة، وتتمثّلُ خصائص الرّسالة في الآتي:

• الوضوح: هو اختيارُ كلماتٍ سهلةٍ وبسيطة دون تعقيدٍ وغموضٍ وتكرار، وحتّى يتميّزَ مُحتوى الرّسالة بالوضوح يجبُ أنْ تكونَ الجُمل والأفكار مُترابطةٍ ومتناسقة؛ ليسهُل على مُستلم الرّسالة فهم المعنى والمَقصد منها.
• تجنّبُ الأخطاء: يُقصَدُ بذلك أن يحرصَ كاتب المُراسلة الإداريّة على تجنّبِ أي خطأ في الكتابةِ؛ سواءً أكان لغويّاً أو نحويّاً، لذلك يجبُ الحرصُ على قراءةِ الرّسالة أكثر من مرّة قبل إرسالها بشكلٍ رسميّ.
• الاختصار: هو التّركيزُ على الموضوعِ الرئيسيّ للرّسالة، واختيارُ الكلمات والعبارات الأنسب بإيجاز دون إطالة أو إسهاب، وتجنُّبُ التّكرار والحشو الذي لا يُضيف شيئاً لمحتوى الرّسالة.
• قوة اللّغة: هي استخدامُ الكلمات التي تتركُ أثراً عند القارئ، مع ضرورةِ تجنُّب الألفاظ الرّكيكة، أو تلك التي تحتملُ أكثر من معنىً وتفسير.
• لطافة اللّغة والتّعبير: هي استخدامُ كافّة العبارات والألقاب التي تدلُّ على التّقدير والاحترام المُتبادَل بين كاتب الرّسالة والمُتلقيّ، ويتمُّ استخدام كلمات اللّطافة بناءً على المُستوى الوظيفيّ للمُتلقيّ، مثل: حضرة أو معالي.

أنواع المُراسلات الإداريّة

توجدُ العديدُ من أنواع المُراسلات الإداريّة المُستخدمة في الشّركات والمُؤسّسات، ومن أكثرها استخداماً:

• المُراسلات الإداريّة الرسميّة: هي كافّة النّماذج الرسميّة والقانونيّة التي تستخدمها الشّركات والمُؤسّسات في التّراسل، وتُقسمُ إلى نوعين هما:
  • المُراسلات الرسميّة الخارجيّة: هي التي تصدرُ عن المُؤسّسات والشّركات إلى جهةٍ تقعُ خارج إطار إدارتها، وتشملُ على المُراسلات مع الشّركات الأُخرى، أو المُراسلات مع الدّول أو المُؤسّسات العامّة كالوزارات الحكوميّة.
  • المُراسلات الرسميّة الداخليّة: هي التي تُستخدَمُ داخل نطاق وحدود المُؤسّسات والشّركات، وترسَلُ من الإدارة إلى الأقسام والمُوظّفين أو العكس.
• المُذّكرات الإداريّة: هي عبارةٌ عن نوعٍ من أنواع المُراسلات الإداريّة، والتي تحتوي على مجموعةٍ من التّعليمات، أو النّقاط المُهمّة التي يجبُ تنفيذها خلال فترةٍ زمنيّةٍ مُحدّدة، أو عن طريق القيام بمجموعةٍ من الإجراءات الإداريّة.

أهمية المُراسلات الإداريّة

للمُراسلات الإداريّة أهميّةٌ كبيرةٌ في تطوير وتنظيم العمل في المُؤسّسات والشّركات، وتُلخّصُ أهميّتها وفقاً للآتي:

• سهولةُ الاتّصال بين الأقسام الإداريّة للمُؤسّسة دون الحاجة إلى لقاءِ المُدراء بشكلٍ مباشر.
• المُساعدة على ترتيب الأفكار، وصياغتها بطريقةٍ صحيحةٍ ومُناسبةٍ مع الهدف الرَئيسيّ من المُراسَلة.
• تعتبرُ المُراسَلةُ وثيقةٌ قانونيّةُ مُعتمَدة من قِبَل الجهة الإداريّة في المُؤسّسة.
• مرجعٌ للمعلومات الإداريّة عند الحاجةِ لها.
• توفير الوقت والجهد من خلال تحديد موعد الإرسال والاستقبال بشكلٍ مُسبَق.
• سهولة الحصول على العديدِ من النّماذج الرسميّة للمُراسلات الإداريّة الورقيّة.

أقسام المُراسلات الإداريّة

تُقسمُ المُراسلات الإداريّة عادةً إلى مجموعةٍ من الأقسام، وهي:

• اسم وعنوان مُرسِل الرّسالة: هو المقطعُ الأولُ في الرّسالةِ الإداريّة، والذي يحتوي على البيانات الأساسيّة عن المُؤسّسة أو المُوظّف الذي قام بكتابةِ الرّسالة الإداريّة، وعادةً يُكتبُ الاسم من مقطعين مع كتابة العنوان الرئيسيّ بشكلٍ واضح.
• تاريخ كتابة (إرسال) الرّسالة: هو عنصرٌ هام في الرّسالة الإداريّة؛ إذ يُكتبُ عادةً في الجهةِ اليُسرى أعلى الرّسالة، وهو ما يجعل منها وثيقةً رسميّةً وقانونيّةً.
• اسم وعنوان مُستَلم الرّسالة: هو المَقطعُ الثّاني أو الثّالثُ في الرّسالةِ الإداريّة ؛ والذي يحتوي على البيانات الخاصة بالمُؤسّسة أو الإدارة أو الشّخص المُستلِم للرّسالة الإداريّة.
• موضوع الرّسالة: هو العنوانُ الرئيسيّ والهدفُ المباشرُ من الرّسالة الإداريّة، ويكتبُ الموضوع في أعلى الرّسالة؛ حيثُ يُساعدُ القارئ على فهمِ الهدف من الرّسالة.
• تحيّة الرّسالة: هي السّطرُ الأولُ في مُحتوى الرّسالة الإداريّة ، وعادةً تُستخدَمُ فيها كلماتٌ تدلُ على تقدير مُرسل الرّسالة لمُستلمها، ومن أكثر الجُمل استخداماً في تحيّة الرّسالة: السّلامُ عليكم ورحمة الله وبركاته، أو تحيّةً طيبّةً وبعد.
• متن أو مُحتوى الرّسالة: هو نصّ الرّسالة ومُحتواها ومَضمونها، ويُفضّلُ أن يتمَّ التقّيد بموضوعِ الرّسالة ، وعادةً يكتبُ مُحتوى الرّسالة من فقرةٍ واحدة، أو في حالِ الاضطرار تُقسَم الرّسالة إلى فقراتٍ قصيرة.

الخلاصة

تُعدُّ المُراسلات الإداريّة من أهمّ الوثائق الرسميّة المُستخدَمة في كافّةِ أنواع المُنشآت، وتوجدُ العديدُ من أنواع المُراسلات التي يُستخدَمُ كلٌ منها لهدفٍ ما، أو بناءً على الموضوعِ المُخصّص لها؛ لذلك تُصنّفُ المُراسلات الإداريّة بأنّها من الوثائق المُهمّة في المُؤسسات؛ لأنّها تساهمُ في تحديدِ المَسؤوليّة عن اتّخاذ أيّ قرار وتحمل توابعه.

حتى يتمكّن كاتب أو مُحرِّر الرّسالة الإداريّة من كتابتها بطريقةٍ صحيحة من الواجب عليِهِ التقيُّدُ بمجموعةٍ من الجوانب الفنيّة والخصائص الخاصّة بالرّسالة ، والتعرّفُ على كافّةِ الأقسام الرئيسيّة والمُباشرة التي تتكوّنُ منها، ويُساعدهُ ذلك في صياغةِ مُحتوى الرّسالة بأسلوبٍ مُناسبٍ، وضمن قواعد الكتابة من خلال الحرص على الحيطة والحذر في اللّغة والكلمات المُستخدَمة والخاصّة فيما يتعلّق بالموضوع الرّئيس للرّسالة الإداريّة.